Projektmenedzsment: Mi az és hogyan működik a gyakorlatban? Teljes útmutató
A hatékony projektmenedzsment szinte minden vállalat számára létfontosságúvá vált. Új termékek, új beruházások, új informatikai megoldások bevezetése és szervezeti fejlesztések csak néhány a projektmenedzsment által kezelt területek közül. Az is kihívást jelent, hogy olyan vállalatokat találjunk, amelyek úgy hajtják végre az üzleti stratégiákat, hogy azokat nem bontják le stratégiai projektekre. A projektmenedzsment olyannyira fontossá vált, hogy egyre több vállalat dönt úgy, hogy projektmenedzsment irodát (PMO) hoz létre a szervezeti struktúráján belül. A projektmenedzser is egyre elterjedtebb szerepet tölt be a szervezetekben. Olyan személyről van szó, aki szakmai ismeretekkel rendelkezik a projektek módszeres irányításáról, valamint a szükséges interperszonális készségekkel, hogy hatékonyan vezessen egy csapatot. A projektmenedzsment többdimenziós tudományág. Csak a módszertanok, a szervezeti kultúra szempontjai és az emberi viselkedés megfelelő kombinációja teszi lehetővé, hogy egy vállalat hatékonyan elérje projektcéljait.
Ebben a cikkben megtudhatja:
Mi a projektmenedzsment és miért létfontosságú a vállalatok számára.
A főbb projektmenedzsment-módszerek, beleértve a Agile, a Waterfall és a hibrid megközelítéseket.
A projektmenedzsment legfontosabb szakaszai – a kezdeményezéstől a lezárásig.
Milyen eszközök támogatják a hatékony projektmenedzsmentet.
A projektmenedzsment leggyakoribb kihívásai és azok leküzdése.
Mi a projektmenedzsment?
A projektmenedzsment olyan gondosan megtervezett és összehangolt tevékenységek összessége, amelyek eredményeként a projektek a kívánt eredményeket a megadott időn és költségvetésen belül elérik. A projekteket hatékonyan menedzselni kívánó vállalatoknál a következő kulcselemeknek kell létezniük:
Belső projektmenedzsment módszertan – Számos projektmenedzsment módszertan létezik, többek között a Prince2, a PMI, a Agile és mások. Mindegyik nagyon átfogó, és mindegyik azt ajánlja, hogy megfelelően igazodjanak az adott szervezet sajátos körülményeihez és igényeihez.
Projektmenedzsment Iroda (PMO). A belső projektmenedzsment módszertan kidolgozása a PMO feladata. A PMO biztosítja, hogy ezt a módszertant hatékonyan alkalmazzák és következetesen kövessék a vállalaton belül. Ezen túlmenően a PMO felelős a projektmenedzsment képzésért, a projektvezetők támogatásáért, valamint a vállalat vezetősége számára a folyamatban lévő projektek helyzetéről szóló jelentésekért.
A projektmenedzsment területén kompetens alkalmazottaknak, beleértve a projektvezetőket, a projektcsoportok vagy irányítóbizottságok tagjait, valamint a vállalatvezetést, folyamatosan fejleszteniük kell projektmenedzsment kompetenciáikat.
A hatékony projektmenedzsment, amely olyan projektekhez vezet, amelyek időben és a költségvetésen belül üzleti eredményeket hoznak, felbecsülhetetlen előnyöket biztosít a vállalatok számára. Bármely vállalat számára óriási értéket jelent egy kiváló minőségű termék időben történő piacra dobása, egy új termelési kapacitásba történő beruházás vagy egy kulcsfontosságú folyamat fejlesztése a szervezeten belül. Ezt gyakorlatilag lehetetlen elérni a projektmenedzsmentben való jártasság nélkül. A piaci sikerre törekvő modern szervezeteknek a stratégiai menedzsmentben való jártasságukat is fokozniuk kell. Elengedhetetlen, hogy jól átgondolt stratégiával rendelkezzenek, amelyet folyamatosan a változó piaci feltételekhez lehet igazítani, és ügyesen végre lehet hajtani. Gyakorlatilag minden stratégiát a vállalatok úgy hajtanak végre, hogy azt stratégiai célokra, ezeket pedig megfelelő projektekre bontják. Ezt követően ezekből a projektekből megfelelő portfóliókat és programokat kell kialakítani, a stratégiai projektek útitervét fel kell állítani, és megfelelő emberi és pénzügyi erőforrásokkal kell ellátni őket. Bármely szervezet hosszú távú sikere attól függ, hogy képes-e hatékonyan végrehajtani a stratégiát.
