Gestión e identificación eficaz de los riesgos del proyecto
La gestión de riesgos de los proyectos es un aspecto muy a menudo descuidado en la ejecución de proyectos. La observación de muchas organizaciones que llevan a cabo docenas y, en situaciones extremas, incluso cientos de proyectos cada año, nos permite concluir que en muchos proyectos no se lleva ningún registro de riesgos. En la práctica, esto significa que es necesario identificar los riesgos en dichos proyectos. Además, los riesgos no se gestionan de manera formal, ordenada y regular.
En este artículo aprenderás:
Por qué a menudo se descuida la gestión de riesgos de los proyectos.
Qué implica la identificación de riesgos del proyecto.
Razones habituales por las que las organizaciones evitan la gestión de riesgos.
Las consecuencias de no mantener una lista de riesgos.
Cómo describir los riesgos utilizando una “tarjeta de riesgos”.
El papel del estado de riesgo y los indicadores visuales en el seguimiento.
Por qué todo proyecto debe mantener un registro de riesgos.
La importancia de gestionar los riesgos a nivel de cartera.
Cómo una gestión coherente del riesgo conduce a mejores resultados del proyecto.
¿Qué es la identificación de riesgos del proyecto?
Identificar los riesgos de un proyecto es esencialmente predecir acontecimientos que pueden ocurrir o no. Supongamos que un equipo de proyecto está realizando otro proyecto que, en cierta medida, es similar a proyectos anteriores. En ese caso, sin duda tiene experiencia y datos históricos para identificar los riesgos del proyecto actual. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los riesgos gestionados por el equipo en proyectos anteriores a veces pueden repetirse. Por tanto, merece la pena tenerlos en cuenta, pero el equipo del proyecto debe analizar el proyecto actual en busca de riesgos con una mentalidad abierta. Un enfoque práctico para identificar los riesgos del proyecto es basarse en un informe de riesgos de proyectos anteriores. Para generar dicho informe, sin embargo, debe mantenerse un registro de riesgos en cada proyecto.
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¿Por qué las organizaciones no gestionan el riesgo?
Los motivos más frecuentes de esta situación son
Las normas internas de gestión de proyectos de la empresa no exigen un registro de los riesgos de los proyectos.
Aunque las políticas de gestión de proyectos existentes en la empresa exigen la gestión de riesgos, nadie hace cumplir este requisito.
Los jefes de proyecto, los patrocinadores y los miembros del equipo del proyecto no tienen las habilidades prácticas para identificar y gestionar los riesgos de un proyecto
La empresa percibe la gestión de riesgos como una tarea administrativa más. Así que hay que hacerla, y de todos modos ya “no tenemos tiempo para trabajar”.
La lista de riesgos del proyecto - las consecuencias prácticas de su ausencia
Si no gestionamos los riesgos y no mantenemos una lista de riesgos del proyecto, exponemos al proyecto a acontecimientos inesperados que podrían haberse previsto y mitigado. Esta falta de previsión suele provocar el caos cuando surgen problemas: los equipos del proyecto se ven obligados a reaccionar bajo presión en lugar de actuar de forma proactiva. En lugar de seguir un proceso estructurado y bien planificado, los miembros del equipo pueden encontrarse constantemente “apagando fuegos”, lo que crea una atmósfera de estrés, confusión y desorganización. Pueden incumplirse los plazos, superarse los presupuestos y comprometerse la calidad del proyecto. En última instancia, la ausencia de gestión de riesgos socava la eficacia del proyecto, debilita la toma de decisiones y puede conducir al fracaso en la consecución de los resultados deseados.
Descripción de los riesgos de un proyecto
Las normas habituales de gestión de proyectos definen cómo describir los riesgos de un proyecto. La siguiente ilustración de FlexiProject muestra la llamada “tarjeta de riesgo”, que describe exhaustivamente los riesgos identificados.
La ficha de riesgos del proyecto contiene los siguientes elementos:
Llegados a este punto, merece la pena entender qué significa el estado de un riesgo. En el sistemaFlexiProject , los riesgos tienen tres estados: identificados, activos y cerrados. Los riesgos tienen un estado identificado la mayoría de las veces al principio de un proyecto. Más tarde, cuando el proyecto se pone en marcha, y el equipo del proyecto descubre, por ejemplo, que la probabilidad de un determinado riesgo que antes era “improbable” aumenta a “muy probable”, puede decidir cambiar el estado del riesgo a “activo”. Esto, por supuesto, indica al propietario del proyecto que debe tomar medidas para mitigar el riesgo. En el sistema FlexiProject, existen los llamados iconos de advertencia. Gracias a ellos, el director del proyecto y el equipo disponen de información transparente sobre dónde pueden producirse riesgos en el calendario. Aparece un triángulo con un signo de exclamación en la línea de la tarea a la que está asociado cualquier riesgo activo. Además, el riesgo se indica mediante un círculo rojo brillante.
Antes hemos dicho que todo proyecto debe tener un registro de riesgos del proyecto. Por supuesto, dicho registro debe mantenerse actualizado y ser discutido periódicamente por el equipo del proyecto. Por tanto, el estado de los riesgos, la probabilidad de que se produzcan y su impacto en el proyecto deben ajustarse continuamente en función de la situación actual del proyecto.
Supervisar y gestionar los riesgos de los proyectos a nivel de la cartera de proyectos
La gestión de riesgos a nivel de cartera de proyectos es una cuestión importante. Esto se debe a que los gestores de proyectos pueden pensar que se ocupan de riesgos que sólo afectan a sus proyectos individualmente. Sin embargo, si observan el informe de todos los riesgos de la cartera de proyectos, pueden identificar rápidamente los recurrentes que afectan a más de un proyecto. Entonces, un riesgo determinado puede resolverse una vez, y cada director de proyecto no tendrá que hacerlo individualmente. En la siguiente ilustración se muestra un informe de riesgos de este tipo en la cartera de proyectos “Proyectos tecnológicos” de FlexiProject.
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Identifica los riesgos de tu proyecto y gestiónalos eficazmente
En conclusión, una gestión adecuada de los riesgos desempeña un papel crucial para garantizar que los proyectos se entregan con eficacia, a tiempo y dentro del presupuesto. Identificando pronto las amenazas potenciales, los equipos pueden desarrollar planes de respuesta adecuados para minimizar su impacto o evitarlas por completo. Este enfoque proactivo no sólo ayuda a evitar costosos retrasos e interrupciones, sino que también aumenta la confianza de las partes interesadas y mejora los resultados generales del proyecto. Contrariamente a la creencia popular, la gestión de riesgos no tiene por qué ser complicada ni llevar mucho tiempo. Cuando se integra en las rutinas habituales del proyecto y se apoya en las herramientas adecuadas -como registros de riesgos, matrices de riesgos e indicadores visuales- se convierte en una parte natural y valiosa del flujo de trabajo del proyecto. Hacer de la gestión de riesgos una práctica coherente permite a los equipos mantener el control y tomar mejores decisiones a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
