Hybrydowe zarządzanie projektami: czym jest i jak wykorzystać je w praktyce?

Od kilku lat pracuję nad rozwojem programu do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject. Jakiś czas temu zapytałem jednego z programistów, kiedy spodziewa się, że skończą pracę nad modułem raportowania. On na to odpowiedział z rozbrajającą szczerością, że nie wie, bo „my pracujemy w scurmie a w scrumie nie ma przecież terminów–jak skończą to będzie wiadomo”. Może jest to dość skrajny przykład, ale wcale nie aż tak oderwany od rzeczywistości.

„my pracujemy w scrumie, a w scrumie nie ma przecież terminów”

Dość często można zaobserwować, że niezależnie od tego czy pracujemy w metodykach zwinnych, czy też tradycyjnych-mamy problemy z dostarczaniem rezultatów projektów na czas. Przecież wiele projektów musi skończyć się na czas. Jeżeli firma wie, że musi z nowym produktem zdążyć na międzynarodowe targi, które odbędą się w konkretnym terminie, to dużym problemem będzie opóźnienie projektu. Praca w praktycznie każdej organizacji musi opierać się o jakieś terminy. Zarząd firmy nie może sobie pozwolić na „freestyle”, że będzie wtedy, kiedy będzie. Z tych i innych powodów coraz powszechniejszym trendem w zarządzaniu projektami staje się hybrydowe zarządzanie projektami.

Czym jest hybrydowe zarządzanie projektami?

Hybrydowe Zarządzanie Projektami jest mądrym połączeniem dwóch (teoretycznie można więcej) metodyk zarządzania projektami do realizacji jednego projektu. W praktyce najczęściej jest to metodyka zwinna oraz tradycyjna waterfall. Oznacza to, że część prac projektowych polegających zarówno na planowaniu projektu jak i jego realizacji jest wykonywana w jednej metodyce a część w innej.

Jak wykorzystywać hybrydowe zarządzanie projektami w praktyce?

W celu zakończenia projektu z sukcesem i zapewnić interesariuszom projektu poczucie, że panujemy nad projektem i jego kluczowymi datami trzeba opracować harmonogram projektu. Następnie warto zatwierdzić go jako plan bazowy projektu. Do tego bardzo dobrze się nadaje klasyczna metoda waterfall. Przy jej użyciu możemy opracować wysokopoziomowy plan projektu, wyszczególniając główne fazy projektu, etapy, duże zadania i kamienie milowe. Poszczególne zadania projektowe powinny mieć określone daty rozpoczęcia i zakończenia, osoby odpowiedzialne oraz zaprojektowane wzajemne relacje. Tak opracowany harmonogram pokazuje obraz głównych działań, jakie w projekcie muszą być zrealizowane. Jeśli taki plan zostanie zaakceptowany przez interesariuszy projektu, to zespół projektowy może zacząć dzielić duże zadania na sprinty, tworzyć backlogi itp. czyli przechodzi w tryb pracy zwinnej. Ale nie ma już sytuacji, że „nie ma terminów”, bo główne terminy zostały zdefiniowane w głównym harmonogramie. Warto też zauważyć, że tylko określony fragment projektu może być realizowany metodami zwinnymi a pozostała część projektu metodą klasyczną. W kolejnym akapicie zostanie omówiony praktyczny przykład realizacji projektu w sposób hybrydowy.

