Gestão de projectos híbridos: o que é e como utilizá-la na prática?

Há vários anos que desenvolvo o software de gestão de projectos e carteiras FlexiProject. Perguntei a um dos programadores quando é que ele esperava que terminassem o trabalho no módulo de elaboração de relatórios. Respondeu-me com uma honestidade desarmante que não sabia, porque “trabalhamos em scrum e, no scrum, não há prazos – quando terminarem, saberá”. Este pode ser um exemplo extremo, mas não está muito longe da realidade.

“Trabalhamos em scrum, e em scrum, afinal, não há prazos.”

Muitas vezes, independentemente de trabalharmos com metodologias ágeis ou tradicionais, temos problemas em entregar os resultados do projeto a tempo. No entanto, muitos projectos têm de ser concluídos a tempo. Se uma empresa sabe que tem de entregar um novo produto a tempo para uma feira internacional numa data específica, será um grande problema se o projeto se atrasar. Em praticamente todas as organizações, o trabalho tem de se basear num determinado prazo. A direção da empresa não se pode dar ao luxo de “escolher livremente” o que vai ser, quando vai ser. Por estas e outras razões, a Gestão Híbrida de Projectos está a tornar-se uma tendência cada vez mais comum na gestão de projectos.

O que é a Gestão Híbrida de Projectos?

Como o nome sugere, a Gestão Híbrida de Projectos é uma combinação inteligente de duas (teoricamente, pode fazer mais) metodologias de gestão de projectos para realizar um único projeto. Na prática, as metodologias mais comuns são a ágil e a tradicional em cascata. Isto significa que uma parte do trabalho do projeto que envolve o planeamento e a execução do projeto é feita num processo e outra parte no outro.

Como é que trabalha na prática com uma abordagem híbrida?

É necessário desenvolver um calendário de projeto para concluir o projeto com êxito e dar às partes interessadas a sensação de que controla o projeto e as suas datas-chave. Depois, vale a pena validá-lo como um plano de base do projeto. O método clássico de cascata é muito adequado para este efeito. Com ele, podemos desenvolver um plano de projeto de alto nível que detalha as principais fases do projeto, os marcos e as tarefas significativas. As tarefas individuais do projeto devem ter datas de início e de fim definidas, pessoas responsáveis e inter-relações concebidas. Um calendário desenvolvido desta forma mostra uma imagem das principais actividades que têm de ser realizadas no projeto. Se as partes interessadas no projeto aceitarem esse plano, a equipa do projeto pode começar a dividir as grandes tarefas em sprints, criar backlogs, etc., ou seja, entrar em modo ágil. Mas já não existe uma situação de “ausência de prazos” porque foram definidos prazos importantes no calendário geral. É também de salientar que apenas uma parte específica do projeto pode ser realizada com métodos ágeis e o resto com métodos clássicos. O parágrafo seguinte aborda um exemplo prático de execução de um projeto de forma híbrida.

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4 fases principais de execução do projeto

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Desenvolvimento e implementação de um novo produto utilizando uma abordagem híbrida - exemplo

Uma empresa de dispositivos médicos decidiu construir e comercializar um dispositivo inovador para testar rapidamente a composição do sangue humano. As principais fases deste projeto específico são descritas a seguir:

analisar o mercado e construir um caso de negócio para o projeto
desenvolver um plano de projeto
escrever o software
conceção da eletrónica e do dispositivo físico
construção de um protótipo de analisador
ensaio do analisador em laboratórios seleccionados
apresentação do analisador em feiras internacionais
desenvolvimento da estratégia de marketing e vendas
lançamento da produção em massa do dispositivo
início da venda de equipamentos no mercado

Analisando o conceito de execução do projeto acima referido, verifica-se que, em princípio, apenas as fases 3 e 4 devem ser executadas com recurso a metodologias ágeis, sendo que todas as outras utilizam uma abordagem tradicional ao planeamento e execução do projeto.

Que ferramentas utilizar para planear e implementar um projeto híbrido?

Existem poucas ferramentas disponíveis no mercado que permitam trabalhar simultaneamente em metodologias ágeis e híbridas de forma eficiente e eficaz. Por conseguinte, uma abordagem prática consiste em utilizar uma ferramenta diferente para a entrega de projectos do método tradicional e outra para a entrega do método ágil. Nesta abordagem, é crucial garantir que esse software possa ser integrado para controlar eficazmente o planeamento e a execução do projeto. Um software muito comum, especialmente entre as equipas de desenvolvimento para a implementação de projectos que utilizam métodos ágeis, é o Jira. O FlexiProject, por outro lado, é um programa de gestão de projectos e portfólios com um mecanismo interessante de integração com o Jira. O FlexiProject permite-lhe gerir um projeto de forma holística e, em particular, gerir

descrever o projeto numa carta de projeto
desenvolvimento e aprovação do plano do projeto
gestão orçamental de projectos
gestão dos riscos do projeto
gestão dos recursos do projeto
gestão da carteira de projectos
gerir as alterações ao plano do projeto durante a execução do projeto
comunicação eficaz do estado do projeto

Calendário no FlexiProject

Nesta abordagem, a direção da empresa e o Gabinete de Gestão de Projectos controlam efetivamente todo o projeto, e as equipas de desenvolvimento trabalham com metodologias ágeis. Desta forma, todo o projeto é gerido corretamente e todos trabalham numa ferramenta eficiente e confortável.

Quais são as vantagens das metodologias em cascata em relação às metodologias ágeis?

As principais vantagens da metodologia de cascata:

permite o planeamento de todo o projeto
a documentação do projeto é valiosa
ideal para projectos em que o produto final e o fluxo do projeto podem ser planeados

Principais vantagens das metodologias ágeis:

É uma metodologia muito mais flexível do que uma metodologia em cascata
melhor para projectos em que é difícil conceber antecipadamente o resultado final, e mesmo essa conceção pode ser ineficaz
permite a melhoria contínua dos processos
o feedback do cliente do projeto é valioso

Métodos em cascata vs. métodos ágeis - não tem de ser uma escolha

Podemos obter o melhor dos dois mundos utilizando simultaneamente métodos tradicionais em cascata e métodos ágeis. O método em cascata oferece-nos a criação de um calendário que nos dá uma ideia do âmbito do projeto e do seu calendário. Por outro lado, a metodologia ágil dá-nos flexibilidade e a capacidade de adotar uma abordagem iterativa para criar elementos de projeto inovadores. Além disso, os métodos ágeis são menos prevalecentes nas organizações do que os métodos em cascata, o que significa que os conselhos de administração esperam falar e apresentar relatórios numa “linguagem que compreendem”, que é muito mais frequentemente a linguagem tradicional baseada nos métodos em cascata.