¿Cómo identificamos y evaluamos los riesgos del proyecto?

Algunos proyectos se desarrollaron perfectamente según lo previsto y no encontraron ningún obstáculo. A menudo, estos obstáculos son numerosos, y el equipo del proyecto tiene que enfrentarse a ellos con eficacia. Aprende a identificar y evaluar los riesgos de un proyecto. Al crear un plan de proyecto, conviene asegurarse de que el registro de riesgos forme parte integrante del mismo. Los riesgos del proyecto son obstáculos potenciales que pueden surgir o no durante el proyecto. Pueden afectar negativamente a varios aspectos del mismo, como el calendario, el presupuesto, el caso empresarial y otros. Un riesgo puede afectar sólo a uno o a una mezcla de los elementos mencionados.

¿Qué es el seguimiento y control de riesgos en un proyecto?

Para controlar y gestionar los riesgos de un proyecto, primero hay que identificarlos. Antes de seguir adelante, conviene distinguir entre un riesgo del proyecto y un problema que se ha producido en el proyecto (la llamada cuestión).

Riesgo de diseño: ¿qué es?

El riesgo de diseño es como un obstáculo que podemos ver venir desde lejos. Podemos tomar medidas para evitar que aparezca en nuestro proyecto, e incluso si lo hace, podemos minimizar el daño que causa. Por tanto, la clave está en detectar y describir estos riesgos antes de que se conviertan en problemas reales. Si no lo hacemos, y el obstáculo aparece de repente durante el proyecto, ya no es un riesgo, sino un problema que debemos afrontar.

Enfoque pragmático para identificar los riesgos del proyecto

Los métodos de gestión de riesgos de los proyectos varían. La identificación de los riesgos del proyecto debe trabajarse sistemáticamente desde el principio del proyecto. Al crear la Carta del Proyecto, elaborar el plan de tareas del proyecto o crear el presupuesto, merece la pena pensar constantemente en los riesgos potenciales, y si se te ocurre alguno, debes incluirlo en el registro de riesgos lo antes posible.

Otro enfoque perfecto es hacer una lluvia de ideas con el equipo del proyecto e identificar y discutir los riesgos del proyecto. También puedes apostar por aprender de proyectos anteriores de naturaleza similar. Es una buena idea disponer de un sistema de apoyo a la gestión de proyectos que nos permita elaborar dicho informe. Por ejemplo, en el sistema FlexiProject, en el que se basará este artículo para presentar cómo gestionar los riesgos, es posible crear plantillas de proyecto que ya contienen un resumen de los riesgos potenciales. Esto es muy útil para realizarproyectos repetitivos. Dicho resumen es una pista (lista de comprobación) para el Director del Proyecto o el Equipo del Proyecto. De este modo, no tienen que inventar riesgos desde cero; basta con utilizar la experiencia acumulada de la organización.

Descripción y estimación del riesgo en el proyecto

Presentaré la descripción del proyecto y la estimación del riesgo utilizando el ejemplo de la tarjeta de medición del riesgo del proyecto. Es parte integrante del sistema FlexiProject, como se muestra en la figura siguiente.

La tarjeta incluye campos a rellenar como:

• Descripción y plan de acción,
• impacto en el calendario del proyecto,
• impacto en el presupuesto del proyecto,
• impacto en el producto final del proyecto.

Al describir un riesgo, también debes especificar su impacto en el proyecto y la probabilidad de que se produzca. Si se hace esto para cada riesgo, los riesgos pueden presentarse en la matriz siguiente. La figura también muestra la lista completa de riesgos identificados del proyecto.

Gestión de riesgos en un proyecto

Cuando identificamos los riesgos de un proyecto, a menudo les damos el estatus de «identificados». Tenemos una descripción del plan de acción y unos puntos de activación que nos indican cuándo cambiar el estado del riesgo a «activo» y activar el plan de acción previamente planificado.

El riesgo también debe tener un propietario asignado. Cuando el estado del riesgo cambia a «activo», el propietario debe hacer todo lo posible para minimizar su impacto en el proyecto. La situación de los riesgos en el proyecto debe ser un debate colaborativo, celebrado sistemáticamente en las reuniones del equipo del proyecto y en las reuniones del Comité de Dirección, por ejemplo.

Informar de los riesgos del proyecto

Podemos elaborar informes utilizando MS Excel u otra herramienta de Microsoft Office. Sin embargo, si disponemos de un buen sistema de gestión de proyectos, podemos crear informes de riesgo a nuestro antojo y tenerlos siempre disponibles.

En el sistema FlexiProject, también hay un formato en el módulo «revisiones automáticas del proyecto» en el que el Director del Proyecto debe referirse de forma concisa y sistemática a cómo se gestionan los riesgos en el proyecto. Este formato se muestra en la siguiente figura.

El proceso de gestión de riesgos en los proyectos es esencial para lograr el éxito final. La práctica demuestra que muchos riesgos pueden identificarse y gestionarse correctamente con antelación. Los equipos que no lo hacen tienen que resolver muchos más problemas, lo que reduce considerablemente la eficacia de la ejecución del proyecto.