Гібридне управління проектами: що це таке і як його використовувати на практиці?
Я розробляю програмне забезпечення для управління проектами та портфелями проектів FlexiProject протягом декількох років. Я запитав одного з розробників, коли, на його думку, вони закінчать роботу над модулем звітності. Він відповів з обеззброюючою чесністю, що не знає, тому що “ми працюємо в скрамі, а в скрамі немає дедлайнів – коли вони закінчать, ви дізнаєтесь”. Можливо, це екстремальний приклад, але він недалекий від реальності.
“Ми працюємо в скрамі, а в скрамі не існує дедлайнів”.
Досить часто, незалежно від того, працюємо ми з гнучкими чи традиційними методологіями, у нас виникають проблеми зі здачею результатів проекту вчасно. Проте багато проектів потрібно завершити вчасно. Якщо компанія знає, що їй потрібно встигнути доставити новий продукт на міжнародну виставку до певної дати, то затримка проекту стане великою проблемою. Практично в кожній організації робота має базуватися на певному дедлайні. Керівництво компанії не може дозволити собі “фрістайл” щодо того, що буде і коли буде. З цих та інших причин гібридне управління проектами стає все більш поширеною тенденцією в управлінні проектами.
Що таке гібридне управління проектами?
Як випливає з назви, гібридне управління проектами – це розумне поєднання двох (теоретично, можна і більше) методологій управління проектами для реалізації одного проекту. На практиці найпоширенішими методологіями є гнучкий і традиційний водоспад. Це означає, що частина проектної роботи, що включає як планування, так і виконання проекту, виконується в рамках одного процесу, а частина – в рамках іншого.
Як ви працюєте на практиці, використовуючи гібридний підхід?
Вам потрібно розробити графік проекту, щоб успішно завершити проект і дати зацікавленим сторонам відчуття, що ви контролюєте проект і його ключові дати. Потім варто затвердити його як базовий план проекту. Для цього дуже добре підходить класичний метод водоспаду. Використовуючи його, ми можемо розробити план проекту високого рівня, що деталізує основні етапи, віхи та важливі завдання проекту. Окремі завдання проекту повинні мати визначені дати початку та завершення, відповідальних осіб та розроблені взаємозв’язки. Розроблений таким чином графік показує картину основних заходів, які необхідно здійснити в рамках проекту. Якщо стейкхолдери проекту приймають такий план, проектна команда може почати ділити великі завдання на спринти, створювати беклоги тощо, тобто переходити в гнучкий режим. Але ситуації “немає дедлайнів” більше немає, оскільки основні дедлайни визначені в генеральному графіку. Варто також зазначити, що лише певна частина проекту може бути виконана гнучкими методами, а решта – класичними. У наступному параграфі ми розглянемо практичний приклад реалізації проекту у гібридний спосіб.
What are the 4 key phases of project implementation? Learn about best practices and see what to keep in mind.
Розробка та впровадження нового продукту з використанням гібридного підходу – приклад
Компанія з виробництва медичного обладнання вирішила створити та вивести на ринок інноваційний пристрій для швидкого тестування складу крові людини. Основні етапи, з яких може складатися цей конкретний проект, описані нижче:
- аналіз ринку та побудова бізнес-кейсу проекту
- розробка плану проекту
- написати програмне забезпечення
- проектування електроніки та фізичного пристрою
- створення прототипу аналізатора
- тестування аналізатора в обраних лабораторіях
- презентація аналізатора на міжнародних виставках
- розробка стратегії маркетингу та продажів
- запуск серійного виробництва пристрою
- початок продажів обладнання на ринку
Аналізуючи наведену вище концепцію реалізації проекту, можна побачити, що, в принципі, лише фази 3 і 4 повинні реалізовуватися з використанням гнучких методологій, а всі інші – з використанням традиційного підходу до планування та реалізації проектів.
Які інструменти використовувати для планування та реалізації гібридного проекту?
На ринку існує небагато інструментів, які дозволяють ефективно та результативно працювати одночасно в гнучких та гібридних методологіях. Тому практичний підхід полягає в тому, щоб використовувати різні інструменти для реалізації проектів традиційними методами, а інші – для гнучких методів. За такого підходу дуже важливо забезпечити можливість інтеграції такого програмного забезпечення для ефективного контролю над плануванням та виконанням проектів. Одне з програмних засобів, яке дуже поширене, особливо серед команд розробників для реалізації проектів з використанням гнучких методів, – це Jira. FlexiProject, з іншого боку, – це програма для управління проектами та портфелями з цікаво розробленим механізмом інтеграції з Jira. FlexiProject дозволяє керувати проектом цілісно та конкретно:
- опис проекту в статуті проекту
- розробка та затвердження плану проекту
- управління бюджетом проекту
- управління проектними ризиками
- управління ресурсами проекту
- управління портфелем проектів
- управління змінами в проектному плані під час виконання проекту
- ефективне звітування про стан проекту
При такому підході керівництво компанії та Офіс управління проектами ефективно контролюють весь проект, а команди розробників працюють за гнучкими методологіями. Таким чином, весь проект управляється правильно, і всі працюють в ефективному та зручному інструменті.
У чому переваги водоспаду над гнучкими методологіями?
Основні переваги методики водоспаду:
- дозволяє планувати весь проект
- проектна документація є цінною
- ідеально підходить для проектів, де кінцевий продукт і хід проекту можна спланувати
Основні переваги гнучких методологій:
- Це набагато гнучкіша методологія порівняно з водоспадом
- краще для проектів, де складно спроектувати кінцевий результат заздалегідь, і навіть таке проектування може бути неефективним
- дозволяє безперервно вдосконалювати процес
- зворотній зв’язок від клієнта проекту є цінним
Водоспад проти гнучких методів – вибір не обов’язково має бути
Ми можемо отримати найкраще з обох світів, використовуючи традиційні водоспадні та гнучкі методи одночасно. Метод водоспаду пропонує нам створити графік, який дає нам уявлення про обсяг проекту та його терміни. З іншого боку, гнучка методологія дає нам гнучкість і можливість застосовувати ітеративний підхід до створення інноваційних елементів проекту. Крім того, гнучкі методи менш поширені в організаціях, ніж водоспад, а це означає, що ради очікують, що вони будуть говорити і звітувати “мовою, яку вони розуміють”, що набагато частіше є традиційною мовою, заснованою на водоспаді.
