Řízení projektů: Co to je a jak funguje v praxi? Kompletní průvodce

Efektivní řízení projektů se stalo klíčovým pro téměř každou společnost. Nové produkty, nové investice, implementace nových IT řešení a organizační zlepšení jsou jen některé z oblastí, které jsou řízeny pomocí projektového řízení. Je také náročné najít společnosti, které realizují obchodní strategie, aniž by je rozdělily do strategických projektů. Projektové řízení se stalo natolik důležitým, že se stále více společností rozhoduje zřídit v rámci svých organizačních struktur kancelář projektového řízení (PMO). Stále častěji se v organizacích objevuje také role projektového manažera. Jedná se o člověka, který disponuje odbornými znalostmi o metodickém řízení projektů a také potřebnými interpersonálními dovednostmi pro efektivní vedení týmu. Projektové řízení je vícerozměrná disciplína. Pouze správná kombinace metodik, aspektů organizační kultury a lidského chování může společnosti umožnit efektivně dosáhnout cílů projektu.

V tomto článku se dozvíte:

Co je projektové řízení a proč je pro firmy klíčové.
Hlavní metodiky řízení projektů, včetně Agile, Waterfall a hybridních přístupů.
Klíčové fáze řízení projektů – od zahájení po ukončení.
Jaké nástroje podporují efektivní řízení projektů.
Nejčastější problémy při řízení projektů a jejich překonávání.

Co je to projektové řízení?

Řízení projektů je soubor pečlivě naplánovaných a koordinovaných činností, které vedou k tomu, že projekty přinášejí požadované výsledky ve stanoveném čase a rozpočtu. Klíčové prvky, které by měly existovat v každé společnosti, která chce efektivně řídit projekty, jsou:

Interní metodika řízení projektů – existuje několik metodik řízení projektů, včetně metodiky Prince2, PMI, Agile, a dalších. Všechny jsou velmi obsáhlé a každá z nich doporučuje, aby byly vhodně přizpůsobeny konkrétním podmínkám a potřebám konkrétní organizace.
Kancelář řízení projektů (PMO). Vývoj interní metodiky řízení projektů je úkolem PMO. PMO zajišťuje, aby tato metodika byla ve společnosti účinně uplatňována a důsledně dodržována. Kromě toho je PMO zodpovědný za školení v oblasti projektového řízení, podporu projektových manažerů a podávání zpráv vedení společnosti o stavu probíhajících projektů.
Kompetentní zaměstnanci v oblasti projektového řízení, včetně projektových manažerů, členů projektových týmů nebo řídicích výborů, jakož i vedení společnosti, by měli neustále rozvíjet své kompetence v oblasti projektového řízení.

Efektivní projektové řízení, které vede k tomu, že projekty přinášejí obchodní výsledky v čase a v rámci rozpočtu, přináší firmám neocenitelné výhody. Pro každou společnost má obrovskou hodnotu včasné uvedení vysoce kvalitního výrobku na trh, investice do nové výrobní kapacity nebo vylepšení klíčového procesu v organizaci. Toho je prakticky nemožné dosáhnout bez zdatnosti v projektovém řízení. Moderní organizace, které chtějí uspět na trhu, musí také zvýšit své kompetence v oblasti strategického řízení. Je nezbytné mít promyšlenou strategii, kterou lze neustále přizpůsobovat měnícím se podmínkám na trhu a obratně ji realizovat. Prakticky každou strategii realizují podniky, které ji rozkládají na strategické cíle a ty na příslušné projekty. Následně je nutné z těchto projektů vytvořit vhodná portfolia a programy, sestavit plán strategických projektů a zajistit jim odpovídající zdroje, a to jak lidské, tak finanční. Dlouhodobý úspěch každé organizace závisí na její schopnosti efektivně realizovat strategii.

