Hibrid projektmenedzsment: mi az és hogyan használjuk a gyakorlatban?
Több éve fejlesztem a FlexiProject projekt- és portfóliókezelő szoftvert. Megkérdeztem az egyik fejlesztőt, hogy mikorra várható a jelentéskészítő modul befejezése. Lefegyverző őszinteséggel válaszolta, hogy nem tudja, mert „mi scrumban dolgozunk, és a scrumban végül is nincsenek határidők – amikor befejezik, tudni fogod”. Lehet, hogy ez egy szélsőséges példa, de nem áll távol a valóságtól.
„Mi scrumban dolgozunk, és a scrumban végül is nincsenek határidők.”
Gyakran előfordul, hogy – függetlenül attól, hogy agilis vagy hagyományos módszertannal dolgozunk – problémáink vannak a projekteredmények időben történő átadásával. Mégis, sok projektet időben be kell fejezni. Ha egy vállalat tudja, hogy egy új terméket kell időben leszállítania egy nemzetközi vásárra, egy meghatározott időpontban, akkor nagy problémát jelent, ha a projekt késik. Gyakorlatilag minden szervezetben a munkának valamilyen határidőn kell alapulnia. A vállalatvezetés nem engedheti meg magának, hogy „freestyle” legyen, hogy mi lesz, amikor lesz. Ezen és más okok miatt a hibrid projektmenedzsment egyre inkább elterjedt trend a projektmenedzsmentben.
Mi a hibrid projektmenedzsment?
Ahogy a neve is mutatja, a hibrid projektmenedzsment két (elméletileg több) projektmenedzsment-módszer okos kombinációja egyetlen projekt megvalósítása érdekében. A gyakorlatban a leggyakoribb módszerek az agilis és a hagyományos vízeséses módszerek. Ez azt jelenti, hogy a projekttervezést és -végrehajtást is magában foglaló projektmunka egy részét az egyik, más részét a másik folyamatban végzik.
Hogyan dolgozik a gyakorlatban a hibrid megközelítéssel?
Ki kell dolgoznia egy projekt ütemtervet, hogy sikeresen befejezze a projektet, és az érdekeltek úgy érezhessék, hogy Ön irányítja a projektet és annak legfontosabb időpontjait. Ezután érdemes azt projektalaptervként érvényesíteni. A klasszikus vízeséses módszer nagyon jól alkalmazható erre. Ennek segítségével egy magas szintű projekttervet dolgozhatunk ki, amely részletezi a projekt főbb fázisait, mérföldköveit és jelentős feladatait. Az egyes projektfeladatoknak meghatározott kezdő- és befejezési dátummal, felelősökkel és tervezett összefüggésekkel kell rendelkezniük. Az így kialakított ütemterv képet ad a projekt során elvégzendő főbb tevékenységekről. Ha a projekt érdekeltjei elfogadják ezt a tervet, a projektcsapat elkezdheti a nagy feladatokat sprintekre osztani, backlogokat létrehozni stb., azaz agilis üzemmódba léphet. De már nincs olyan helyzet, hogy „nincsenek határidők”, mivel a fő ütemtervben már meghatározták a főbb határidőket. Azt is érdemes megjegyezni, hogy a projektnek csak egy bizonyos része valósítható meg agilis módszerekkel, a többi pedig klasszikus módszerekkel. A következő bekezdés egy gyakorlati példát tárgyal egy projekt hibrid módon történő megvalósítására.
What are the 4 key phases of project implementation? Learn about best practices and see what to keep in mind.
