Efektivní řízení a identifikace rizik projektu

Řízení projektových rizik je velmi často opomíjeným aspektem vedení projektů.
Z pozorování mnoha organizací, které realizují desítky a v extrémních situacích i stovky projektů ročně, můžeme konstatovat, že u mnoha projektů není veden žádný registr projektových rizik.
V praxi to znamená, že u takových projektů je třeba rizika identifikovat.
Rizika navíc nejsou řízena formálním, řádným a pravidelným způsobem.

Co je to identifikace rizik projektu?

Identifikace rizik projektu je v podstatě předvídání událostí, které mohou, ale nemusí nastat. Předpokládejme, že projektový tým provádí další projekt, který je do určité míry podobný předchozím projektům.
V takovém případě má nepochybně zkušenosti a historické údaje, které mu umožní identifikovat rizika v současném projektu.
Je však třeba si uvědomit, že rizika, která tým zvládl v předchozích projektech, se mohou někdy opakovat.
Proto stojí za zvážení, ale projektový tým by měl analyzovat současný projekt z hlediska rizik s otevřenou myslí.
Praktickým přístupem k identifikaci rizik projektu je vycházet ze zprávy o rizicích z předchozích projektů.
Pro vytvoření takové zprávy by však měl být u každého projektu veden registr rizik.

Proč organizace neřídí rizika?

Nejčastějšími důvody této situace jsou:

1. Interní pravidla společnosti pro řízení projektů nevyžadují evidenci rizik u projektů.
2. Přestože stávající zásady řízení projektů společnosti vyžadují řízení rizik, nikdo tento požadavek neprosazuje.
3. Projektoví manažeři, sponzoři a členové projektového týmu nemají praktické dovednosti pro identifikaci a řízení rizik v projektu.
4. Společnost vnímá řízení rizik jako další administrativní úkol.
   Takže se to musí udělat a my už stejně „nemáme čas pracovat“.

Seznam rizik v projektu - praktické důsledky jeho absence

Pokud nebudeme řídit rizika a vést seznam rizik projektu, můžeme utrpět vážné následky událostí, které bylo možné předvídat a kterým jsme mohli zabránit, ale nestalo se tak.
Výsledkem je, že na takovém projektu často vzniká atmosféra paniky a hašení požárů, nikoli spořádané a systematické práce.

Popis rizik v projektu

Typické standardy projektového řízení definují, jak popsat rizika projektu.
Následující obrázek z programu FlexiProject ukazuje takzvanou „kartu rizik“, která komplexně popisuje identifikovaná rizika.

Karta rizik projektu obsahuje následující prvky:

• Stav rizika
• Vlastník rizika
• Kategorie
• Pravděpodobnost výskytu
• Dopad na projekt
• Popis dopadu na harmonogram projektu
• Popis dopadu na rozpočet projektu
• Popis dopadu na konečný produkt projektu
• Popis a akční plán

V tuto chvíli stojí za to pochopit, co znamená status rizika.
V systémuFlexiProject mají rizika tři stavy: identifikované, aktivní a uzavřené.
Rizika mají identifikovaný stav nejčastěji na začátku projektu.
Později, když se projekt rozběhne a projektový tým například zjistí, že pravděpodobnost daného rizika, které bylo dříve „nepravděpodobné“, se zvyšuje na „velmi pravděpodobné“, může se rozhodnout změnit stav rizika na „aktivní“.
Tím samozřejmě vlastníkovi projektu naznačí, že by měl přijmout opatření ke zmírnění rizika.
V systému FlexiProject existují tzv. varovné ikony.
Díky nim mají projektový manažer a tým přehledné informace o tom, kde se mohou v harmonogramu vyskytnout rizika.
V řádku úkolu, s nímž je spojeno nějaké aktivní riziko, se objeví trojúhelníkový znak s vykřičníkem.
Kromě toho je riziko označeno svítícím červeným kolečkem.

Příklad registru rizik projektu

Již dříve jsme uvedli, že každý projekt by měl mít registr projektových rizik.
Takový registr by měl být samozřejmě aktualizován a pravidelně projednáván projektovým týmem.
Stav rizik, pravděpodobnost jejich výskytu a dopad na projekt by tedy měly být průběžně upravovány podle aktuální situace v projektu.

Monitorování a řízení projektových rizik na úrovni projektového portfolia.

Řízení rizik na úrovni portfolia projektů je důležitou otázkou.
Projektoví manažeři si totiž mohou myslet, že se zabývají riziky, která se týkají pouze jejich projektů individuálně.
Pokud se však podíváte na zprávu o všech rizicích v portfoliu projektů, můžete rychle identifikovat opakující se rizika, která se týkají více než jednoho projektu.
Pak lze dané riziko vyřešit jednou a každý projektový manažer to nebude muset dělat individuálně.
Takový report rizik v portfoliu projektů „Technologické projekty“ z FlexiProject je zobrazen na následujícím obrázku.

Identifikovat rizika v projektu a efektivně je řídit.

Závěrem lze říci, že správné řízení rizik v projektech významně ovlivňuje jejich efektivitu a rychlejší a levnější dodání požadovaných produktů.
Řízení rizik není složité ani nevyžaduje mnoho administrativní práce, pokud jej projektový tým provádí pravidelně.