7 cech nowoczesnego biura zarządzania projektami

Czy biuro zarządzania projektami jest w stanie nadążyć za współczesnymi trendami biznesowymi?
Multitasking i koordynacja zdalnej pracy zespołów projektowych to istotne cechy, które powinno posiadać nowoczesne, „cyfrowe PMO”.
Trudno tu o rozbudowaną polemikę, gdyż punktem wyjścia będzie niewątpliwie wdrożenie dobrego programu, który praktycznie automatycznie wniesie nową jakość do sposobu zarządzania projektami i funkcjonowania PMO.
Po wdrożeniu takiego narzędzia Biuro Zarządzania Projektami osiągnie co najmniej dwie kluczowe korzyści: stopniowo stanie się cyfrowe, a jego rola stanie się bardziej strategiczna.
Czas poświęcany przez PMO na pozyskiwanie informacji i tworzenie raportów zostanie zastąpiony analizowaniem, formułowaniem wniosków i doradzaniem kierownikom projektów i kadrze zarządzającej.
Biuro będzie nadal odgrywać istotną rolę w projektowaniu i wdrażaniu standardów, rozpowszechnianiu wiedzy i monitorowaniu dyscypliny projektowej.

Kluczowe funkcje cyfrowego PMO

Poniżej znajduje się wybór funkcjonalności, na które warto zwrócić szczególną uwagę przy podejmowaniu decyzji i wdrażaniu narzędzia IT do zarządzania projektami, aby wspierać sposób działania nowoczesnego i cyfrowego biura zarządzania projektami.

Wyraźne powiązanie celów strategicznych firmy z projektami i wskaźnikami KPI. Kierownictwo firmy musi upewnić się, że strategia jest odpowiednio wspierana przez konkretne inicjatywy, z jasnym przypisaniem odpowiedzialności za ich wdrożenie i postępy, które można śledzić, obserwując określone wskaźniki KPI i statusy realizacji projektów.
Mechanizm oceny atrakcyjności pomysłów projektowych (system scoringowy) umożliwia wybór tych o największym potencjale dla rozwoju i celów firmy oraz ułatwia dyskusje zarządu.
Potencjalne pomysły projektowe mogą być gromadzone w systemie, co zwiększa kulturę zaangażowania pracowników w rozwój i ciągłe doskonalenie organizacji.
Kontrola nad zmianami w planie projektu – bardzo przejrzysty system pokazujący „ewolucję” projektu od jego powstania gwarantuje, że projekty nie będą już toczyć się w nieskończoność.
Właściciel projektu autoryzuje każdą znaczącą zmianę w planie projektu, a historia takich zmian wraz z ich uzasadnieniem jest łatwo dostępna.
Automatyczne przeglądy projektów ułatwiają pracę PMO, a zarząd firmy ma dostęp do statusów dotyczących aktualnej sytuacji projektowej firmy.
Elastyczne tworzenie dowolnych raportów. Nowoczesne systemy zarządzania projektami pozwalają pracownikom PMO na łatwe tworzenie dowolnych raportów.
Dobry system zarządzania projektami powinien zapewniać jasne ścieżki zatwierdzania i zapewniać przepływ informacji w czasie rzeczywistym, ułatwiając w ten sposób szybkie podejmowanie decyzji.
Zarządzanie ryzykiem: Rejestrowanie ryzyk projektowych pozwala na ich identyfikację w odpowiednim czasie i wczesne podjęcie działań zapobiegających ich materializacji.

Rozpocznij

Program dla PMO - Biuro Zarządzania Projektami

Jeśli miałbym zaproponować jakąś krótką listę systemów, które w pełni lub częściowo spełniają opisane powyżej wymagania, to wyglądałaby ona następująco:

FlexiProject,
Planview,
BlueAnt,
MS Project,
Workfront,

Przed podjęciem decyzji organizacja musi zidentyfikować najważniejsze wyzwania, z którymi może się zmierzyć podczas cyfryzacji PMO.
Takie proaktywne podejście zapewni, że będziesz dobrze przygotowany na wszelkie przeszkody.