7 caractéristiques d'un bureau de gestion de projet moderne

Le bureau de gestion de projet est-il en mesure de suivre les tendances commerciales actuelles ?
Le multitâche et la coordination du travail à distance des équipes de projet sont des caractéristiques essentielles qu’un « PMO numérique » moderne devrait posséder.
Il est difficile de polémiquer ici, car le point de départ sera sans aucun doute la mise en œuvre d’un bon programme, qui apportera presque automatiquement une nouvelle qualité à la manière dont les projets sont gérés et dont le PMO fonctionne.
Une fois un tel outil mis en place, le Project Management Office obtiendra au moins deux avantages clés : il deviendra progressivement numérique et son rôle deviendra plus stratégique.
Le temps consacré par le PMO à l’acquisition d’informations et à la production de rapports sera remplacé par l’analyse, la formulation de conclusions et le conseil aux chefs de projet et aux dirigeants.
Le bureau continuera à jouer un rôle essentiel dans la conception et la mise en œuvre des normes, la diffusion des connaissances et le contrôle de la discipline du projet.

Fonctionnalités clés d'un PMO numérique

Vous trouverez ci-dessous une sélection de fonctionnalités qui méritent une attention particulière lors du choix et de la mise en œuvre d’un outil informatique de gestion de projet pour soutenir le fonctionnement d’un bureau de gestion de projet moderne et numérique.

Lier explicitement les objectifs stratégiques de l’entreprise aux projets et aux indicateurs de performance clés. La direction de l’entreprise doit veiller à ce que la stratégie soit soutenue de manière adéquate par des initiatives spécifiques, avec une attribution claire des responsabilités pour leur mise en œuvre et leurs progrès, qui peuvent être suivis en observant des indicateurs clés de performance spécifiques et les statuts de mise en œuvre des projets.
Un mécanisme d’évaluation de l’attractivité des idées de projets (système de notation) permet de sélectionner celles qui présentent le potentiel le plus significatif pour le développement et les objectifs de l’entreprise et facilite les discussions au sein du conseil d’administration.
Les idées de projets potentiels peuvent être collectées dans le système, ce qui renforce la culture d’implication des employés dans le développement et l’amélioration continue de l’organisation.
Contrôle des modifications apportées au plan du projet – un système très transparent montrant l' »évolution » du projet depuis son lancement permet de s’assurer que les projets ne tournent plus en rond indéfiniment.
Le maître d’ouvrage autorise toute modification importante du plan du projet, et l’historique de ces modifications, avec leur justification, est facilement accessible.
Les revues de projet automatiques facilitent le travail du PMO, et le conseil d’administration de l’entreprise a accès aux statuts concernant la situation actuelle des projets de l’entreprise.
Création flexible de n’importe quel rapport. Les systèmes de gestion de projet modernes permettent au personnel du PMO de créer facilement n’importe quel rapport.
Un bon système de gestion de projet doit fournir des voies d’approbation claires et assurer un flux d’informations en temps réel, facilitant ainsi une prise de décision rapide.
Gestion des risques: L’enregistrement des risques liés au projet permet de les identifier à temps et de prendre rapidement des mesures pour éviter qu’ils ne se concrétisent.

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Programme pour PMO - Project Management Office (bureau de gestion de projet)

Si je devais proposer une liste restreinte de systèmes qui répondent entièrement ou partiellement aux exigences décrites ci-dessus, elle serait la suivante :

FlexiProject,
Planview,
BlueAnt,
MS Project,
Workfront,

Avant de prendre une décision, votre organisation doit identifier les défis les plus importants auxquels vous pourriez être confronté lors de la numérisation de votre PMO.
Cette approche proactive vous permettra d’être bien préparé à faire face à tous les obstacles.