Hlavní metodiky řízení projektů

Metodika projektového řízení je soubor zásad, technik, nástrojů a procesů, které podporují efektivní plánování, realizaci a kontrolu projektů. Nastiňuje proces vedení projektu od jeho počátku až do konce a zajišťuje, aby bylo cílů dosaženo spořádaným, efektivním a vyhovujícím způsobem. Metodiky projektového řízení zahrnují celou řadu procesů, včetně stanovení cílů, plánování zdrojů, monitorování postupu, řízení rizik a efektivní komunikace v projektovém týmu. Metodiky projektového řízení lze rozdělit do tří hlavních kategorií v závislosti na přístupu k realizaci projektu:

Tradiční metody:

Waterfall (Cascade): Jedná se o klasický přístup, při kterém je projekt realizován v přesně definovaných fázích. Každá etapa musí být dokončena, než se přejde k další. Nejlépe funguje u projektů, kde jsou požadavky od počátku dobře definovány.

Agile metody:

Agile: Filozofie řízení projektů, která klade důraz na flexibilitu a rychlou reakci na změny. Projekty jsou realizovány v krátkých iteracích s pravidelnými revizemi.
Štíhlost: Zaměřuje se na eliminaci plýtvání, optimalizaci procesů a poskytování maximální hodnoty zákazníkům s minimálními zdroji.
Kanban: Kanban: systém řízení práce, který je založen na vizualizaci toku úkolů na tabulích Kanban. Pomáhá identifikovat problémy a řídit úkoly v reálném čase.
Scrum: Rámec Agile, který rozděluje projekt do krátkých iterací, tzv. sprintů. Každý sprint má konkrétní cíl a definovanou dobu dokončení a tým pravidelně vyhodnocuje jeho průběh.
Scrumban: hybridní přístup, který kombinuje prvky Scrumu a Kanbanu pro řízení úkolů v iteracích, ale s větší flexibilitou při řízení pracovních postupů.
Extrémní programování (XP): Zaměřuje se na intenzivní programování, časté testování a úzkou spolupráci se zákazníkem. Klade důraz na kvalitu kódu a rychlé přizpůsobení měnícím se požadavkům.
PRINCE2: Metoda řízení projektů, která kombinuje strukturovaný přístup s flexibilitou a přizpůsobivostí. Definuje přesné procesy, role a dokumentaci a zároveň umožňuje řídit rizika a kontrolovat postup v každé fázi projektu.

Hybridní řízení projektů

Hybridní projektové řízení je kombinací dvou nebo více metodik projektového řízení pro realizaci jednoho projektu. V praxi se nejčastěji jedná buď o Agile, nebo o tradiční přístup Waterfall. To znamená, že část projektových prací, zahrnující plánování i realizaci projektu, probíhá podle jedné metodiky, zatímco druhá část je prováděna podle jiných metodik.

Klíčové fáze řízení projektu

Převážná většina nejpopulárnějších metodik projektového řízení rozlišuje čtyři hlavní fáze realizace projektu:

Iniciační fáze

Iniciační fáze zahrnuje počáteční definici podoby projektu a rozhodnutí o jeho zahájení. V mnoha firmách je shromažďování nápadů na nové projekty nezbytným procesem. Společnosti si uvědomují, že využití potenciálu zaměstnanců a jejich kreativity je nesmírně cenné. Proto se snaží organizovat proces tak, aby každý zaměstnanec měl možnost předložit nápad na nový projekt. Je známo, že ne všechny nápady jsou hodnotné a ne všechny mají smysl nebo je lze realizovat. Proto je dalším krokem hodnocení nápadů, k němuž se často používají bodovací modely. Jakmile jsou vybrány nejlepší nápady na projekty, jsou popsány pomocí projektových karet a poté se rozhoduje o jejich realizaci.

