La gestione dei progetti: Cos'è e come funziona in pratica? Una guida completa
Una gestione efficace dei progetti è diventata fondamentale per quasi tutte le aziende. Nuovi prodotti, nuovi investimenti, implementazioni di nuove soluzioni informatiche e miglioramenti organizzativi sono solo alcune delle aree gestite dal project management. È anche difficile trovare aziende che implementino strategie aziendali senza suddividerle in progetti strategici. La gestione dei progetti è diventata così importante che un numero crescente di aziende decide di istituire un ufficio di gestione dei progetti (PMO) all’interno della propria struttura organizzativa. Anche il Project Manager sta diventando un ruolo sempre più diffuso nelle organizzazioni. Si tratta di una persona che possiede conoscenze professionali su come gestire i progetti in modo metodico, oltre alle capacità interpersonali necessarie per guidare un team in modo efficace. La gestione dei progetti è una disciplina multidimensionale. Solo la giusta combinazione di metodologie, aspetti della cultura organizzativa e comportamento umano può permettere a un’azienda di raggiungere gli obiettivi del progetto in modo efficace.
In questo articolo imparerai a conoscere:
Cos’è la gestione dei progetti e perché è fondamentale per le aziende.
Le principali metodologie di gestione dei progetti, tra cui Agile, Waterfall e approcci ibridi.
Le fasi chiave della gestione di un progetto, dall’avvio alla chiusura.
Quali strumenti supportano una gestione efficace dei progetti.
Le sfide più comuni nella gestione dei progetti e come superarle.
Che cos'è la gestione dei progetti?
La gestione dei progetti è un insieme di attività attentamente pianificate e coordinate che portano i progetti a fornire i risultati richiesti entro i tempi e il budget previsti. Gli elementi chiave che dovrebbero essere presenti in qualsiasi azienda che voglia gestire i progetti in modo efficace sono:
Metodologia di gestione dei progetti interni – Esistono diverse metodologie di gestione dei progetti, tra cui Prince2, PMI, Agile e altre. Tutte sono molto complete e ognuna di esse consiglia di adattarle alle condizioni e alle esigenze specifiche di una determinata organizzazione.
Ufficio di gestione del progetto (PMO). Lo sviluppo di una metodologia interna di gestione dei progetti è il ruolo del PMO. Il PMO garantisce che questa metodologia sia applicata in modo efficace e seguita con coerenza all’interno dell’azienda. Inoltre, il PMO è responsabile della formazione sulla gestione dei progetti, del supporto ai project manager e del reporting alla direzione dell’azienda sullo stato dei progetti in corso.
I dipendenti competenti nell’area della gestione dei progetti, tra cui i project manager, i membri dei team di progetto o dei comitati direttivi, nonché i dirigenti dell’azienda, devono sviluppare continuamente le loro competenze di gestione dei progetti.
Una gestione efficace dei progetti che porti a risultati commerciali nei tempi e nei budget previsti offre alle aziende benefici inestimabili. Per qualsiasi azienda, portare sul mercato un prodotto di alta qualità nei tempi previsti, investire in una nuova capacità produttiva o migliorare un processo chiave all’interno dell’organizzazione ha un valore enorme. È praticamente impossibile raggiungere questi obiettivi senza una buona gestione dei progetti. Le organizzazioni moderne che cercano di avere successo sul mercato devono anche migliorare le loro competenze nella gestione strategica. È fondamentale avere una strategia ben studiata che possa essere costantemente adattata alle mutevoli condizioni del mercato e abilmente implementata. Praticamente ogni strategia viene implementata dalle aziende, che la scompongono in obiettivi strategici e questi in progetti adeguati. Successivamente, è necessario sviluppare portafogli e programmi adeguati a partire da questi progetti, stabilire una tabella di marcia dei progetti strategici e dotarli di risorse adeguate, sia umane che finanziarie. Il successo a lungo termine di qualsiasi organizzazione dipende dalla sua capacità di implementare la strategia in modo efficace.