Főbb projektmenedzsment-módszerek
A projektmenedzsment-módszertan olyan elvek, technikák, eszközök és folyamatok összessége, amelyek támogatják a projektek hatékony tervezését, végrehajtását és ellenőrzését. A módszertan felvázolja egy projekt folyamatát a kezdetektől a befejezésig, biztosítva, hogy a célok rendezett, hatékony és szabályszerű módon valósuljanak meg. A projektmenedzsment-módszerek számos folyamatot foglalnak magukban, beleértve a célok kitűzését, az erőforrás-tervezést, az előrehaladás nyomon követését, a kockázatkezelést és a projektcsapatok hatékony kommunikációját. A projektmenedzsment-módszertanok három fő kategóriába sorolhatók, attól függően, hogy a projekt megvalósítása milyen megközelítésben történik:
Hagyományos módszerek:
Waterfall (Cascade): Ez a klasszikus megközelítés, amelyben a projektet jól meghatározott szakaszokban hajtják végre. Minden egyes szakaszt be kell fejezni, mielőtt a következőre lépnénk. Ez olyan projektek esetében működik a legjobban, ahol a követelmények már a kezdetektől fogva jól meghatározottak.
Agile módszerek:
Agile: A projektmenedzsment filozófiája, amely a rugalmasságot és a változásokra való gyors reagálást hangsúlyozza. A projekteket rövid iterációkban, rendszeres felülvizsgálatokkal hajtják végre.
Lean: A pazarlás kiküszöbölésére, a folyamatok optimalizálására és a maximális ügyfélérték minimális erőforrásokkal történő biztosítására összpontosít.
Kanban: Kanban: Egy olyan munkairányítási rendszer, amely a feladatok folyamatának Kanban táblákon való megjelenítésére épül. Segít a problémák azonosításában és a feladatok valós idejű kezelésében.
Scrum: Agile keretrendszer, amely a projektet rövid iterációkra, úgynevezett sprintekre osztja. Minden egyes sprintnek van egy konkrét célja és egy meghatározott befejezési ideje, és a csapat rendszeresen értékeli az előrehaladást.
Scrumban: A Scrum és a Kanban elemeit ötvöző hibrid megközelítés, amely a feladatok iterációkban történő kezelésére szolgál, de nagyobb rugalmasságot biztosít a munkafolyamatok kezelésében.
Extrém programozás (XP): Az intenzív programozásra, a gyakori tesztelésre és az ügyféllel való szoros együttműködésre összpontosít. Hangsúlyt fektet a kód minőségére és a változó követelményekhez való gyors alkalmazkodásra.
PRINCE2: Projektmenedzsment módszer, amely a strukturált megközelítést rugalmassággal és alkalmazkodóképességgel ötvözi. Pontos folyamatokat, szerepeket és dokumentációt határoz meg, miközben lehetővé teszi a kockázatok kezelését és az előrehaladás ellenőrzését a projekt minden egyes szakaszában.
Hibrid projektmenedzsment
A hibrid projektmenedzsment két vagy több projektmenedzsment-módszer kombinációja egyetlen projekt megvalósítása érdekében. A gyakorlatban leggyakrabban vagy az Agile módszer, vagy a hagyományos Waterfall megközelítés. Ez azt jelenti, hogy a projektmunka egy részét, amely magában foglalja mind a projekttervezést, mind a megvalósítást, az egyik módszertan szerint végzik, míg a másik részét különböző módszerekkel.
A projektmenedzsment legfontosabb szakaszai
A legnépszerűbb projektmenedzsment-módszerek túlnyomó többsége a projekt megvalósításának négy fő szakaszát különbözteti meg:
Kezdeményezési szakasz
A kezdeményezési szakasz magában foglalja a projekt formájának kezdeti meghatározását és a projekt elindításáról szóló döntést. Sok vállalatnál szükséges folyamat az új projektekhez szükséges ötletek gyűjtése. A vállalatok felismerik, hogy a munkavállalókban rejlő lehetőségek és kreativitásuk kihasználása rendkívül értékes. Ezért igyekeznek úgy megszervezni a folyamatot, hogy minden alkalmazottnak lehetősége legyen arra, hogy új projektötletet nyújtson be. Köztudott, hogy nem minden ötlet értékes, és nem minden ötlet érdemes vagy megvalósítható. Ezért a következő lépés az ötletek értékelése, amelyre gyakran használnak pontozási modelleket. Miután kiválasztották a legjobb projektötleteket, azokat projektkártyák segítségével leírják, majd döntést hoznak a megvalósításukról.