Fáze plánování

Fáze plánování Na základě předpokladů projektu uvedených v Chartě projektu zahájí projektový tým podrobné plánování. Stojí za zmínku, že pojetí podrobného plánování se u Agile a tradičních metodik liší. Dobré promyšlení způsobu dosažení stanoveného cíle projektu významně rozhoduje o jeho úspěchu. Není vhodné začínat projekt bez jakéhokoli plánu, i když se to v praxi stává poměrně často. Hlavními prvky plánu projektu jsou:

Charta projektu
Harmonogram projektu
Rozpočet projektu
Plán rizik
Komunikační plán
Plán řízení změn

Fáze realizace

Jedná se o fázi skutečných činností, které vedou k dosažení cíle projektu. Jedná se jak o věcné činnosti vyplývající přímo z harmonogramu projektu, tak o řadu řídicích činností (monitorování, podávání zpráv, řízení rizik, řízení změn v plánu projektu, řízení zainteresovaných stran), které provádí projektový manažer a sponzor projektu.

Závěrečná fáze

Závěrečná fáze zahrnuje oficiální uzavření a shrnutí projektu. Osvědčeným postupem je vyplnění Charty o uzavření projektu. Mezi prvky takové charty patří „závěry po ukončení projektu“ a „získané zkušenosti“. Získané poznatky jsou velmi důležité, protože jejich analýza umožňuje lépe plánovat a realizovat budoucí projekty.

Viz více

4 hlavní fáze realizace projektu

Přejít na článek

Nástroje pro řízení projektů

Nástroje pro řízení projektů umožňují lepší organizaci týmu, kontrolu rozpočtu, řízení rizik a automatizaci mnoha procesů. Umožňují efektivní sledování postupu, rychlou identifikaci problémů a bezproblémovou komunikaci mezi členy týmu.

FlexiProject je pokročilý, komplexní nástroj pro řízení projektů, který podporuje organizace v každé fázi realizace projektu. Díky své flexibilitě, intuitivnímu rozhraní a výkonným funkcím umožňuje FlexiProject efektivní plánování, realizaci a monitorování projektů. Nástroj integruje všechny procesy řízení projektů, od plánování a rozpočtování až po přidělování zdrojů, kontrolu rizik a podávání zpráv o průběhu. V následujícím videu se můžete podívat, jak nástroj pro řízení projektůFlexiProject funguje.

Klíčové vlastnosti nástrojů pro řízení projektů

Moderní nástroje pro řízení projektů, jako je například FlexiProject, nabízejí řadu funkcí, které umožňují efektivně řídit projekty různého rozsahu a složitosti. Zde jsou ty nejdůležitější z nich:

Ganttův diagram: Zobrazuje celý harmonogram projektu v grafické podobě. Na Ganttově diagramu lze snadno vizualizovat pořadí plnění jednotlivých úkolů projektu a především navrhnout logické vazby mezi těmito úkoly. Ganttův diagram také umožňuje analyzovat kritickou cestu.

Řízení portfolia projektů: Projekty podobné povahy by měly být seskupeny do projektových portfolií. Samostatná portfolia projektů mohou zahrnovat projekty vývoje nových produktů, strategické iniciativy, investiční projekty nebo organizační zlepšení. Řízení projektových portfolií umožňuje efektivněji realizovat firemní strategii.
Řízení implementace strategie: Jedná se především o přesné sladění strategických cílů společnosti s projekty a Key Performance Indicators (KPI). Vedení společnosti pak může rychle analyzovat, do jaké míry jsou jednotlivé strategické cíle plněny.
Řízení rizik: Identifikace a efektivní řízení rizik projektu je klíčovou součástí každého projektu. Každý projektový tým by měl pravidelně diskutovat o rizicích projektu. Při realizaci velkých a složitých projektů se vyplatí vést registr projektových rizik.

