Gestione ibrida dei progetti: cos'è e come utilizzarla nella pratica?

Da diversi anni sviluppo il software di gestione di progetti e portfolio FlexiProject. Ho chiesto a uno degli sviluppatori quando pensava che avrebbero terminato il lavoro sul modulo di reporting. Mi ha risposto con disarmante onestà che non lo sapeva perché “lavoriamo in scrum e in scrum non ci sono scadenze: quando lo finiranno, lo saprai”. Questo può essere un esempio estremo, ma non è molto lontano dalla realtà.

“Lavoriamo in scrum e in scrum non ci sono scadenze”.

Molto spesso, indipendentemente dal fatto che lavoriamo con metodologie agili o tradizionali, abbiamo problemi a consegnare i risultati dei progetti in tempo. Eppure, molti progetti devono essere portati a termine in tempo. Se un’azienda sa di dover consegnare un nuovo prodotto in tempo per una fiera internazionale in una data specifica, sarà un grosso problema se il progetto subisce un ritardo. In quasi tutte le organizzazioni il lavoro si basa su una qualche scadenza. La direzione dell’azienda non può permettersi di “fare il freestyle” su ciò che sarà quando sarà. Per questi e altri motivi, la gestione ibrida dei progetti sta diventando una tendenza sempre più diffusa nella gestione dei progetti.

Che cos'è la gestione ibrida dei progetti?

Come suggerisce il nome, la gestione ibrida dei progetti è un’abile combinazione di due metodologie di gestione dei progetti (in teoria, si può fare di più) per realizzare un singolo progetto. In pratica, le metodologie più comuni sono quella agile e quella tradizionale a cascata. Ciò significa che una parte del lavoro di progettazione e di esecuzione del progetto viene svolta in un processo e una parte nell’altro.

Come lavorate nella pratica utilizzando un approccio ibrido?

È necessario sviluppare una pianificazione del progetto per completarlo con successo e dare agli stakeholder la sensazione di avere il controllo del progetto e delle sue date chiave. Quindi, vale la pena di convalidarlo come piano di base del progetto. Il classico metodo a cascata è molto adatto a questo scopo. Utilizzandolo, possiamo sviluppare un piano di progetto di alto livello che illustra le principali fasi del progetto, le tappe e i compiti più importanti. I singoli compiti del progetto devono avere date di inizio e fine definite, persone responsabili e interrelazioni progettate. Una pianificazione sviluppata in questo modo mostra un quadro delle principali attività che devono essere svolte nel progetto. Se gli stakeholder del progetto accettano tale piano, il team di progetto può iniziare a suddividere le attività più grandi in sprint, creare backlog e così via, ossia passare alla modalità agile. Ma non c’è più una situazione di “assenza di scadenze”, perché le scadenze principali sono state definite nel master schedule. Vale anche la pena di notare che solo una parte specifica del progetto può essere realizzata con metodi agili e il resto con metodi classici. Il paragrafo seguente illustra un esempio pratico di implementazione di un progetto in modo ibrido.

Per saperne di più

4 fasi principali di attuazione del progetto

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Sviluppo e implementazione di un nuovo prodotto utilizzando un approccio ibrido - esempio

Un’azienda di dispositivi medici ha deciso di costruire e commercializzare un dispositivo innovativo per l’analisi rapida della composizione del sangue umano. Le fasi principali di questo particolare progetto sono descritte di seguito:

analizzare il mercato e costruire un business case per il progetto
sviluppo di un piano di progetto
scrivere il software
progettare l’elettronica e il dispositivo fisico
costruzione di un prototipo di analizzatore
test dell’analizzatore in laboratori selezionati
presentazione dell’analizzatore alle fiere internazionali
sviluppo della strategia di marketing e di vendita
avvio della produzione di massa del dispositivo
inizio delle vendite di attrezzature sul mercato

Analizzando il concetto di implementazione del progetto di cui sopra, si può notare che, in linea di principio, solo le fasi 3 e 4 dovrebbero essere implementate utilizzando metodologie agili, mentre tutte le altre utilizzano un approccio tradizionale alla pianificazione e all’implementazione del progetto.

Quali strumenti utilizzare per pianificare e implementare un progetto ibrido?

Sono pochi gli strumenti disponibili sul mercato che consentono di lavorare contemporaneamente con metodologie agili e ibride in modo efficiente ed efficace. Pertanto, un approccio pratico consiste nell’utilizzare uno strumento diverso per la consegna dei progetti con metodo tradizionale e un altro per la consegna con metodo agile. In questo approccio, è fondamentale garantire che il software possa essere integrato per controllare efficacemente la pianificazione e l’esecuzione del progetto. Un software molto diffuso, soprattutto tra i team di sviluppo per la realizzazione di progetti con metodi agili, è Jira. FlexiProject, invece, è un programma di gestione di progetti e portfolio con un interessante meccanismo di integrazione con Jira. FlexiProject consente di gestire un progetto in modo olistico e in particolare di:

descrivere il progetto in una carta di progetto
sviluppo e approvazione del piano di progetto
gestione del budget di progetto
gestione del rischio di progetto
gestione delle risorse del progetto
gestione del portafoglio progetti
gestire le modifiche al piano di progetto durante l’esecuzione del progetto
un’efficace rendicontazione dello stato di avanzamento del progetto

Pianificazione in FlexiProject

In questo approccio, la direzione aziendale e il Project Management Office controllano efficacemente l’intero progetto e i team di sviluppo lavorano con metodologie agili. In questo modo, l’intero progetto viene gestito correttamente e tutti lavorano in uno strumento efficiente e confortevole.

Quali sono i vantaggi delle metodologie waterfall rispetto a quelle agili?

I principali vantaggi della metodologia a cascata:

consente di pianificare l’intero progetto
la documentazione del progetto è preziosa
ideale per progetti in cui il prodotto finale e il flusso del progetto possono essere pianificati

Principali vantaggi delle metodologie agili:

È una metodologia molto più flessibile rispetto a quella a cascata.
meglio per i progetti in cui è difficile progettare il risultato finale in anticipo, e anche tale progettazione può risultare inefficace
consente il miglioramento continuo dei processi
il feedback del cliente del progetto è prezioso

Metodi waterfall vs. agili: non deve essere una scelta.

Possiamo ottenere il meglio di entrambi i mondi utilizzando contemporaneamente i metodi tradizionali waterfall e agili. Il metodo a cascata ci offre la creazione di un calendario che ci dà un’idea della portata del progetto e della sua tempistica. D’altra parte, la metodologia agile ci offre flessibilità e la possibilità di adottare un approccio iterativo per creare elementi innovativi del progetto. Inoltre, i metodi agili sono meno diffusi nelle organizzazioni rispetto a quelli a cascata, il che significa che i consigli di amministrazione si aspettano di parlare e riferire in una “lingua che capiscono”, che è molto più spesso il linguaggio tradizionale basato sulla cascata.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Włodzimierz è membro del consiglio di amministrazione di FlexiProject ed esperto in gestione dei progetti. Per oltre 20 anni ha maturato un’esperienza approfondita lavorando con aziende polacche e internazionali nella realizzazione di decine di grandi progetti - oggi applica con passione questa competenza nello sviluppo del sistema FlexiProject. Guida il team responsabile del suo sviluppo, implementazione e promozione, aiutando le imprese moderne a raggiungere i loro obiettivi.