Managementul proiectelor: Ce este și cum funcționează în practică? Un ghid complet

Gestionarea eficientă a proiectelor a devenit crucială pentru aproape fiecare companie. Produsele noi, investițiile noi, implementarea de noi soluții IT și îmbunătățirile organizaționale sunt doar câteva dintre domeniile gestionate prin managementul proiectelor. De asemenea, este o provocare să găsești companii care implementează strategii de afaceri fără a le împărți în proiecte strategice. Gestionarea proiectelor a devenit atât de importantă încât un număr tot mai mare de companii decid să înființeze un birou de gestionare a proiectelor (PMO) în cadrul structurilor lor organizaționale. Managerul de proiect devine, de asemenea, un rol din ce în ce mai răspândit în organizații. Acesta este o persoană care posedă cunoștințe profesionale despre modul de gestionare metodică a proiectelor, precum și abilitățile interpersonale necesare pentru a conduce eficient o echipă. Managementul proiectelor este o disciplină multidimensională. Numai combinația corectă de metodologii, aspecte ale culturii organizaționale și comportament uman poate permite unei companii să își atingă obiectivele proiectului în mod eficient.

În acest articol, veți afla:

Ce este managementul proiectelor și de ce este esențial pentru companii.
Principalele metodologii de gestionare a proiectelor, inclusiv Agile, Waterfall, și abordările hibride.
Etapele cheie ale gestionării proiectelor – de la inițiere la încheiere.
Ce instrumente sprijină gestionarea eficientă a proiectelor.
Cele mai frecvente provocări în gestionarea proiectelor și cum să le depășiți.

Ce este managementul proiectelor?

Managementul proiectelor este un set de activități atent planificate și coordonate, care conduc la obținerea rezultatelor dorite în termenul și bugetul specificate. Elementele cheie care ar trebui să existe în orice companie care dorește să gestioneze eficient proiectele sunt:

Metodologia internă de gestionare a proiectelor – Există mai multe metodologii de gestionare a proiectelor, inclusiv Prince2, PMI, Agile, și altele. Toate acestea sunt foarte cuprinzătoare și fiecare recomandă adaptarea lor corespunzătoare la condițiile și nevoile specifice ale unei anumite organizații.
Biroul de management al proiectului (PMO). Dezvoltarea unei metodologii interne de gestionare a proiectelor este rolul PMO. PMO se asigură că această metodologie este aplicată eficient și urmată în mod consecvent în cadrul societății. În plus, PMO este responsabil de formarea în domeniul gestionării proiectelor, de sprijinirea managerilor de proiect și de raportarea către conducerea companiei cu privire la stadiul proiectelor în curs
Angajații competenți în domeniul gestionării proiectelor, inclusiv managerii de proiect, membrii echipelor de proiect sau ai comitetelor directoare, precum și conducerea întreprinderii, ar trebui să își dezvolte în permanență competențele de gestionare a proiectelor.

Gestionarea eficientă a proiectelor, care conduce la obținerea de rezultate de afaceri în timp util și în limitele bugetului, aduce beneficii inestimabile companiilor. Pentru orice companie, aducerea la timp pe piață a unui produs de înaltă calitate, realizarea unei investiții în noi capacități de producție sau îmbunătățirea unui proces-cheie în cadrul organizației reprezintă o valoare extraordinară. Este practic imposibil să se realizeze acest lucru fără competențe în gestionarea proiectelor. Organizațiile moderne care doresc să aibă succes pe piață trebuie, de asemenea, să își consolideze competențele în domeniul managementului strategic. Este esențial să se dispună de o strategie bine gândită, care să poată fi adaptată constant la condițiile de piață în schimbare și pusă în aplicare cu pricepere. Practic, orice strategie este pusă în aplicare de întreprinderi, care o descompun în obiective strategice, iar acestea în proiecte adecvate. Ulterior, este necesar să se dezvolte portofolii și programe adecvate din aceste proiecte, să se stabilească o foaie de parcurs a proiectelor strategice și să li se asigure resursele adecvate, atât umane, cât și financiare. Succesul pe termen lung al oricărei organizații depinde de capacitatea acesteia de a implementa strategia în mod eficient.

