Cum identificăm și evaluăm riscurile proiectului?

Câteva proiecte au decurs perfect conform planului și nu au întâmpinat niciun obstacol. Adesea, aceste obstacole sunt numeroase, iar echipa de proiect trebuie să le facă față în mod eficient. Învățați cum să identificați și să evaluați riscurile unui proiect. Atunci când creați un plan de proiect, merită să vă asigurați că un registru de riscuri este parte integrantă a acestuia. Riscurile proiectului sunt obstacole potențiale care pot apărea sau nu în timpul proiectului. Acestea pot afecta în mod negativ diverse aspecte ale acestuia, cum ar fi calendarul, bugetul, analiza de rentabilitate și altele. Un risc poate avea un impact asupra unuia sau a unei combinații de elemente menționate.

Ce este monitorizarea și controlul riscurilor într-un proiect?

Pentru a monitoriza și gestiona riscurile unui proiect, trebuie mai întâi să le identificăm. Înainte de a merge mai departe, este util să facem distincția între un risc de proiect și o problemă care a apărut în cadrul proiectului (așa-numita problemă).

Riscul de proiectare - ce este?

Riscul de proiectare este ca un obstacol pe care îl putem vedea de la distanță. Putem lua măsuri pentru a preveni apariția acestuia în proiectul nostru și, chiar dacă apare, putem minimiza daunele pe care le provoacă. Așadar, cheia este de a identifica și descrie aceste riscuri înainte ca ele să devină probleme reale. Dacă nu o facem, iar obstacolul apare brusc în timpul proiectului, acesta nu mai este un risc, ci o problemă pe care trebuie să o rezolvăm.

Abordare pragmatică pentru identificarea riscurilor proiectului

Metodele de gestionare a riscurilor în cadrul proiectelor variază. Identificarea riscurilor proiectului ar trebui să se facă în mod sistematic încă de la începutul proiectului. Atunci când se creează Carta proiectului, se elaborează planul de sarcini al proiectului sau se creează bugetul, merită să vă gândiți în mod constant la riscurile potențiale, iar dacă vă vine în minte vreunul, acesta trebuie inclus în registrul de riscuri cât mai curând posibil.

O altă abordare perfectă este brainstorming-ul cu echipa de proiect și identificarea și discutarea riscurilor proiectului. De asemenea, puteți miza pe învățarea din proiectele de natură similară finalizate anterior. Este o idee bună să dispunem de un sistem de sprijin pentru gestionarea proiectelor care să ne permită să elaborăm un astfel de raport. De exemplu, în sistemul FlexiProject, pe baza căruia acest articol va prezenta modul de gestionare a riscurilor, este posibil să se creeze șabloane de proiect care conțin deja un rezumat al riscurilor potențiale. Acest lucru este foarte util pentru realizarea deproiecte repetitive. Un astfel de rezumat este un indiciu (listă de verificare) pentru managerul de proiect sau pentru echipa de proiect. În acest fel, nu trebuie să inventeze riscuri de la zero, ci este suficient să folosească experiența acumulată de organizație.

Descrierea și estimarea riscului în cadrul proiectului

Voi prezenta descrierea și estimarea riscului proiectului folosind exemplul cardului de măsurare a riscului proiectului. Acesta este parte integrantă a sistemului FlexiProject, așa cum se arată în figura de mai jos.

Cardul include câmpuri care trebuie completate, cum ar fi:

• Descriere și plan de acțiune,
• impactul asupra calendarului proiectului,
• impactul asupra bugetului proiectului,
• impactul asupra produsului final al proiectului.

Atunci când descrieți un risc, trebuie să specificați, de asemenea, impactul acestuia asupra proiectului și probabilitatea de apariție. Dacă se face acest lucru pentru fiecare risc, riscurile pot fi prezentate în matricea de mai jos. Figura prezintă, de asemenea, lista completă a riscurilor identificate în cadrul proiectului.

Managementul riscului într-un proiect

Atunci când identificăm riscurile unui proiect, deseori le acordăm statutul de „identificate”. Avem o descriere a planului de acțiune și câteva puncte de declanșare care ne spun când să schimbăm statutul riscului în „activ” și să declanșăm planul de acțiune planificat anterior.

De asemenea, riscul trebuie să aibă un proprietar atribuit. Atunci când statutul riscului se schimbă în „activ”, proprietarul trebuie să facă tot posibilul pentru a minimiza impactul acestuia asupra proiectului. Situația riscurilor din cadrul proiectului ar trebui să fie o discuție colaborativă, care să aibă loc în mod sistematic, de exemplu, în cadrul reuniunilor echipei de proiect și al Comitetului director.

Raportarea riscurilor din cadrul proiectului

Putem raporta folosind MS Excel sau un alt instrument Microsoft Office. Cu toate acestea, dacă avem un sistem solid de gestionare a proiectelor, putem crea rapoarte de risc după bunul plac și le putem avea întotdeauna la dispoziție.

În sistemul FlexiProject, există, de asemenea, un format în modulul „revizuiri automate ale proiectului” în care managerul de proiect trebuie să se refere în mod concis și sistematic la modul în care sunt gestionate riscurile în cadrul proiectului. Un astfel de format este prezentat în figura de mai jos.

Procesul de gestionare a riscurilor în cadrul proiectelor este esențial pentru obținerea succesului final. Practica arată că multe riscuri pot fi identificate și gestionate corect din timp. Echipele care nu fac acest lucru trebuie să rezolve mult mai multe probleme, ceea ce reduce semnificativ eficiența implementării proiectului.