Gestión e identificación eficaz de los riesgos del proyecto

La gestión de riesgos de los proyectos es un aspecto muy a menudo descuidado en la ejecución de proyectos.
La observación de muchas organizaciones que llevan a cabo docenas y, en situaciones extremas, incluso cientos de proyectos cada año, nos permite concluir que en muchos proyectos no se lleva ningún registro de riesgos.
En la práctica, esto significa que es necesario identificar los riesgos en dichos proyectos.
Además, los riesgos no se gestionan de manera formal, ordenada y regular.

¿Qué es la identificación de riesgos del proyecto?

Identificar los riesgos de un proyecto es esencialmente predecir acontecimientos que pueden ocurrir o no. Supongamos que un equipo de proyecto está realizando otro proyecto que, en cierta medida, es similar a proyectos anteriores.
En ese caso, sin duda tiene experiencia y datos históricos para identificar los riesgos en el proyecto actual.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que los riesgos gestionados por el equipo en proyectos anteriores a veces pueden repetirse.
Por tanto, merece la pena tenerlos en cuenta, pero el equipo del proyecto debe analizar el proyecto actual en busca de riesgos con una mente abierta.
Un enfoque práctico para identificar los riesgos del proyecto es basarse en un informe de riesgos de proyectos anteriores.
Sin embargo, para generar dicho informe, debe mantenerse un registro de riesgos en cada proyecto.

¿Por qué las organizaciones no gestionan el riesgo?

Los motivos más frecuentes de esta situación son

1. Las normas internas de gestión de proyectos de la empresa no exigen un registro de los riesgos de los proyectos.
2. Aunque las políticas de gestión de proyectos existentes en la empresa exigen la gestión de riesgos, nadie hace cumplir este requisito.
3. Los jefes de proyecto, los patrocinadores y los miembros del equipo del proyecto no tienen las habilidades prácticas para identificar y gestionar los riesgos de un proyecto
4. La empresa percibe la gestión de riesgos como una tarea administrativa más.
   Así que hay que hacerla, y de todos modos ya «no tenemos tiempo para trabajar».

La lista de riesgos del proyecto - las consecuencias prácticas de su ausencia

Si no gestionamos los riesgos y mantenemos una lista de riesgos del proyecto, podemos sufrir graves consecuencias de acontecimientos que podrían haberse previsto y evitado, pero no se hizo.
Como resultado, a menudo se crea una atmósfera de pánico y de lucha contra incendios en lugar de un trabajo ordenado y sistemático en un proyecto de este tipo.

Descripción de los riesgos de un proyecto

Las normas habituales de gestión de proyectos definen cómo describir los riesgos de un proyecto.
La siguiente ilustración de FlexiProject muestra la llamada «tarjeta de riesgo», que describe exhaustivamente los riesgos identificados.

La ficha de riesgos del proyecto contiene los siguientes elementos:

• Situación de riesgo
• Propietario del riesgo
• Categoría
• Probabilidad de ocurrencia
• Impacto en el proyecto
• Descripción del impacto en el calendario del proyecto
• Descripción del impacto en el presupuesto del proyecto
• Descripción del impacto en el producto final del proyecto
• Descripción y plan de acción

Llegados a este punto, merece la pena entender qué significa el estado de un riesgo.
En el sistema FlexiProject, los riesgos tienen tres estados: identificados, activos y cerrados.
Los riesgos tienen un estado identificado la mayoría de las veces al principio de un proyecto.
Más tarde, cuando el proyecto se pone en marcha, y el equipo del proyecto descubre, por ejemplo, que la probabilidad de un determinado riesgo que antes era «improbable» aumenta a «muy probable», puede decidir cambiar el estado del riesgo a «activo».
Esto, por supuesto, indica al propietario del proyecto que debe tomar medidas para mitigar el riesgo.
En el sistema FlexiProject existen los llamados iconos de advertencia.
Gracias a ellos, el director del proyecto y el equipo disponen de información transparente sobre dónde pueden producirse riesgos en el calendario.
Aparece un triángulo con un signo de exclamación en la línea de la tarea a la que está asociado cualquier riesgo activo.
Además, el riesgo se indica mediante un círculo rojo brillante.

Un ejemplo de registro de riesgos de un proyecto

Antes hemos dicho que todo proyecto debe tener un registro de riesgos del proyecto.
Por supuesto, dicho registro debe mantenerse actualizado y ser discutido periódicamente por el equipo del proyecto.
Por tanto, el estado de los riesgos, la probabilidad de que se produzcan y su impacto en el proyecto deben ajustarse continuamente en función de la situación actual del proyecto.

Supervisar y gestionar los riesgos de los proyectos a nivel de la cartera de proyectos

La gestión de riesgos a nivel de cartera de proyectos es una cuestión importante.
Esto se debe a que los gestores de proyectos pueden pensar que se ocupan de riesgos que sólo afectan a sus proyectos individualmente.
Sin embargo, si observan el informe de todos los riesgos de la cartera de proyectos, pueden identificar rápidamente los recurrentes que afectan a más de un proyecto.
Entonces, un riesgo determinado puede resolverse una vez, y cada director de proyecto no tendrá que hacerlo individualmente.
En la siguiente ilustración se muestra un informe de riesgos de este tipo en la cartera de proyectos «Proyectos tecnológicos» de FlexiProject.

Identifica los riesgos de tu proyecto y gestiónalos eficazmente

En conclusión, una gestión adecuada de los riesgos en los proyectos afecta significativamente a su eficacia y a una entrega más rápida y barata de los productos requeridos.
La gestión de riesgos no es compleja ni requiere mucho trabajo administrativo, siempre que el equipo del proyecto lo haga con regularidad.