Principalele metodologii de gestionare a proiectelor

O metodologie de gestionare a proiectelor este un set de principii, tehnici, instrumente și procese care sprijină planificarea, executarea și controlul eficient al proiectelor. Aceasta descrie procesul de derulare a unui proiect de la început până la finalizare, asigurându-se că obiectivele sunt atinse într-un mod ordonat, eficient și conform. Metodologiile de gestionare a proiectelor cuprind o serie de procese, inclusiv stabilirea obiectivelor, planificarea resurselor, monitorizarea progreselor, gestionarea riscurilor și comunicarea eficientă cu echipa de proiect. Metodologiile de gestionare a proiectelor pot fi împărțite în trei categorii principale, în funcție de abordarea implementării proiectului:

Metode tradiționale:

Waterfall (Cascadă): Aceasta este abordarea clasică în care un proiect este implementat în etape bine definite. Fiecare etapă trebuie să fie finalizată înainte de a trece la următoarea. Aceasta funcționează cel mai bine pentru proiectele în care cerințele sunt bine definite de la început.

Agile metode:

Agile: O filosofie de gestionare a proiectelor care pune accentul pe flexibilitate și pe răspunsul rapid la schimbare. Proiectele sunt implementate în iterații scurte, cu revizuiri periodice.
Lean: se concentrează pe eliminarea risipei, optimizarea proceselor și furnizarea unei valori maxime clienților cu resurse minime.
Kanban: Un sistem de gestionare a muncii care se bazează pe vizualizarea fluxului de sarcini pe panouri Kanban. Acesta ajută la identificarea problemelor și la gestionarea sarcinilor în timp real.
Scrum: Un cadru Agile care împarte un proiect în iterații scurte, cunoscute sub numele de sprinturi. Fiecare sprint are un obiectiv specific și un termen de finalizare definit, iar echipa își evaluează periodic progresul.
Scrumban: O abordare hibridă care combină elemente din Scrum și Kanban pentru a gestiona sarcinile în iterații, dar cu mai multă flexibilitate în gestionarea fluxului de lucru.
Programare extremă (XP): Se concentrează pe programarea intensivă, testarea frecventă și colaborarea strânsă cu clientul. Pune accentul pe calitatea codului și pe adaptarea rapidă la cerințele în schimbare.
PRINCE2: o metodă de gestionare a proiectelor care combină o abordare structurată cu flexibilitatea și adaptabilitatea. Aceasta definește procese, roluri și documente precise, permițând în același timp gestionarea riscurilor și controlul progresului în fiecare etapă a proiectului.

Managementul proiectelor hibride

Managementul hibrid al proiectelor este o combinație a două sau mai multe metodologii de management al proiectelor pentru implementarea unui singur proiect. În practică, este vorba cel mai adesea fie de metodologia Agile, fie de abordarea tradițională Waterfall. Aceasta înseamnă că o parte din activitatea proiectului, care implică atât planificarea, cât și implementarea proiectului, se desfășoară folosind o metodologie, în timp ce cealaltă parte se realizează folosind metode diferite.

Etapele principale ale gestionării proiectelor

Marea majoritate a celor mai populare metodologii de gestionare a proiectelor disting patru etape principale de implementare a proiectului:

Etapa de inițiere

Etapa de inițiere implică definirea inițială a formei proiectului și decizia de a lansa proiectul. În multe companii, colectarea de idei pentru noi proiecte este un proces necesar. Companiile recunosc că valorificarea potențialului angajaților și a creativității acestora este extrem de valoroasă. Prin urmare, ele încearcă să organizeze procesul în așa fel încât fiecare angajat să aibă posibilitatea de a prezenta o idee pentru un nou proiect. Este cunoscut faptul că nu toate ideile sunt valoroase și nu toate merită sau pot fi puse în aplicare. Prin urmare, următorul pas este evaluarea ideilor, pentru care se folosesc adesea modele de notare. După selectarea celor mai bune idei de proiect, acestea sunt descrise cu ajutorul fișelor de proiect, iar apoi se iau decizii privind punerea lor în aplicare.

