7 caracteristici ale unui birou modern de gestionare a proiectelor

Este posibil ca biroul de gestionare a proiectelor să țină pasul cu tendințele actuale ale întreprinderilor?
Multitasking-ul și coordonarea muncii la distanță a echipelor de proiect sunt caracteristici vitale pe care ar trebui să le aibă un „PMO digital” modern.
Este dificil să facem o polemică amplă aici, deoarece punctul de plecare va fi, fără îndoială, implementarea unui program bun, care va aduce practic automat o nouă calitate modului în care sunt gestionate proiectele și funcționează PMO.
Odată implementat un astfel de instrument, Project Management Office va obține cel puțin două beneficii esențiale: va deveni treptat digital, iar rolul său va deveni mai strategic.
Timpul alocat de PMO achiziționării de informații și elaborării de rapoarte va fi înlocuit cu analiza, formularea de concluzii și consilierea managerilor și directorilor de proiect.
Biroul va continua să joace un rol esențial în elaborarea și punerea în aplicare a standardelor, difuzarea cunoștințelor și monitorizarea disciplinei proiectelor.

Funcționalitățile cheie ale unui PMO digital

Mai jos este prezentată o selecție de funcționalități cărora merită să le acordați o atenție deosebită atunci când decideți și implementați un instrument IT de gestionare a proiectelor pentru a sprijini modul în care funcționează un birou de gestionare a proiectelor modern și digital.

Corelarea explicită a obiectivelor strategice ale companiei cu proiectele și cu parametrii KPI. Conducerea întreprinderii trebuie să se asigure că strategia este susținută în mod adecvat de inițiative specifice, cu o alocare clară a responsabilității pentru punerea în aplicare și progresul acestora, care pot fi urmărite prin observarea parametrilor KPI specifici și a stadiului implementării proiectelor.
Un mecanism de evaluare a atractivității ideilor de proiect (sistem de notare) face posibilă selectarea celor cu cel mai semnificativ potențial pentru dezvoltarea și obiectivele companiei și facilitează discuțiile în cadrul consiliului de administrație.
Ideile potențiale de proiect pot fi colectate în sistem, ceea ce sporește cultura implicării angajaților în dezvoltarea și îmbunătățirea continuă a organizației.
Controlul asupra modificărilor aduse planului de proiect – un sistem foarte transparent care prezintă „evoluția” proiectului de la începutul acestuia asigură faptul că proiectele nu se mai derulează la nesfârșit.
Proprietarul proiectului autorizează fiecare modificare semnificativă a planului proiectului, iar istoricul acestor modificări, împreună cu justificarea lor, este ușor accesibil.
Revizuirile automate ale proiectelor facilitează activitatea PMO, iar consiliul de administrație al companiei are acces la statusuri privind situația curentă a proiectelor companiei.
Crearea flexibilă a oricăror rapoarte. Sistemele moderne de gestionare a proiectelor permit personalului PMO să creeze cu ușurință orice raport.
Un sistem bun de gestionare a proiectelor ar trebui să ofere căi clare de aprobare și să asigure un flux de informații în timp real, facilitând astfel luarea rapidă a deciziilor.
Gestionarea riscurilor: Înregistrarea riscurilor proiectului permite identificarea acestora în timp util și luarea de măsuri rapide pentru a preveni materializarea riscurilor.

Vezi mai mult

Instrument integrat pentru proiecte complexe, câștiguri rapide și sarcini zilnice

Mergeți la articol

Program pentru PMO - Project Management Office

Dacă ar fi să propun o listă scurtă de sisteme care îndeplinesc integral sau parțial cerințele descrise mai sus, aceasta ar fi următoarea:

FlexiProject,
Planview,
BlueAnt,
MS Project,
Workfront,

Înainte de a lua o decizie, organizația dvs. trebuie să identifice cele mai importante provocări cu care vă puteți confrunta în digitalizarea operațiunilor PMO.
Această abordare proactivă vă va asigura că sunteți bine pregătiți pentru orice obstacole.