Hogyan azonosítjuk és értékeljük a projektkockázatokat?

Néhány projekt tökéletesen a terveknek megfelelően zajlott, és nem ütközött akadályokba. Ezek az akadályok gyakran számosak, és a projektcsapatnak hatékonyan kell megbirkóznia velük. Megtanulja, hogyan kell azonosítani és értékelni a projekt kockázatait. A projektterv készítésekor érdemes gondoskodni arról, hogy a kockázati nyilvántartás annak szerves részét képezze. A projektkockázatok olyan potenciális akadályok, amelyek a projekt során felmerülhetnek vagy nem merülhetnek fel. Ezek negatívan befolyásolhatják a különböző szempontokat, például az ütemtervet, a költségvetést, az üzleti tervet és egyebeket. Egy kockázat az említett elemek közül csak az egyiket vagy azok valamilyen kombinációját is érintheti.

Mit jelent a kockázatfigyelés és -ellenőrzés egy projektben?

A projekt kockázatainak nyomon követéséhez és kezeléséhez először azonosítani kell azokat. Mielőtt továbbmennénk, érdemes különbséget tenni a projektkockázat és a projektben felmerült probléma (az úgynevezett issue) között.

Tervezési kockázat - mi az?

A tervezési kockázat olyan, mint egy akadály, amelyet már messziről látunk közeledni. Lépéseket tehetünk annak megakadályozására, hogy megjelenjen a projektünkben, és ha mégis megjelenik, akkor minimalizálhatjuk az általa okozott károkat. A kulcs tehát az, hogy ezeket a kockázatokat még azelőtt felismerjük és leírjuk, mielőtt valódi problémává válnának. Ha nem tesszük, és az akadály hirtelen felbukkan a projekt során, akkor az már nem kockázat, hanem egy probléma, amellyel meg kell küzdenünk.

Pragmatikus megközelítés a projektkockázatok azonosításához

A projektkockázat-kezelési módszerek eltérőek. A projektkockázatok azonosításán a projekt kezdetétől fogva szisztematikusan kell dolgozni. A projekt chartájának elkészítésekor, a projektfeladat-terv összeállításakor vagy a költségvetés elkészítésekor érdemes folyamatosan gondolkodni a lehetséges kockázatokon, és ha valamelyik eszünkbe jut, akkor azt a lehető leghamarabb be kell vezetni a kockázati nyilvántartásba.

Egy másik tökéletes megközelítés a projektcsapattal való ötletelés, valamint a projektkockázatok azonosítása és megvitatása. Arra is lehet fogadni, hogy a korábban befejezett, hasonló jellegű projektekből tanulhat. Jó ötlet egy olyan projektmenedzsment-támogató rendszerrel rendelkezni, amely lehetővé teszi számunkra egy ilyen jelentés elkészítését. A FlexiProject rendszerben például, amely alapján ez a cikk a kockázatok kezelését mutatja be, lehetőség van olyan projektsablonok létrehozására, amelyek már tartalmazzák a lehetséges kockázatok összefoglalóját. Ez nagyon hasznos azismétlődő projektek végrehajtásához. Az ilyen összefoglaló egyfajta útmutatás (ellenőrző lista) a projektvezető vagy a projektcsoport számára. Így nem kell a semmiből kitalálniuk a kockázatokat; elég, ha a szervezet felhalmozott tapasztalatait használják fel.

A projekt kockázatának leírása és becslése

A projekt kockázatának leírását és becslését a projekt kockázatmérési kártyájának példáján keresztül mutatom be. Ez a FlexiProject rendszer szerves részét képezi, ahogy az alábbi ábrán látható.

A kártya olyan kitöltendő mezőket tartalmaz, mint:

• Leírás és cselekvési terv,
• a projekt ütemezésére gyakorolt hatás,
• a projekt költségvetésére gyakorolt hatás,
• a projekt végtermékére gyakorolt hatás.

A kockázat leírásakor meg kell adnia a projektre gyakorolt hatását és a bekövetkezés valószínűségét is. Ha ezt minden egyes kockázat esetében elvégezzük, a kockázatokat az alábbi mátrixban lehet bemutatni. Az ábra a projekt azonosított kockázatainak teljes listáját is mutatja.

Kockázatkezelés egy projektben

Amikor azonosítjuk a projektkockázatokat, gyakran „azonosított” státuszt adunk nekik. Van egy leírásunk az intézkedési tervről és néhány kiváltó pont, amelyek megmondják, hogy mikor kell a kockázat státuszát „aktívra” változtatni és a korábban tervezett intézkedési tervet elindítani.

A kockázatnak rendelkeznie kell egy tulajdonossal is. Amikor a kockázat státusza „aktívra” változik, a tulajdonosnak mindent meg kell tennie annak érdekében, hogy minimalizálja a projektre gyakorolt hatását. A projekt kockázati helyzetének közös megbeszélésnek kell lennie, amelyet rendszeresen, például a projektcsapatok és az Irányítóbizottság ülésein kell lefolytatni.

A projektre vonatkozó kockázatok jelentése

MS Excel vagy más Microsoft Office eszközzel tudunk jelentést készíteni. Ha azonban van egy megbízható projektmenedzsment rendszerünk, akkor tetszés szerint készíthetünk kockázatjelentéseket, és azok mindig rendelkezésre állnak.

A FlexiProject rendszerben az „automatikus projektértékelések” modulban van egy olyan formátum is, amelyben a projektmenedzsernek tömören és szisztematikusan utalnia kell arra, hogy a projektben hogyan kezelik a kockázatokat. Egy ilyen formátumot mutat az alábbi ábra.

A projektek kockázatkezelési folyamata alapvető fontosságú a végső siker eléréséhez. A gyakorlat azt mutatja, hogy számos kockázatot előre fel lehet ismerni és megfelelően kezelni lehet. Azoknak a csapatoknak, amelyek ezt nem teszik meg, sokkal több problémát kell megoldaniuk, ami jelentősen csökkenti a projekt megvalósításának hatékonyságát.