Etapa de planificare

Etapa de planificare Pe baza ipotezelor proiectului prezentate în Carta proiectului, echipa de proiect inițiază planificarea detaliată. Este demn de remarcat faptul că conceptul de planificare detaliată diferă între metodologiile Agile și cele tradiționale. O bună gândire cu privire la modul de atingere a obiectivului stabilit al proiectului determină în mod semnificativ succesul acestuia. Nu este o practică bună să începeți un proiect fără niciun plan, deși acest lucru se întâmplă destul de des în practică. Principalele elemente ale unui plan de proiect sunt:

Carta proiectului
Programul proiectului
Bugetul proiectului
Planul de risc
Planul de comunicare
Planul de gestionare a schimbărilor

Etapa de punere în aplicare

Aceasta este etapa activităților efective care conduc la realizarea obiectivului proiectului. Acestea sunt atât activități substanțiale care rezultă direct din calendarul proiectului, cât și o serie de activități de gestionare (monitorizare, raportare, gestionarea riscurilor, gestionarea modificărilor planului de proiect, gestionarea părților interesate) desfășurate de managerul de proiect și de sponsorul de proiect.

Etapa de închidere

Etapa de închidere implică închiderea oficială și rezumatul proiectului. O bună practică este întocmirea unei Carte de închidere a proiectului. Elementele unei astfel de Carte includ „concluziile post-proiect” și „lecțiile învățate”. Lecțiile învățate sunt esențiale, deoarece analiza lor permite o mai bună planificare și implementare a proiectelor viitoare.

Vezi mai mult

4 faze cheie de implementare a proiectului

Mergeți la articol

Instrumente de gestionare a proiectelor

Instrumentele de gestionare a proiectelor permit o mai bună organizare a echipei, controlul bugetului, gestionarea riscurilor și automatizarea multor procese. Acestea permit urmărirea eficientă a progresului, identificarea rapidă a problemelor și comunicarea perfectă între membrii echipei.

FlexiProject este un instrument avansat și cuprinzător de gestionare a proiectelor care sprijină organizațiile în fiecare etapă de execuție a proiectelor. Cu flexibilitatea sa, interfața intuitivă și funcționalitățile puternice, FlexiProject permite planificarea, executarea și monitorizarea eficientă a proiectelor. Instrumentul integrează toate procesele de gestionare a proiectelor, de la planificare și bugetare la alocarea resurselor, controlul riscurilor și raportarea progresului. În videoclipul de mai jos, puteți vedea cum funcționează instrumentul de gestionare a proiectelorFlexiProject .

Principalele caracteristici ale instrumentelor de gestionare a proiectelor

Instrumentele moderne de gestionare a proiectelor, cum ar fi FlexiProject, oferă o serie de caracteristici care vă permit să gestionați eficient proiecte de diferite dimensiuni și complexități. Iată care sunt cele mai importante:

Diagrama Gantt: Prezintă întregul program al proiectului într-o formă grafică. Pe graficul Gantt, puteți vizualiza cu ușurință secvența de execuție pentru sarcinile individuale ale proiectului și, cel mai important, puteți proiecta conexiuni logice între aceste sarcini. Graficul Gantt vă permite, de asemenea, să analizați calea critică.

Gestionarea portofoliului de proiecte: Proiectele de natură similară ar trebui grupate în portofolii de proiecte. Portofoliile de proiecte separate pot include proiecte de dezvoltare de noi produse, inițiative strategice, proiecte de investiții sau îmbunătățiri organizaționale. Gestionarea portofoliilor de proiecte vă permite să implementați mai eficient strategia companiei.
Gestionarea punerii în aplicare a strategiei: Aceasta implică în primul rând alinierea precisă a obiectivelor strategice ale companiei cu proiectele și Key Performance Indicators (KPI). Conducerea companiei poate analiza apoi rapid gradul în care obiectivele strategice individuale sunt îndeplinite.
Gestionarea riscurilor: Identificarea și gestionarea eficientă a riscurilor proiectului reprezintă o parte esențială a oricărui proiect. Fiecare echipă de proiect ar trebui să discute în mod regulat despre riscurile proiectului. Atunci când se implementează proiecte mari și complexe, este util să se țină un registru al riscurilor proiectului.

