7 características de um Gabinete de Gestão de Projectos moderno
É provável que o Gabinete de Gestão de Projectos acompanhe as tendências empresariais actuais?
A multitarefa e a coordenação do trabalho remoto das equipas de projeto são características vitais que um PMO moderno e “digital” deve ter.
É difícil fazer aqui uma grande polémica, pois o ponto de partida será, sem dúvida, a implementação de um bom programa, que trará, de forma praticamente automática, uma nova qualidade à gestão dos projectos e ao funcionamento do PMO.
Uma vez implementada esta ferramenta, o Gabinete de Gestão de Projectos obterá pelo menos dois benefícios fundamentais: tornar-se-á progressivamente digital e o seu papel tornar-se-á mais estratégico.
O tempo que o PMO dedica à aquisição de informação e à produção de relatórios será substituído pela análise, formulação de conclusões e aconselhamento dos gestores de projeto e dos executivos.
O gabinete continuará a desempenhar um papel essencial na conceção e implementação de normas, na difusão de conhecimentos e no acompanhamento da disciplina do projeto.
Principais funcionalidades de um PMO digital
Segue-se uma seleção de funcionalidades a que vale a pena prestar especial atenção ao decidir e implementar uma ferramenta informática de gestão de projectos para apoiar o funcionamento de um gabinete de gestão de projectos moderno e digital.
- Relacionar explicitamente os objectivos estratégicos da empresa com os projectos e as métricas KPI. A gestão da empresa tem de garantir que a estratégia é adequadamente apoiada por iniciativas específicas, com uma clara atribuição de responsabilidade pela sua implementação e progresso, que pode ser acompanhada através da observação de métricas KPI específicas e do estado de implementação do projeto.
- Um mecanismo de avaliação da atratividade das ideias de projeto (sistema de pontuação) permite selecionar as que têm um potencial mais significativo para o desenvolvimento e os objectivos da empresa e facilita as discussões no conselho de administração.
As potenciais ideias de projectos podem ser recolhidas no sistema, o que aumenta a cultura de envolvimento dos colaboradores no desenvolvimento e na melhoria contínua da organização. - Controlo sobre as alterações ao plano do projeto – um sistema muito transparente que mostra a “evolução” do projeto desde o seu início garante que os projectos já não se arrastam indefinidamente.
O Project Owner autoriza todas as alterações significativas ao plano do projeto, e o histórico dessas alterações com a sua justificação é facilmente acessível. - As revisões automáticas dos projectos facilitam o trabalho do PMO e o conselho de administração da empresa tem acesso aos estados da situação atual dos projectos da empresa.
- Criação flexível de quaisquer relatórios. Os sistemas modernos de gestão de projectos permitem ao pessoal do PMO criar facilmente qualquer relatório.
- Um bom sistema de gestão de projectos deve proporcionar vias de aprovação claras e assegurar um fluxo de informação em tempo real, facilitando assim a tomada rápida de decisões.
- Gestão dos riscos: O registo dos riscos do projeto permite que estes sejam identificados atempadamente e que sejam tomadas medidas atempadas para evitar a sua concretização.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
Programa para PMO – Project Management Office
Se eu tivesse de propor uma lista de sistemas que satisfazem total ou parcialmente os requisitos acima descritos, seria a seguinte:
- FlexiProject,
- Planview,
- BlueAnt,
- MS Project,
- Workfront,
Antes de tomar uma decisão, a sua organização deve identificar os desafios mais significativos que pode enfrentar na digitalização da sua operação de PMO.
Esta abordagem proactiva garantirá que está bem preparado para quaisquer obstáculos.
