Wie können wir Projektrisiken identifizieren und bewerten?

Einige Projekte liefen perfekt nach Plan und stießen auf keine Hindernisse. Oft sind diese Hindernisse zahlreich, und das Projektteam muss sie effektiv bewältigen. Lernen Sie, wie Sie Risiken in einem Projekt identifizieren und bewerten können. Wenn Sie einen Projektplan erstellen, sollten Sie sicherstellen, dass ein Risikoregister integraler Bestandteil des Plans ist. Projektrisiken sind potenzielle Hindernisse, die während des Projekts auftreten können oder auch nicht. Sie können sich negativ auf verschiedene Aspekte auswirken, wie z.B. auf den Zeitplan, das Budget, den Business Case und andere. Ein Risiko kann nur eines oder eine Mischung der genannten Elemente betreffen.

Was bedeutet Risikoüberwachung und -kontrolle bei einem Projekt?

Um Risiken in einem Projekt zu überwachen und zu verwalten, müssen wir sie zunächst identifizieren. Bevor wir weitergehen, lohnt es sich, zwischen einem Projektrisiko und einem Problem, das im Projekt aufgetreten ist (dem so genannten Issue), zu unterscheiden.

Designrisiko - was ist das?

Das Designrisiko ist wie eine Hürde, die wir schon von weitem kommen sehen. Wir können Maßnahmen ergreifen, um zu verhindern, dass er in unserem Projekt auftaucht, und selbst wenn er auftaucht, können wir den Schaden minimieren, den er verursacht. Es kommt also darauf an, diese Risiken zu erkennen und zu beschreiben, bevor sie zu echten Problemen werden. Wenn wir das nicht tun und die Hürde plötzlich während des Projekts auftaucht, ist sie nicht länger ein Risiko, sondern ein Problem, mit dem wir umgehen müssen.

Pragmatischer Ansatz zur Identifizierung von Projektrisiken

Die Methoden des Projektrisikomanagements sind unterschiedlich. Die Identifizierung von Projektrisiken sollte von Beginn des Projekts an systematisch betrieben werden. Bei der Erstellung der Projektcharta, des Projektaufgabenplans oder des Budgets lohnt es sich, ständig an mögliche Risiken zu denken, und wenn Ihnen welche einfallen, sollten Sie sie so schnell wie möglich in das Risikoregister aufnehmen.

Ein weiterer perfekter Ansatz ist ein Brainstorming mit dem Projektteam und die Identifizierung und Diskussion von Projektrisiken. Sie können auch darauf setzen, von früher abgeschlossenen Projekten ähnlicher Art zu lernen. Es ist eine gute Idee, über ein System zur Unterstützung des Projektmanagements zu verfügen, mit dem wir einen solchen Bericht erstellen können. Im FlexiProject-System, auf dem dieser Artikel basiert, ist es zum Beispiel möglich, Projektvorlagen zu erstellen, die bereits eine Zusammenfassung der potenziellen Risiken enthalten. Dies ist sehr nützlich für dieDurchführung von sich wiederholenden Projekten. Eine solche Zusammenfassung ist ein Anhaltspunkt (Checkliste) für den Projektmanager oder das Projektteam. Auf diese Weise müssen sie die Risiken nicht von Grund auf neu erfinden, sondern es reicht aus, die gesammelten Erfahrungen des Unternehmens zu nutzen.

Beschreibung und Schätzung des Risikos im Projekt

Ich werde die Projektbeschreibung und die Risikoeinschätzung anhand des Beispiels der Projektrisikomesskarte vorstellen. Es ist ein integraler Bestandteil des FlexiProject-Systems, wie in der Abbildung unten dargestellt.

Die Karte enthält Felder, die Sie ausfüllen müssen, z. B:

• Beschreibung und Aktionsplan,
• Auswirkungen auf den Projektzeitplan,
• Auswirkungen auf das Projektbudget,
• Auswirkungen auf das Endprodukt des Projekts.

Wenn Sie ein Risiko beschreiben, sollten Sie auch seine Auswirkungen auf das Projekt und die Wahrscheinlichkeit seines Eintretens angeben. Wenn Sie dies für jedes Risiko tun, können die Risiken in der folgenden Matrix dargestellt werden. Die Abbildung zeigt auch die vollständige Liste der identifizierten Projektrisiken.

Risikomanagement bei einem Projekt

Wenn wir Projektrisiken identifizieren, geben wir ihnen oft den Status „identifiziert“. Wir haben eine Beschreibung des Aktionsplans und einige Auslösepunkte, die uns sagen, wann wir den Risikostatus auf „aktiv“ ändern und den zuvor geplanten Aktionsplan auslösen müssen.

Dem Risiko muss außerdem ein Eigentümer zugewiesen sein. Wenn der Status des Risikos auf „aktiv“ wechselt, sollte der Eigentümer alles tun, um dessen Auswirkungen auf das Projekt zu minimieren. Die Risikosituation des Projekts sollte gemeinsam besprochen werden, z.B. systematisch in den Sitzungen des Projektteams und des Lenkungsausschusses.

Berichterstattung über die Risiken des Projekts

Wir können Berichte mit MS Excel oder einem anderen Microsoft Office-Tool erstellen. Wenn wir jedoch über ein solides Projektmanagementsystem verfügen, können wir Risikoberichte nach Belieben erstellen und haben sie immer zur Hand.

Im FlexiProject-System gibt es im Modul „Automatische Projektüberprüfungen“ auch ein Format, in dem der Projektmanager kurz und systematisch darauf hinweisen sollte, wie die Risiken im Projekt verwaltet werden. Ein solches Format ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

Der Prozess des Risikomanagements bei Projekten ist für den endgültigen Erfolg unerlässlich. Die Praxis zeigt, dass viele Risiken im Voraus erkannt und richtig gehandhabt werden können. Teams, die dies nicht tun, müssen viel mehr Probleme lösen, was die Effizienz der Projektdurchführung deutlich verringert.