Planificarea și monitorizarea bugetului: Punerea în aplicare a proiectului prin bugetul adoptat este o ipoteză fundamentală, care decurge direct din definiția proiectului. În practică, nu toate proiectele necesită crearea și monitorizarea unui buget. Astfel de proiecte includ cele implementate cu resurse proprii și cu care practic nu sunt asociate cheltuieli. Pe de altă parte, proiectele de investiții semnificative sau de dezvoltare de noi produse necesită o bună gestionare a bugetului proiectului.
Gestionarea resurselor: Lipsa resurselor de proiect suficiente pentru realizarea tuturor proiectelor din cadrul unei companii este una dintre cele mai importante probleme întâlnite în organizații. Prin urmare, gestionarea resurselor proiectului este unul dintre cele mai importante procese care au un impact semnificativ asupra succesului final al proiectelor. Gestionarea resurselor cuprinde două procese principale: planificarea cerințelor de resurse și alocarea resurselor.
Raportare și analiză: Rapoartele și analizele sunt necesare managerilor de proiect, echipelor de proiect, birourilor de gestionare a programului (PMO), sponsorilor de proiect, comitetelor directoare și consiliilor de administrație ale companiilor. Cei responsabili cu monitorizarea performanței proiectului au nevoie de informații de management complete și bine prezentate.
Automatizarea proceselor: Instrumentele IT actuale, care sprijină gestionarea proiectelor – inclusiv FlexiProject- permit automatizarea mai multor procese de gestionare a proiectelor. Aceste procese includ căi decizionale automate, notificări automate, raportare automată și capacitatea de a crea modele pentru proiecte repetitive.
Colaborarea și comunicarea sunt aspecte esențiale ale unei echipe de proiect de succes. Un software bun de gestionare a proiectelor include comunicatori încorporați .
Integrarea cu alte instrumente: Companiile utilizează mai multe sisteme IT în operațiunile lor zilnice, iar aceste sisteme trebuie să funcționeze împreună într-o anumită măsură. Cele mai comune integrări ale unor programe precum FlexiProject implică Microsoft Excel, Microsoft Project, Jira, sisteme ERP, Active Directory, Microsoft Teams sau Outlook.

Vezi mai mult

Ce este o diagramă Gantt și cum se creează una? [EXEMPLU]

Mergeți la articol

Cele mai frecvente provocări în gestionarea proiectelor

Dinamica schimbării în mediul concurențial și economic și, în consecință, în cadrul întreprinderilor însele, înseamnă că organizațiile trebuie să depășească mai multe provocări pentru a gestiona proiectele mai eficient. Principalele provocări includ:

Asigurarea resurselor adecvate pentru proiectele demarate și în curs de desfășurare. Nevoia de noi proiecte duce adesea la demararea acestora fără resurse adecvate. Consecințele sunt întârzieri frecvente în punerea în aplicare a etapelor principale, precum și a proiectelor întregi, scăderea calității rezultatelor obținute și demotivarea echipelor de proiect
Incoerența dintre proiectele implementate și obiectivele strategice ale întreprinderii. Rezultatul unui astfel de comportament este un număr excesiv de proiecte în curs de desfășurare și o eficacitate redusă în punerea în aplicare a strategiei.
Instrumente IT ineficiente care sprijină gestionarea proiectelor. Multe companii se bazează adesea pe soluții dezvoltate in-house folosind Excel, Word și Outlook. Astfel de soluții nu sunt potrivite pentru gestionarea simultană a mai multor proiecte, unde acuratețea datelor și ușurința accesibilității sunt cruciale. Astfel de instrumente nu sprijină munca în echipă și buna comunicare.
Lipsa unui PMO și a unor standarde bune. Un PMO bine gestionat are un impact semnificativ asupra calității implementării proiectelor în cadrul organizațiilor. Rolul PMO este de a dezvolta standarde interne de gestionare a proiectelor, de a le promova în cadrul organizației, de a sprijini echipele de proiect și de a raporta cu privire la stadiul proiectelor în curs.
Abilități inadecvate de gestionare a proiectelor. Destul de des, managerii de proiect devin persoane fără cunoștințe profesionale în domeniul gestionării proiectelor. Același lucru este valabil și pentru membrii echipelor de proiect, ai comitetelor directoare sau ai sponsorilor de proiect. Asigurarea formării și a competențelor relevante este un rol esențial al biroului de gestionare a proiectelor.
Lipsa unei planificări solide a proiectului. Elaborarea unui plan de proiect bun necesită timp și este adesea o sarcină dificilă. Dar începerea unui proiect fără un plan bun este o acțiune imprudentă. Este mai profitabil să te gândești bine la un proiect la început decât să corectezi diverse lucruri în timpul implementării acestuia.
Lipsa de concentrare asupra atingerii obiectivelor stabilite pentru proiecte. Atingerea obiectivului proiectului este sarcina principală a echipei de proiect și ar trebui să fie întotdeauna prioritatea principală.