Tervezési szakasz
Tervezési szakasz A Projekt Chartában felvázolt projektfeltevések alapján a projektcsapat megkezdi a részletes tervezést. Érdemes megjegyezni, hogy a részletes tervezés fogalma eltér az Agile és a hagyományos módszertanok között. A projekt kitűzött céljának elérésére irányuló jó átgondolás jelentősen meghatározza a projekt sikerét. Nem jó gyakorlat terv nélkül elindítani egy projektet, bár ez a gyakorlatban elég gyakran előfordul. A projektterv fő elemei a következők:
Projekt charta
A projekt ütemezése
A projekt költségvetése
Kockázati terv
Kommunikációs terv
Változáskezelési terv
Végrehajtási szakasz
Ez a tényleges tevékenységek azon szakasza, amely a projektcél eléréséhez vezet. Ezek mind a projekt ütemtervéből közvetlenül eredő érdemi tevékenységek, mind pedig a projektmenedzser és a projektszponzor által végzett irányítási tevékenységek (nyomon követés, jelentéstétel, kockázatkezelés, projektterv-változtatáskezelés, érdekeltek kezelése).
Záró szakasz
A záró szakasz a projekt hivatalos lezárását és összegzését foglalja magában. Jó gyakorlat a projektzáró charta elkészítése. Az ilyen charta elemei közé tartoznak a „projekt utáni következtetések” és a „levont tanulságok”. A levont tanulságok kritikus fontosságúak, mivel elemzésük lehetővé teszi a jövőbeli projektek jobb tervezését és végrehajtását.
A projektmenedzsment eszközök lehetővé teszik a jobb csapatszervezést, a költségvetés ellenőrzését, a kockázatkezelést és számos folyamat automatizálását. Lehetővé teszik az előrehaladás hatékony nyomon követését, a problémák gyors azonosítását és a csapattagok közötti zökkenőmentes kommunikációt.
FlexiProject egy fejlett, átfogó projektmenedzsment eszköz, amely a szervezeteket a projektek végrehajtásának minden szakaszában támogatja. Rugalmasságával, intuitív felületével és erőteljes funkcióival a FlexiProject lehetővé teszi a hatékony projekttervezést, -végrehajtást és -ellenőrzést. Az eszköz integrálja az összes projektmenedzsment-folyamatot, a tervezéstől és a költségvetés-tervezéstől az erőforrás-elosztásig, a kockázatkezelésig és az előrehaladási jelentésekig. Az alábbi videóban megnézheti, hogyan működik a FlexiProject projektmenedzsment eszköz.
A projektmenedzsment eszközök fő jellemzői
A modern projektmenedzsment eszközök, mint például a FlexiProject, számos olyan funkciót kínálnak, amelyek lehetővé teszik a különböző méretű és összetettségű projektek hatékony kezelését. Íme a legfontosabbak:
Gantt-diagram: A projekt teljes ütemtervét grafikus formában mutatja be. A Gantt-diagramon könnyen megjelenítheti az egyes projektfeladatok végrehajtási sorrendjét , és ami a legfontosabb, logikus kapcsolatokat alakíthat ki e feladatok között. A Gantt-diagram lehetővé teszi a kritikus útvonal elemzését is.
Projektportfólió-menedzsment: A hasonló jellegű projekteket projektportfóliókba kell csoportosítani. A különálló projektportfóliók tartalmazhatnak új termékfejlesztési projekteket, stratégiai kezdeményezéseket, beruházási projekteket vagy szervezeti fejlesztéseket. A projektportfóliók kezelése lehetővé teszi a vállalati stratégia hatékonyabb megvalósítását.
A stratégia végrehajtásának irányítása: Ez elsősorban a vállalat stratégiai céljainak pontos összehangolását jelenti a projektekkel és a Key Performance Indicators (KPI-k) teljesítményével. A vállalat vezetése ezután gyorsan elemezni tudja, hogy az egyes stratégiai célok milyen mértékben teljesülnek.
Kockázatkezelés: A projektkockázatok azonosítása és hatékony kezelése minden projekt alapvető fontosságú része. Minden projektcsapatnak rendszeresen meg kell vitatnia a projektkockázatokat. Nagy és összetett projektek megvalósításakor érdemes nyilvántartást vezetni a projektkockázatokról.
Költségvetési tervezés és monitoring: A projekt megvalósítása az elfogadott költségvetés szerint alapvető feltételezés, amely közvetlenül a projekt meghatározásából ered. A gyakorlatban nem minden projekthez szükséges a költségvetés elkészítése és nyomon követése. Ilyen projektek közé tartoznak azok, amelyeket saját forrásokból valósítanak meg, és amelyekhez gyakorlatilag nem kapcsolódnak kiadások. Másrészt a jelentős beruházási vagy új termékfejlesztési projektek megkövetelik a projektköltségvetés megfelelő kezelését.