Le principali metodologie di gestione dei progetti
Una metodologia di gestione dei progetti è un insieme di principi, tecniche, strumenti e processi che supportano l’efficace pianificazione, esecuzione e controllo dei progetti. Delinea il processo di gestione di un progetto dall’inizio al completamento, assicurando che gli obiettivi siano raggiunti in modo ordinato, efficiente e conforme. Le metodologie di gestione dei progetti comprendono una serie di processi, tra cui la definizione degli obiettivi, la pianificazione delle risorse, il monitoraggio dei progressi, la gestione dei rischi e la comunicazione efficace tra i team di progetto. Le metodologie di gestione dei progetti possono essere suddivise in tre categorie principali, a seconda dell’approccio all’implementazione del progetto:
Metodi tradizionali:
Waterfall (A cascata): Questo è l’approccio classico in cui un progetto viene implementato in fasi ben definite. Ogni fase deve essere completata prima di passare alla successiva. Funziona meglio per i progetti in cui i requisiti sono ben definiti fin dall’inizio.
Agile metodi:
Agile: Una filosofia di gestione dei progetti che enfatizza la flessibilità e la risposta rapida ai cambiamenti. I progetti vengono realizzati in brevi iterazioni con revisioni regolari.
Lean: si concentra sull’eliminazione degli sprechi, sull’ottimizzazione dei processi e sulla fornitura del massimo valore al cliente con risorse minime.
Kanban: Un sistema di gestione del lavoro che si basa sulla visualizzazione del flusso di attività su schede Kanban. Aiuta a identificare i problemi e a gestire le attività in tempo reale.
Scrum: Un framework di Agile che divide un progetto in brevi iterazioni, note come sprint. Ogni sprint ha un obiettivo specifico e un tempo di completamento definito e il team valuta regolarmente i suoi progressi.
Scrumban: Un approccio ibrido che combina elementi di Scrum e Kanban per gestire le attività in iterazioni, ma con una maggiore flessibilità nella gestione del flusso di lavoro.
Programmazione estrema (XP): Si concentra sulla programmazione intensiva, sui test frequenti e sulla stretta collaborazione con il cliente. Enfatizza la qualità del codice e il rapido adattamento ai cambiamenti dei requisiti.
PRINCE2: un metodo di gestione dei progetti che combina un approccio strutturato con flessibilità e adattabilità. Definisce processi, ruoli e documentazione precisi, consentendo di gestire i rischi e controllare i progressi in ogni fase del progetto.
Gestione di progetti ibridi
La gestione ibrida dei progetti è una combinazione di due o più metodologie di gestione dei progetti per realizzare un singolo progetto. In pratica, nella maggior parte dei casi si tratta della metodologia Agile o dell’approccio tradizionale Waterfall. Ciò significa che una parte del lavoro del progetto, che coinvolge sia la pianificazione che l’implementazione, viene svolta utilizzando una metodologia, mentre l’altra parte viene svolta utilizzando metodi diversi.
Fasi chiave della gestione di un progetto
La maggior parte delle metodologie di gestione dei progetti più diffuse distingue quattro fasi principali di attuazione del progetto:
Fase iniziale
La fase di avvio prevede la definizione iniziale della forma del progetto e la decisione di lanciarlo. In molte aziende, la raccolta di idee per nuovi progetti è un processo necessario. Le aziende riconoscono che sfruttare il potenziale dei dipendenti e la loro creatività è estremamente prezioso. Per questo motivo, cercano di organizzare il processo in modo tale che ogni dipendente abbia la possibilità di presentare un’idea per un nuovo progetto. È risaputo che non tutte le idee sono valide e che non tutte sono utili o realizzabili. Pertanto, il passo successivo è la valutazione delle idee, per la quale vengono spesso utilizzati modelli di punteggio. Una volta selezionate le migliori idee di progetto, queste vengono descritte con le Schede di progetto e poi vengono prese decisioni sulla loro attuazione.