Zobacz również

4 główne etapy realizacji projektu

Przejdź do artykułu

Praktyczny przykład realizacji projektu w sposób hybrydowy: Opracowanie i wdrożenie nowego produktu

Firma zajmująca się produkcją sprzętu medycznego podjęła decyzję o zbudowaniu i wdrożeniu na rynek innowacyjnego urządzenia do szybkiego badania składu ludzkiej krwi. Poniżej przedstawiono główne fazy, z jakich może się składać ten konkretny projekt:

Analiza rynku i zbudowaniu business case projektu
Opracowanie planu projektu
Napisanie oprogramowania
Zaprojektowanie układów elektronicznych oraz fizycznego urządzenia
Zbudowanie prototypu analizatora
Testy analizatora w wybranych laboratoriach
Prezentacja analizatora na międzynarodowych targach
Opracowanie strategii marketingowej i sprzedażowej
Uruchomienie seryjnej produkcji urządzenia
Rozpoczęcie sprzedaży urządzania na rynku

Analizując powyższą koncepcję realizacji projektu, można dostrzec, że w zasadzie tylko fazy 3 i 4 powinny być realizowane w metodykach zwinnych a wszystkie pozostałe przy wykorzystaniu tradycyjnego podejścia do planowania i realizacji projektu.

Jakie wykorzystać narzędzia do planowania i realizacji projektu hybrydowego?

Jest niewiele narzędzi dostępnych na rynku, które pozwalają w efektywny i skuteczny sposób pracować równocześnie zarówno w metodykach zwinnych jak i hybrydowych. Dlatego skutecznym podejściem jest wykorzystanie innego narzędzia do realizacji projektu metodą tradycyjną i innego do realizacji metodą zwinną. W takim podejściu kluczowe jest zadbanie, aby takie programy mogły być ze sobą zintegrowane po to, aby w całości skutecznie panować zarówno nad planowaniem jak i realizacją projektu. Program, który jest bardzo rozpowszechniony szczególnie wśród zespołów programistycznych do realizacji projektów metodami zwinnymi to Jira. Natomiast FlexiProject jest programem do zarządzania projektami i portfelami projektów, który ma w interesujący sposób zaprojektowany mechanizm pozwalający na integrację z programem Jira. FlexiProject pozwala na całościowe zarządzanie projektem a w szczególności na:

Opisanie projektu w karcie projektu
Opracowanie i zatwierdzenie planu projektu
Zarządzanie budżetem projektu
Zarządzanie ryzykiem w projekcie
Zarządzanie zasobami projektowymi
Zarządzanie portfelami projektowymi
Zarządzanie zmianami w planie projektu w trakcie realizacji projektu
Efektywne raportowanie statusu realizacji projektu

Harmonogram w programie FlexiProject

W takim podejściu zarząd firmy oraz Biuro Zarządzania Projektami w efektywny sposób panują nad całym projektem, a zespoły programistyczne pracują w metodykach zwinnych. W ten sposób cały projekt jest odpowiednio zarządzany i każdy pracuje w narzędziu, które jest dla niego efektywne i wygodne.

Jakie są zalety metody waterfall i metodyk zwinnych?

Główne zalety metodyki waterfall:

Pozwala na zaplanowanie całego projektu
Cenna jest dokumentacja projektu
Idealna dla projektów, gdzie finalny produkt i przebieg projektu mogą być zaplanowane

Główne zalety metodyk zwinnych:

Metodyka dużo bardziej elastyczna w porównaniu z waterfall
Lepsza dla projektów, gdzie trudno z góry zaprojektować efekt końcowy, a nawet takie projektowanie może być nieefektywne
Pozwala na ciągłe doskonalenie procesu
Cenny jest feedback klienta projektu

Waterfall a metody zwinne-to nie musi być wybór

Używając równocześnie tradycyjnej metody waterfall oraz metod zwinnych możemy wykorzystać to co najlepsze w obu światach. Metoda waterfall oferuje nam stworzenie harmonogramu dającego poczucie zakresu projektu oraz jego rozłożenia w czasie. Natomiast metodyka zwinna daje nam elastyczność oraz możliwość iteracyjnego podejścia do tworzenia innowacyjnych elementów projektu. Dodatkowo metodyki zwinne nie są aż tak rozpowszechnione w organizacjach jak metodyka waterfall co powoduje, że zarządy firm oczekują rozmowy i raportowania w „rozumianym przez siebie języku”, a takim dużo częściej jest język tradycyjny oparty o metodykę waterfall.