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7 Merkmale eines modernen Project Management Office
Kann das Project Management Office mit den heutigen Geschäftstrends mithalten?
Multitasking und die Koordinierung der Fernarbeit von Projektteams sind wichtige Funktionen, die ein modernes, ‚digitales PMO‘ haben sollte.
Es ist schwierig, hier ausführlich zu polemisieren, da der Ausgangspunkt zweifellos die Implementierung eines guten Programms sein wird, das praktisch automatisch eine neue Qualität in die Art und Weise bringt, wie Projekte verwaltet werden und das PMO arbeitet.
Sobald ein solches Tool implementiert ist, wird das Project Management Office mindestens zwei wesentliche Vorteile erzielen: Es wird schrittweise digitalisiert und seine Rolle wird strategischer.
Die Zeit, die das PMO mit der Beschaffung von Informationen und der Erstellung von Berichten verbringt, wird durch die Analyse, die Formulierung von Schlussfolgerungen und die Beratung von Projektmanagern und Führungskräften ersetzt.
Das Büro wird weiterhin eine wichtige Rolle bei der Entwicklung und Umsetzung von Standards, der Verbreitung von Wissen und der Überwachung der Projektdisziplin spielen.
Die wichtigsten Funktionen eines digitalen PMO
Im Folgenden finden Sie eine Auswahl an Funktionen, die Sie bei der Auswahl und Implementierung eines Projektmanagement-IT-Tools zur Unterstützung der Arbeitsweise eines modernen und digitalen Project Management Office besonders beachten sollten.
- Explizite Verknüpfung der strategischen Ziele des Unternehmens mit Projekten und KPI-Metriken. Das Management des Unternehmens muss sicherstellen, dass die Strategie durch spezifische Initiativen angemessen unterstützt wird, mit einer klaren Zuweisung der Verantwortung für deren Umsetzung und Fortschritt, der durch die Beobachtung spezifischer KPI-Metriken und des Status der Projektumsetzung verfolgt werden kann.
- Ein Mechanismus zur Bewertung der Attraktivität von Projektideen (Scoring-System) ermöglicht die Auswahl der Ideen mit dem größten Potenzial für die Entwicklung und die Ziele des Unternehmens und erleichtert die Diskussionen im Vorstand.
Potenzielle Projektideen können in dem System gesammelt werden, was die Kultur der Beteiligung der Mitarbeiter an der Entwicklung und kontinuierlichen Verbesserung des Unternehmens fördert. - Kontrolle über Änderungen am Projektplan – ein sehr transparentes System, das die „Entwicklung“ des Projekts von Anfang an zeigt, sorgt dafür, dass Projekte nicht mehr auf unbestimmte Zeit verschoben werden.
Der Projektverantwortliche genehmigt jede wesentliche Änderung am Projektplan, und die Historie dieser Änderungen mit ihrer Begründung ist leicht zugänglich. - Automatische Projektüberprüfungen erleichtern die Arbeit des PMO, und der Vorstand des Unternehmens hat Zugriff auf den Status der aktuellen Projektsituation im Unternehmen.
- Flexible Erstellung von beliebigen Berichten. Mit modernen Projektmanagement-Systemen können PMO-Mitarbeiter jeden beliebigen Bericht problemlos erstellen.
- Ein gutes Projektmanagementsystem sollte klare Genehmigungswege bieten und einen Informationsfluss in Echtzeit gewährleisten, um eine schnelle Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
- Risikomanagement: Die Erfassung von Projektrisiken ermöglicht es, diese rechtzeitig zu erkennen und frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um den Eintritt von Risiken zu verhindern.
Programm für PMO - Projekt Management Office
Wenn ich eine Auswahlliste von Systemen vorschlagen sollte, die die oben beschriebenen Anforderungen ganz oder teilweise erfüllen, würde sie wie folgt aussehen:
- FlexiProject,
- Planview,
- BlueAnt,
- MS Project,
- Workfront,
Bevor Sie eine Entscheidung treffen, muss Ihr Unternehmen die wichtigsten Herausforderungen identifizieren, die bei der Digitalisierung Ihres PMO-Betriebs auftreten können.
Dieser proaktive Ansatz wird sicherstellen, dass Sie auf alle Hürden gut vorbereitet sind.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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