Fase di pianificazione
Fase di pianificazione Sulla base delle ipotesi di progetto delineate nel Project Charter, il team di progetto avvia la pianificazione dettagliata. Vale la pena notare che il concetto di pianificazione dettagliata differisce tra le metodologie Agile e quelle tradizionali. Una buona riflessione su come raggiungere l’obiettivo prefissato del progetto determina in modo significativo il suo successo. Non è una buona pratica iniziare un progetto senza alcun piano, anche se nella pratica questo accade spesso. Gli elementi principali di un piano di progetto sono:
Carta del progetto
Programma del progetto
Bilancio del progetto
Piano di rischio
Piano di comunicazione
Piano di gestione del cambiamento
Fase di implementazione
È la fase delle attività effettive che portano al raggiungimento dell’obiettivo del progetto. Si tratta sia di attività concrete che derivano direttamente dalla pianificazione del progetto, sia di una serie di attività di gestione (monitoraggio, reporting, gestione dei rischi, gestione delle modifiche al piano di progetto, gestione degli stakeholder) svolte dal Project Manager e dallo Sponsor del progetto.
Fase di chiusura
La fase di chiusura prevede la chiusura ufficiale e la sintesi del progetto. Una buona pratica è quella di compilare una Carta di chiusura del progetto. Gli elementi di tale documento includono le “conclusioni post-progetto” e le “lezioni apprese”. Le lezioni apprese sono fondamentali, in quanto la loro analisi consente una migliore pianificazione e implementazione dei progetti futuri.
Gli strumenti di gestione dei progetti consentono una migliore organizzazione del team, il controllo del budget, la gestione dei rischi e l’automazione di molti processi. Consentono di monitorare efficacemente i progressi, di individuare rapidamente i problemi e di comunicare senza problemi tra i membri del team.
FlexiProject è uno strumento di gestione dei progetti avanzato e completo che supporta le organizzazioni in ogni fase di esecuzione dei progetti. Grazie alla sua flessibilità, all’interfaccia intuitiva e alle potenti funzionalità, FlexiProject consente di pianificare, eseguire e monitorare efficacemente i progetti. Lo strumento integra tutti i processi di gestione dei progetti, dalla pianificazione al budget, dall’allocazione delle risorse al controllo dei rischi e al reporting dei progressi. Nel video qui sotto puoi vedere come funziona lo strumento di gestione dei progettiFlexiProject .
Caratteristiche principali degli strumenti di gestione dei progetti
I moderni strumenti di gestione dei progetti, come FlexiProject, offrono una serie di funzionalità che ti permettono di gestire in modo efficace progetti di varia portata e complessità. Ecco le più importanti:
Grafico di Gantt: Presenta l’intero programma del progetto in forma grafica. Sul diagramma di Gantt puoi visualizzare facilmente la sequenza di esecuzione delle singole attività del progetto e, soprattutto, creare collegamenti logici tra queste attività. Il diagramma di Gantt ti permette anche di analizzare il percorso critico.
Gestione del portafoglio progetti: I progetti di natura simile devono essere raggruppati in portafogli di progetti. I portafogli di progetti separati possono includere progetti di sviluppo di nuovi prodotti, iniziative strategiche, progetti di investimento o miglioramenti organizzativi. La gestione dei portafogli di progetti ti permette di implementare la strategia aziendale in modo più efficace.
Gestione dell’attuazione della strategia: Si tratta principalmente di allineare con precisione gli obiettivi strategici dell’azienda con i progetti e gli indicatori di prestazione chiave (KPI). Il management dell’azienda può quindi analizzare rapidamente il grado di raggiungimento dei singoli obiettivi strategici.
Gestione dei rischi: Identificare e gestire efficacemente i rischi del progetto è una parte fondamentale di ogni progetto. Ogni team di progetto dovrebbe discutere regolarmente dei rischi del progetto. Quando si realizzano progetti grandi e complessi, vale la pena di tenere un registro dei rischi del progetto.
Pianificazione e monitoraggio del budget: L’implementazione del progetto in base al budget adottato è un presupposto fondamentale, che deriva direttamente dalla definizione del progetto. In pratica, non tutti i progetti richiedono la creazione e il monitoraggio di un budget. Tra questi progetti ci sono quelli realizzati con risorse proprie e ai quali non è associata praticamente nessuna spesa. D’altro canto, i progetti di investimento significativi o di sviluppo di nuovi prodotti richiedono una buona gestione del budget del progetto.