Erőforrás-gazdálkodás: Az egyik legjelentősebb probléma, amellyel a szervezetek találkoznak, hogy nem áll rendelkezésre elegendő projektforrás a vállalaton belüli összes projekt végrehajtásához. Ezért a projekterőforrás-gazdálkodás az egyik legfontosabb folyamat, amely jelentősen befolyásolja a projektek végső sikerét. Az erőforrás-gazdálkodás két fő folyamatot foglal magában: az erőforrásigény-tervezést és az erőforrás-elosztást.
Jelentés és elemzés: A projektvezetők, projektcsapatok, programirányítási irodák (PMO-k), projektszponzorok, irányítóbizottságok és a vállalat igazgatótanácsainak van szükségük jelentésekre és elemzésekre. A projektteljesítmény nyomon követéséért felelős személyeknek átfogó és jól prezentált vezetői információkra van szükségük.
Folyamatautomatizálás: A projektmenedzsmentet támogató mai informatikai eszközök – köztük a FlexiProject- lehetővé teszik számos projektmenedzsment-folyamat automatizálását. Ezek a folyamatok magukban foglalják az automatikus döntési utakat, az automatikus értesítéseket, az automatikus jelentéstételt és az ismétlődő projektekhez sablonok létrehozásának lehetőségét.
Integráció más eszközökkel: A vállalatok több informatikai rendszert használnak napi működésük során, és ezeknek a rendszereknek bizonyos mértékig együtt kell működniük. Az olyan programok, mint a FlexiProject leggyakoribb integrációi a Microsoft Excel, a Microsoft Project, a Jira, az ERP-rendszerek, az Active Directory, a Microsoft Teams vagy az Outlook bevonásával valósulnak meg.
A verseny- és gazdasági környezet változásának dinamikája, és következésképpen maguk a vállalatokon belül is azt jelenti, hogy a szervezeteknek számos kihívást kell leküzdeniük a projektek hatékonyabb irányítása érdekében. A fő kihívások a következők:
Megfelelő források biztosítása a megkezdett és folyamatban lévő projektekhez. Az új projektek iránti igény gyakran azt eredményezi, hogy megfelelő források nélkül kezdik meg őket. Ennek következményei a mérföldkövek és a teljes projektek végrehajtásának gyakori késése, az elért eredmények alacsonyabb minősége és a projektcsapatok demotivációja.
A végrehajtott projektek és a vállalat stratégiai céljai közötti ellentmondás. Az ilyen magatartás eredménye a folyamatban lévő projektek túlzott száma és a stratégia végrehajtásának alacsonyabb hatékonysága.
A projektmenedzsmentet támogató nem hatékony informatikai eszközök. Sok vállalat gyakran támaszkodik az Excel, Word és Outlook segítségével házon belül kifejlesztett megoldásokra. Ezek a megoldások nem alkalmasak több projekt egyidejű kezelésére, ahol az adatok pontossága és könnyű hozzáférhetősége kulcsfontosságú. Az ilyen eszközök nem támogatják a csapatmunkát és a jó kommunikációt.
A PMO és a jó szabványok hiánya. A jól irányított PMO jelentős hatással van a szervezeteken belüli projektmegvalósítás minőségére. A PMO szerepe a belső projektmenedzsment-szabványok kidolgozása, azok népszerűsítése a szervezeten belül, a projektcsapatok támogatása és a folyamatban lévő projektek állapotáról való jelentéstétel.
Nem megfelelő projektirányítási készségek. Gyakran előfordul, hogy a projektmenedzserek a projektmenedzsmenttel kapcsolatos szakmai ismeretek nélkül válnak egyénekké. Ugyanez vonatkozik a projektcsapatok, az irányítóbizottságok vagy a projektszponzorok tagjaira is. A képzés és a megfelelő kompetencia biztosítása a projektmenedzsment iroda alapvető szerepe.
Megfelelő projekttervezés hiánya. Egy jó projektterv kidolgozása időt vesz igénybe, és gyakran kihívást jelentő feladat. De egy projektet jó terv nélkül elkezdeni meggondolatlan lépés. Sokkal kifizetődőbb már az elején jól átgondolni egy projektet, mint a megvalósítás során különböző dolgokat korrigálni.
A projektekre kitűzött célok elérésére való összpontosítás hiánya. A projekt céljának elérése a projektcsapat elsődleges feladata, és mindig a legfőbb prioritás kell, hogy legyen.
![Mi az a Gantt-diagram, és hogyan kell létrehozni egyet? [PÉLDA]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/What-is-Gantt-chart-e1714048900401.png)
![Mi az a projekt charta és hogyan kell elkészíteni? [EXAMPLE]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/Project-charter-flexiproject.png)
