Jak identifikujeme a vyhodnocujeme rizika projektu?

Několik projektů proběhlo dokonale podle plánu a nenarazilo na žádné překážky. Těchto překážek je často mnoho a projektový tým se s nimi musí efektivně vypořádat. Naučte se identifikovat a vyhodnocovat rizika projektu. Při vytváření plánu projektu je vhodné zajistit, aby jeho nedílnou součástí byl registr rizik. Rizika projektu jsou potenciální překážky, které mohou, ale nemusí v průběhu projektu nastat. Mohou negativně ovlivnit různé jeho aspekty, jako je harmonogram, rozpočet, obchodní případ a další. Riziko může mít dopad pouze na jeden z uvedených prvků nebo na jejich kombinaci.

Co je to monitorování a kontrola rizik v projektu?

Abychom mohli sledovat a řídit rizika projektu, musíme je nejprve identifikovat. Než budeme pokračovat dále, je vhodné rozlišovat mezi rizikem projektu a problémem, který se v projektu vyskytl (tzv. issue).

Riziko návrhu - co to je?

Riziko návrhu je jako překážka, kterou vidíme z dálky. Můžeme podniknout kroky, aby se v našem projektu neobjevil, a i když se tak stane, můžeme minimalizovat škody, které způsobí. Klíčem k úspěchu je tedy odhalit a popsat tato rizika dříve, než se stanou skutečnými problémy. Pokud to neuděláme a překážka se náhle objeví v průběhu projektu, už to není riziko, ale problém, který musíme řešit.

Pragmatický přístup k identifikaci rizik projektu

Metody řízení rizik projektu se liší. Na identifikaci rizik projektu je třeba pracovat systematicky od samého počátku projektu. Při tvorbě Charty projektu, sestavování plánu úkolů projektu nebo sestavování rozpočtu je vhodné neustále myslet na možná rizika, a pokud vás nějaká napadnou, je třeba je co nejdříve zahrnout do registru rizik.

Dalším perfektním přístupem je brainstorming s projektovým týmem a identifikace a diskuse o rizicích projektu. Můžete také vsadit na to, že se poučíte z dříve dokončených projektů podobného charakteru. Je dobré mít k dispozici podpůrný systém pro řízení projektů, který nám umožní takovou zprávu vypracovat. Například v systému FlexiProject, na jehož základě bude v tomto článku představen způsob řízení rizik, je možné vytvořit šablony projektů, které již obsahují přehled potenciálních rizik. To je velmi užitečné připrovádění opakujících se projektů. Takové shrnutí je nápovědou (kontrolním seznamem) pro projektového manažera nebo projektový tým. Nemusí tak vymýšlet rizika od nuly, ale stačí využít nashromážděné zkušenosti organizace.

Popis a odhad rizik v projektu

Na příkladu karty měření rizik projektu představím popis a odhad rizik projektu. Je nedílnou součástí systému FlexiProject, jak je znázorněno na obrázku níže.

Karta obsahuje tato pole, která je třeba vyplnit:

• Popis a akční plán,
• dopad na harmonogram projektu,
• dopad na rozpočet projektu,
• dopad na konečný produkt projektu.

Při popisu rizika byste měli uvést také jeho dopad na projekt a pravděpodobnost výskytu. Pokud je toto provedeno pro každé riziko, lze rizika zobrazit v níže uvedené matici. Na obrázku je také uveden kompletní seznam identifikovaných rizik projektu.

Řízení rizik v projektu

Když identifikujeme rizika projektu, často jim dáváme status „identifikováno“. Máme popis akčního plánu a několik spouštěcích bodů, které nám říkají, kdy změnit stav rizika na „aktivní“ a spustit dříve naplánovaný akční plán.

Riziko musí mít také přiřazeného vlastníka. Když se stav rizika změní na „aktivní“, měl by vlastník udělat vše pro to, aby minimalizoval jeho dopad na projekt. Situace v oblasti rizik projektu by měla být předmětem společné diskuse, která by měla být systematicky vedena například na schůzkách projektového týmu a řídícího výboru.

Hlášení rizik projektu

Zprávu můžeme podat pomocí aplikace MS Excel nebo jiného nástroje Microsoft Office. Pokud však máme spolehlivý systém řízení projektů, můžeme vytvářet zprávy o rizicích podle potřeby a mít je vždy k dispozici.

V systému FlexiProject je v modulu „automatické revize projektu “ k dispozici také formát, ve kterém by měl projektový manažer stručně a systematicky referovat o tom, jak jsou v projektu řízena rizika. Takový formát je znázorněn na obrázku níže.

Proces řízení rizik v projektech je zásadní pro dosažení konečného úspěchu. Praxe ukazuje, že mnohá rizika lze předem správně identifikovat a řídit. Týmy, které to nedělají, musí řešit mnohem více problémů, což výrazně snižuje efektivitu realizace projektu.