7 cech nowoczesnego biura zarządzania projektami
Czy biuro zarządzania projektami jest w stanie nadążyć za współczesnymi trendami biznesowymi?
Multitasking i koordynacja zdalnej pracy zespołów projektowych to istotne cechy, które powinno posiadać nowoczesne, „cyfrowe PMO”.
Trudno tu o rozbudowaną polemikę, gdyż punktem wyjścia będzie niewątpliwie wdrożenie dobrego programu, który praktycznie automatycznie wniesie nową jakość do sposobu zarządzania projektami i funkcjonowania PMO.
Po wdrożeniu takiego narzędzia Biuro Zarządzania Projektami osiągnie co najmniej dwie kluczowe korzyści: stopniowo stanie się cyfrowe, a jego rola stanie się bardziej strategiczna.
Czas poświęcany przez PMO na pozyskiwanie informacji i tworzenie raportów zostanie zastąpiony analizowaniem, formułowaniem wniosków i doradzaniem kierownikom projektów i kadrze zarządzającej.
Biuro będzie nadal odgrywać istotną rolę w projektowaniu i wdrażaniu standardów, rozpowszechnianiu wiedzy i monitorowaniu dyscypliny projektowej.
Kluczowe funkcje cyfrowego PMO
Poniżej znajduje się wybór funkcjonalności, na które warto zwrócić szczególną uwagę przy podejmowaniu decyzji i wdrażaniu narzędzia IT do zarządzania projektami, aby wspierać sposób działania nowoczesnego i cyfrowego biura zarządzania projektami.
- Wyraźne powiązanie celów strategicznych firmy z projektami i wskaźnikami KPI. Kierownictwo firmy musi upewnić się, że strategia jest odpowiednio wspierana przez konkretne inicjatywy, z jasnym przypisaniem odpowiedzialności za ich wdrożenie i postępy, które można śledzić, obserwując określone wskaźniki KPI i statusy realizacji projektów.
- Mechanizm oceny atrakcyjności pomysłów projektowych (system scoringowy) umożliwia wybór tych o największym potencjale dla rozwoju i celów firmy oraz ułatwia dyskusje zarządu.
Potencjalne pomysły projektowe mogą być gromadzone w systemie, co zwiększa kulturę zaangażowania pracowników w rozwój i ciągłe doskonalenie organizacji. - Kontrola nad zmianami w planie projektu – bardzo przejrzysty system pokazujący „ewolucję” projektu od jego powstania gwarantuje, że projekty nie będą już toczyć się w nieskończoność.
Właściciel projektu autoryzuje każdą znaczącą zmianę w planie projektu, a historia takich zmian wraz z ich uzasadnieniem jest łatwo dostępna. - Automatyczne przeglądy projektów ułatwiają pracę PMO, a zarząd firmy ma dostęp do statusów dotyczących aktualnej sytuacji projektowej firmy.
- Elastyczne tworzenie dowolnych raportów. Nowoczesne systemy zarządzania projektami pozwalają pracownikom PMO na łatwe tworzenie dowolnych raportów.
- Dobry system zarządzania projektami powinien zapewniać jasne ścieżki zatwierdzania i zapewniać przepływ informacji w czasie rzeczywistym, ułatwiając w ten sposób szybkie podejmowanie decyzji.
- Zarządzanie ryzykiem: Rejestrowanie ryzyk projektowych pozwala na ich identyfikację w odpowiednim czasie i wczesne podjęcie działań zapobiegających ich materializacji.
Korzystaj z pełnego dostępu do FlexiProject przez 30 dni - bez żadnych opłat
Program dla PMO – Biuro Zarządzania Projektami
Jeśli miałbym zaproponować jakąś krótką listę systemów, które w pełni lub częściowo spełniają opisane powyżej wymagania, to wyglądałaby ona następująco:
- FlexiProject,
- Planview,
- BlueAnt,
- MS Project,
- Workfront,
Przed podjęciem decyzji organizacja musi zidentyfikować najważniejsze wyzwania, z którymi może się zmierzyć podczas cyfryzacji PMO.
Takie proaktywne podejście zapewni, że będziesz dobrze przygotowany na wszelkie przeszkody.