Plánování a sledování rozpočtu: Základním předpokladem, který přímo vyplývá z definice projektu, je realizace projektu podle schváleného rozpočtu. V praxi ne všechny projekty vyžadují tvorbu a sledování rozpočtu. Mezi takové projekty patří i ty, které jsou realizovány z vlastních zdrojů a s nimiž nejsou spojeny prakticky žádné výdaje. Na druhou stranu významné investiční projekty nebo projekty vývoje nových produktů vyžadují dobré řízení rozpočtu projektu.
Správa zdrojů: Nedostatek projektových zdrojů pro realizaci všech projektů v podniku je jedním z nejvýznamnějších problémů, se kterými se organizace setkávají. Proto je řízení projektových zdrojů jedním z nejdůležitějších procesů, které významně ovlivňují konečný úspěch projektů. Řízení zdrojů zahrnuje dva základní procesy: plánování požadavků na zdroje a přidělování zdrojů.
Zprávy a analýzy: Zprávy a analýzy jsou vyžadovány projektovými manažery, projektovými týmy, úřady pro řízení programů (PMO), sponzory projektů, řídícími výbory a představenstvy společností. Osoby odpovědné za sledování výkonnosti projektu potřebují komplexní a dobře prezentované informace pro management.
Automatizace procesů: Dnešní IT nástroje, které podporují řízení projektů, včetně FlexiProject, umožňují automatizaci několika procesů řízení projektů. Mezi tyto procesy patří automatické rozhodovací cesty, automatická oznámení, automatický reporting a možnost vytvářet šablony pro opakující se projekty.
Spolupráce a komunikace jsou klíčovými aspekty úspěšného projektového týmu. V dobrém softwaru pro řízení projektů jsou zabudované komunikátory .
Integrace s dalšími nástroji: Podniky využívají při své každodenní činnosti více informačních systémů, které musí do určité míry spolupracovat. Nejčastější integrace programů, jako je FlexiProject, zahrnují Microsoft Excel, Microsoft Project, Jira, systémy ERP, Active Directory, Microsoft Teams nebo Outlook.

Viz více

Co je to Ganttův diagram a jak ho vytvořit? [PŘÍKLAD]

Přejít na článek

Nejčastější problémy při řízení projektů

Dynamika změn v konkurenčním a ekonomickém prostředí a následně i v samotných firmách znamená, že organizace musí překonat několik výzev, aby mohly efektivněji řídit projekty. Mezi hlavní výzvy patří:

Zajištění odpovídajících zdrojů pro zahájené a probíhající projekty. Potřeba nových projektů často vede k tomu, že jsou zahajovány bez odpovídajících zdrojů. Důsledkem jsou častá zpoždění v realizaci milníků i celých projektů, nižší kvalita dodávaných výsledků a demotivace projektových týmů.
Nesoulad mezi realizovanými projekty a strategickými cíli společnosti. Výsledkem takového chování je nadměrný počet probíhajících projektů a nižší efektivita při realizaci strategie.
Neefektivní IT nástroje podporující řízení projektů. Mnoho společností se často spoléhá na interně vyvinutá řešení využívající aplikace Excel, Word a Outlook. Taková řešení nejsou vhodná pro řízení více projektů současně, kde je rozhodující přesnost a snadná dostupnost dat. Takové nástroje nepodporují týmovou práci a dobrou komunikaci.
Nedostatek PMO a dobrých standardů. Dobře řízený PMO má významný vliv na kvalitu realizace projektů v organizacích. Úkolem PMO je vytvářet interní standardy projektového řízení, prosazovat je v organizaci, podporovat projektové týmy a podávat zprávy o stavu probíhajících projektů.
nedostatečné dovednosti v oblasti řízení projektů. Projektovými manažery se často stávají jednotlivci bez odborných znalostí v oblasti projektového řízení. Totéž platí pro členy projektových týmů, řídicích výborů nebo sponzory projektů. Zajištění školení a příslušných kompetencí je zásadní úlohou kanceláře projektového řízení.
Nedostatečné plánování projektu. Vypracování dobrého plánu projektu vyžaduje čas a často je to náročný úkol. Zahájení projektu bez dobrého plánu je však nerozvážným krokem. Je výhodnější si projekt dobře promyslet na začátku, než v průběhu jeho realizace opravovat různé věci.
Nedostatečné zaměření na dosažení cílů stanovených pro projekty. Dosažení cíle projektu je hlavním úkolem projektového týmu a mělo by být vždy nejvyšší prioritou.