Gestione delle risorse: La mancanza di risorse di progetto sufficienti per portare a termine tutti i progetti all’interno di un’azienda è uno dei problemi più significativi riscontrati nelle organizzazioni. Pertanto, la gestione delle risorse di un progetto è uno dei processi più cruciali che influiscono in modo significativo sul successo finale dei progetti. La gestione delle risorse comprende due processi principali: la pianificazione dei requisiti delle risorse e l’allocazione delle risorse.
Rapporti e analisi: I report e le analisi sono richiesti da project manager, team di progetto, uffici di gestione dei programmi (PMO), sponsor di progetto, comitati direttivi e consigli di amministrazione. I responsabili del monitoraggio delle prestazioni del progetto hanno bisogno di informazioni gestionali complete e ben presentate.
Automazione dei processi: Gli attuali strumenti informatici che supportano la gestione dei progetti, tra cui FlexiProject, consentono di automatizzare diversi processi di gestione dei progetti. Questi processi includono percorsi decisionali automatici, notifiche automatiche, report automatici e la possibilità di creare modelli per progetti ripetitivi.
Integrazione con altri strumenti: Le aziende utilizzano diversi sistemi informatici nelle loro attività quotidiane e questi sistemi devono collaborare in una certa misura. Le integrazioni più comuni di programmi come FlexiProject riguardano Microsoft Excel, Microsoft Project, Jira, sistemi ERP, Active Directory, Microsoft Teams o Outlook.
Le dinamiche di cambiamento dell’ambiente competitivo ed economico, e di conseguenza delle stesse aziende, fanno sì che le organizzazioni debbano superare diverse sfide per gestire i progetti in modo più efficace. Le sfide principali includono:
Garantire risorse adeguate per i progetti avviati e in corso. La necessità di nuovi progetti spesso fa sì che vengano avviati senza risorse adeguate. Le conseguenze sono frequenti ritardi nella realizzazione delle milestone e degli interi progetti, una minore qualità dei risultati ottenuti e la demotivazione dei team di progetto.
Incoerenza tra i progetti implementati e gli obiettivi strategici dell’azienda. Il risultato di questo comportamento è un numero eccessivo di progetti in corso e una minore efficacia nell’attuazione della strategia.
Strumenti informatici inefficaci a supporto della gestione dei progetti. Molte aziende spesso si affidano a soluzioni sviluppate internamente con Excel, Word e Outlook. Queste soluzioni non sono adatte a gestire più progetti contemporaneamente, dove l’accuratezza e la facilità di accesso ai dati sono fondamentali. Questi strumenti non supportano il lavoro di squadra e la comunicazione.
Mancanza di PMO e di buoni standard. Un PMO ben gestito ha un impatto significativo sulla qualità dell’implementazione dei progetti all’interno delle organizzazioni. Il ruolo del PMO è quello di sviluppare standard interni di gestione dei progetti, promuoverli all’interno dell’organizzazione, supportare i team di progetto e riferire sullo stato dei progetti in corso.
Capacità inadeguate di gestione dei progetti. Molto spesso i project manager diventano persone senza conoscenze professionali in materia di gestione dei progetti. Lo stesso vale per i membri dei team di progetto, dei comitati direttivi o degli sponsor di progetto. Fornire formazione e competenze in materia è un ruolo essenziale dell’ufficio di project management.
Mancanza di una solida pianificazione del progetto. Sviluppare un buon piano di progetto richiede tempo e spesso è un compito impegnativo. Ma iniziare un progetto senza un buon piano è un’azione imprudente. È più vantaggioso pensare bene a un progetto all’inizio piuttosto che correggere varie cose durante la sua realizzazione.
Mancanza di concentrazione sul raggiungimento degli obiettivi fissati per i progetti. Il raggiungimento dell’obiettivo del progetto è il compito principale del team di progetto e dovrebbe essere sempre la priorità assoluta.
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