Come si identificano e si valutano i rischi del progetto?

Alcuni progetti si sono svolti perfettamente secondo i piani e non hanno incontrato ostacoli. Spesso questi ostacoli sono numerosi e il team di progetto deve affrontarli in modo efficace. Impara a identificare e valutare i rischi di un progetto. Quando si crea un piano di progetto, è bene assicurarsi che il registro dei rischi ne sia parte integrante. I rischi del progetto sono potenziali ostacoli che possono sorgere o meno durante il progetto. Possono influire negativamente su vari aspetti del progetto, come il calendario, il budget, il business case e altri ancora. Un rischio può avere un impatto solo su uno o su un mix degli elementi citati.

Che cos'è il monitoraggio e il controllo dei rischi in un progetto?

Per monitorare e gestire i rischi di un progetto, dobbiamo prima identificarli. Prima di andare avanti, è bene distinguere tra un rischio di progetto e un problema che si è verificato nel progetto (il cosiddetto problema).

Rischio di progettazione: cos'è?

Il rischio di progettazione è come un ostacolo che possiamo vedere arrivare da lontano. Possiamo prendere provvedimenti per evitare che si manifesti nel nostro progetto e, anche se lo fa, possiamo ridurre al minimo i danni che provoca. Quindi, la chiave è individuare e descrivere questi rischi prima che diventino problemi reali. Se non lo facciamo e l’ostacolo si presenta improvvisamente durante il progetto, non è più un rischio ma un problema da affrontare.

Approccio pragmatico all'identificazione dei rischi del progetto

I metodi di gestione del rischio del progetto variano. L’identificazione dei rischi del progetto deve essere effettuata sistematicamente fin dall’inizio del progetto. Quando si crea la Carta del Progetto, si costruisce il piano delle attività del progetto o si crea il budget, è bene pensare costantemente ai potenziali rischi e, se ne vengono in mente, devono essere inseriti nel registro dei rischi il prima possibile.

Un altro approccio perfetto è il brainstorming con il team di progetto e l’identificazione e la discussione dei rischi del progetto. Puoi anche puntare sull’apprendimento di progetti simili già realizzati in precedenza. È una buona idea avere un sistema di supporto alla gestione del progetto che ci permetta di produrre un rapporto di questo tipo. Ad esempio, nel sistema FlexiProject, in base al quale questo articolo presenterà come gestire i rischi, è possibile creare modelli di progetto che contengono già un riepilogo dei rischi potenziali. È molto utile perrealizzare progetti ripetitivi. Tale riepilogo è un suggerimento (lista di controllo) per il Project Manager o il Project Team. In questo modo, non devono inventare i rischi da zero: è sufficiente utilizzare l’esperienza accumulata dall’organizzazione.

Descrizione e stima dei rischi del progetto

Presenterò la descrizione del progetto e la stima del rischio utilizzando l’esempio della scheda di misurazione del rischio del progetto. È parte integrante del sistema FlexiProject, come mostrato nella figura seguente.

La scheda include campi da compilare come:

• Descrizione e piano d’azione,
• impatto sulla tempistica del progetto,
• impatto sul budget del progetto,
• impatto sul prodotto finale del progetto.

Quando descrivi un rischio, devi anche specificare il suo impatto sul progetto e la probabilità che si verifichi. Se questo viene fatto per ogni rischio, i rischi possono essere presentati nella matrice sottostante. La figura mostra anche l’elenco completo dei rischi del progetto identificati.

Gestione del rischio in un progetto

Quando identifichiamo i rischi di un progetto, spesso diamo loro lo status di “identificati”. Abbiamo una descrizione del piano d’azione e alcuni punti di attivazione che ci dicono quando cambiare lo stato del rischio in “attivo” e attivare il piano d’azione precedentemente pianificato.

Il rischio deve avere anche un proprietario assegnato. Quando lo stato del rischio diventa “attivo”, il proprietario deve fare tutto il possibile per minimizzare il suo impatto sul progetto. La situazione dei rischi sul progetto dovrebbe essere una discussione collaborativa, che si tiene sistematicamente durante le riunioni del team di progetto e del Comitato Direttivo, ad esempio.

Segnalazione dei rischi del progetto

Possiamo fare un report utilizzando MS Excel o un altro strumento di Microsoft Office. Tuttavia, se disponiamo di un solido sistema di gestione dei progetti, possiamo creare rapporti sui rischi a nostro piacimento e averli sempre a disposizione.

Nel sistema FlexiProject esiste anche un formato nel modulo “revisioni automatiche del progetto” in cui il Project Manager deve fare riferimento in modo conciso e sistematico a come vengono gestiti i rischi nel progetto. Questo formato è mostrato nella figura seguente.

Il processo di gestione dei rischi nei progetti è essenziale per raggiungere il successo finale. La pratica dimostra che molti rischi possono essere identificati e gestiti correttamente in anticipo. I team che non lo fanno devono risolvere molti più problemi, il che riduce significativamente l’efficienza dell’implementazione del progetto.