Egy új termék kifejlesztése és bevezetése hibrid megközelítéssel – példa
Egy orvostechnikai eszközökkel foglalkozó vállalat úgy döntött, hogy innovatív eszközt készít és hoz forgalomba az emberi vér összetételének gyors vizsgálatára. Az alábbiakban ismertetjük azokat a főbb fázisokat, amelyekből ez a projekt állhat:
- a piac elemzése és a projekt üzleti indoklásának elkészítése
- projektterv kidolgozása
- írja meg a szoftvert
- az elektronika és a fizikai eszköz tervezése
- egy analizátor prototípusának megépítése
- az analizátor tesztelése kiválasztott laboratóriumokban
- az analizátor bemutatása nemzetközi vásárokon
- marketing- és értékesítési stratégia kidolgozása
- a készülék sorozatgyártásának megkezdése
- a berendezések piaci értékesítésének megkezdése
A fenti projektmegvalósítási koncepciót elemezve látható, hogy elvileg csak a 3. és 4. fázist kell agilis módszertanok alkalmazásával megvalósítani, az összes többit a projekttervezés és -megvalósítás hagyományos megközelítésével.
Milyen eszközöket használjunk egy hibrid projekt megtervezéséhez és megvalósításához?
Kevés olyan eszköz van a piacon, amely lehetővé teszi, hogy egyszerre hatékonyan és eredményesen dolgozzon agilis és hibrid módszertanokban. Ezért a gyakorlati megközelítés az, hogy más eszközt használnak a hagyományos módszerrel, és mást az agilis módszerrel történő projektvégrehajtáshoz. Egy ilyen megközelítésben alapvető fontosságú annak biztosítása, hogy az ilyen szoftverek integrálhatók legyenek a projekttervezés és -végrehajtás hatékony ellenőrzésére. Az egyik, különösen a fejlesztőcsapatok körében az agilis módszerekkel megvalósított projektek megvalósításához nagyon elterjedt szoftver a Jira. A FlexiProject viszont egy projekt- és portfóliókezelő program, amely egy érdekes módon kialakított mechanizmussal integrálható a Jira-val. A FlexiProject lehetővé teszi, hogy egy projektet holisztikusan kezeljen, és különösen:
- a projekt leírása a projekt chartában
- a projektterv kidolgozása és jóváhagyása
- projektköltségvetés kezelése
- projekt kockázatkezelés
- projekt erőforrás-menedzsment
- projektportfólió-menedzsment
- a projektterv módosításainak kezelése a projekt végrehajtása során
- hatékony jelentéstétel a projekt állapotáról
Ebben a megközelítésben a vállalat vezetése és a Projektmenedzsment Iroda hatékonyan irányítja a teljes projektet, a fejlesztőcsapatok pedig agilis módszertanok szerint dolgoznak. Így az egész projektet megfelelően kezelik, és mindenki hatékony és kényelmes eszközzel dolgozik.
Milyen előnyei vannak a vízeséses és az agilis módszertanoknak?
A vízeséses módszertan fő előnyei:
- lehetővé teszi a teljes projekt megtervezését
- a projektdokumentáció értékes
- ideális olyan projektekhez, ahol a végtermék és a projektfolyamat megtervezhető
Az agilis módszertanok fő előnyei:
- Ez egy sokkal rugalmasabb módszertan a vízeséshez képest.
- jobb az olyan projektek esetében, ahol kihívást jelent a végeredmény előzetes megtervezése, és még az ilyen tervezés is eredménytelen lehet.
- lehetővé teszi a folyamatos folyamatfejlesztést
- a projekt ügyféltől érkező visszajelzés értékes
Vízesés vs. agilis módszerek – nem kell, hogy legyen választásunk
A hagyományos vízeséses és az agilis módszerek egyidejű alkalmazásával mindkét világból a legjobbat kaphatjuk. A vízeséses módszer egy olyan ütemterv elkészítését kínálja, amely megadja a projekt terjedelmét és időzítését. Másrészt az agilis módszertan rugalmasságot és iteratív megközelítést biztosít számunkra az innovatív projektelemek létrehozásához. Ráadásul az agilis módszerek kevésbé elterjedtek a szervezetekben, mint a vízesés, ami azt jelenti, hogy a vezetőségek elvárják, hogy olyan „nyelven beszéljenek és számoljanak be, amelyet értenek”, ami sokkal gyakrabban a vízesésen alapuló hagyományos nyelv.
