7 características de um Gabinete de Gestão de Projectos moderno

É provável que o Gabinete de Gestão de Projectos acompanhe as tendências empresariais actuais?
A multitarefa e a coordenação do trabalho remoto das equipas de projeto são características vitais que um PMO moderno e “digital” deve ter.
É difícil fazer aqui uma grande polémica, pois o ponto de partida será, sem dúvida, a implementação de um bom programa, que trará, de forma praticamente automática, uma nova qualidade à gestão dos projectos e ao funcionamento do PMO.
Uma vez implementada esta ferramenta, o Gabinete de Gestão de Projectos obterá pelo menos dois benefícios fundamentais: tornar-se-á progressivamente digital e o seu papel tornar-se-á mais estratégico.
O tempo que o PMO dedica à aquisição de informação e à produção de relatórios será substituído pela análise, formulação de conclusões e aconselhamento dos gestores de projeto e dos executivos.
O gabinete continuará a desempenhar um papel essencial na conceção e implementação de normas, na difusão de conhecimentos e no acompanhamento da disciplina do projeto.

Principais funcionalidades de um PMO digital

Segue-se uma seleção de funcionalidades a que vale a pena prestar especial atenção ao decidir e implementar uma ferramenta informática de gestão de projectos para apoiar o funcionamento de um gabinete de gestão de projectos moderno e digital.

Relacionar explicitamente os objectivos estratégicos da empresa com os projectos e as métricas KPI. A gestão da empresa tem de garantir que a estratégia é adequadamente apoiada por iniciativas específicas, com uma clara atribuição de responsabilidade pela sua implementação e progresso, que pode ser acompanhada através da observação de métricas KPI específicas e do estado de implementação do projeto.
Um mecanismo de avaliação da atratividade das ideias de projeto (sistema de pontuação) permite selecionar as que têm um potencial mais significativo para o desenvolvimento e os objectivos da empresa e facilita as discussões no conselho de administração.
As potenciais ideias de projectos podem ser recolhidas no sistema, o que aumenta a cultura de envolvimento dos colaboradores no desenvolvimento e na melhoria contínua da organização.
Controlo sobre as alterações ao plano do projeto – um sistema muito transparente que mostra a “evolução” do projeto desde o seu início garante que os projectos já não se arrastam indefinidamente.
O Project Owner autoriza todas as alterações significativas ao plano do projeto, e o histórico dessas alterações com a sua justificação é facilmente acessível.
As revisões automáticas dos projectos facilitam o trabalho do PMO e o conselho de administração da empresa tem acesso aos estados da situação atual dos projectos da empresa.
Criação flexível de quaisquer relatórios. Os sistemas modernos de gestão de projectos permitem ao pessoal do PMO criar facilmente qualquer relatório.
Um bom sistema de gestão de projectos deve proporcionar vias de aprovação claras e assegurar um fluxo de informação em tempo real, facilitando assim a tomada rápida de decisões.
Gestão dos riscos: O registo dos riscos do projeto permite que estes sejam identificados atempadamente e que sejam tomadas medidas atempadas para evitar a sua concretização.

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Programa para PMO - Project Management Office

Se eu tivesse de propor uma lista de sistemas que satisfazem total ou parcialmente os requisitos acima descritos, seria a seguinte:

FlexiProject,
Planview,
BlueAnt,
MS Project,
Workfront,

Antes de tomar uma decisão, a sua organização deve identificar os desafios mais significativos que pode enfrentar na digitalização da sua operação de PMO.
Esta abordagem proactiva garantirá que está bem preparado para quaisquer obstáculos.