7 caratteristiche di un moderno ufficio di Project Management

Il Project Management Office è in grado di stare al passo con le tendenze aziendali di oggi?
Il multitasking e il coordinamento del lavoro a distanza dei team di progetto sono caratteristiche fondamentali che un moderno “PMO digitale” dovrebbe avere.
È difficile fare una polemica approfondita in questa sede, perché il punto di partenza sarà senza dubbio l’implementazione di un buon programma, che porterà praticamente in automatico una nuova qualità nel modo in cui i progetti vengono gestiti e il PMO opera.
Una volta implementato questo strumento, il Project Management Office otterrà almeno due vantaggi fondamentali: diventerà gradualmente digitale e il suo ruolo diventerà più strategico.
Il tempo dedicato dal PMO all’acquisizione di informazioni e alla produzione di report sarà sostituito dall’analisi, dalla formulazione di conclusioni e dalla consulenza ai project manager e ai dirigenti.
L’ufficio continuerà a svolgere un ruolo essenziale nella progettazione e nell’implementazione di standard, nella diffusione delle conoscenze e nel monitoraggio della disciplina di progetto.

Funzionalità chiave di un PMO digitale

Qui di seguito ti presentiamo una selezione di funzionalità a cui vale la pena prestare particolare attenzione quando si decide e si implementa uno strumento informatico di gestione dei progetti per supportare il funzionamento di un ufficio di Project Management moderno e digitale.

Collegare esplicitamente gli obiettivi strategici dell’azienda ai progetti e alle metriche KPI. Il management dell’azienda deve assicurarsi che la strategia sia adeguatamente supportata da iniziative specifiche, con una chiara assegnazione di responsabilità per la loro implementazione e i loro progressi, che possono essere monitorati osservando specifiche metriche KPI e lo stato di attuazione dei progetti.
Un meccanismo di valutazione dell’attrattiva delle idee di progetto (sistema di punteggio) permette di selezionare quelle con il potenziale più significativo per lo sviluppo e gli obiettivi dell’azienda e facilita le discussioni del consiglio di amministrazione.
Le potenziali idee di progetto possono essere raccolte nel sistema, il che aumenta la cultura del coinvolgimento dei dipendenti nello sviluppo e nel miglioramento continuo dell’organizzazione.
Controllo delle modifiche al piano di progetto – un sistema molto trasparente che mostra l'”evoluzione” del progetto fin dal suo inizio fa sì che i progetti non si spostino più all’infinito.
Il Project Owner autorizza ogni modifica significativa al piano di progetto e la storia di tali modifiche con le relative motivazioni è facilmente accessibile.
Le revisioni automatiche dei progetti facilitano il lavoro del PMO e il consiglio di amministrazione dell’azienda ha accesso agli stati di avanzamento dei progetti.
Creazione flessibile di qualsiasi report. I moderni sistemi di gestione dei progetti consentono al personale del PMO di creare facilmente qualsiasi rapporto.
Un buon sistema di gestione dei progetti deve fornire percorsi di approvazione chiari e garantire un flusso di informazioni in tempo reale, facilitando così un rapido processo decisionale.
Gestione dei rischi: La registrazione dei rischi del progetto consente di identificarli per tempo e di intervenire tempestivamente per evitare che si concretizzino.

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Programma per PMO - Ufficio Gestione Progetti

Se dovessi proporre una rosa di sistemi che soddisfano in tutto o in parte i requisiti sopra descritti, sarebbe la seguente:

FlexiProject,
Planview,
BlueAnt,
MS Project,
Workfront,

Prima di prendere una decisione, la tua organizzazione deve identificare le sfide più significative che potresti incontrare nella digitalizzazione del tuo PMO.
Questo approccio proattivo ti garantirà di essere ben preparato ad affrontare qualsiasi ostacolo.