Qu'apporte l'automatisation des revues de projet ?

De nombreux facteurs déterminent l’efficacité et l’efficience du bureau de gestion de projet. Dans de nombreuses entreprises, les employés du PMO ont développé des flux de travail qui leur permettent de créer des rapports périodiques indiquant l’état actuel des projets (ou des portefeuilles de projets entiers) et de les présenter à la direction de l’entreprise. Bien que cela ne se produise que parfois, dans un nombre relativement important de cas, cela entraîne toute une série de problèmes.

Pour que la réalité ne se résume pas aux complications des projets gérés, il est utile de s’intéresser à l’automatisation des revues de projet et, par conséquent, de certaines tâches du PMO.

Avantages des revues de projet automatisées

L’automatisation des processus d’examen des projets présente d’énormes avantages, notamment en termes de commodité et de gain de temps. C’est particulièrement vrai pour le personnel du PMO, qui peut consacrer plus de temps au travail d’analyse et soutenir les chefs de projet en automatisant certaines tâches. En outre, le conseil d’administration de l’entreprise dispose d’un accès en temps réel à des rapports clairs et faciles à interpréter sur la situation actuelle des projets individuels ou des portefeuilles de projets.

En outre, le système automatisé sert de « discipline » pour les chefs de projet, en garantissant la mise à jour des données en temps voulu. La mise en œuvre d’un tel logiciel permet de créer une base de données partagée, y compris des données historiques, et d’inspirer confiance au conseil d’administration en lui fournissant un historique clair de l’évolution des projets au fil du temps.

Les avantages susmentionnés et l’expérience acquise dans le cadre de projets mis en œuvre avec succès se traduiront par l’établissement de normes pour l’établissement de rapports sur l’état d’avancement des projets, grâce auxquelles il sera facile de suivre et de mener à bien chacune des initiatives successives. La direction de l’entreprise peut facilement exercer un contrôle sur les projets en cours (individuels ou au sein de portefeuilles de projets) sans interroger au hasard les responsables et les gestionnaires chargés de les mener à bien.

4 étapes critiques du processus d'examen automatisé des projets :

LA DÉFINITION PAR LE PMO, DANS LE SYSTÈME, DE LA DATE DE RÉVISION POUR DES PROJETS SPÉCIFIQUES (OU LA DATE À LAQUELLE LES GESTIONNAIRES DE PROJET DOIVENT METTRE À JOUR LES INFORMATIONS RELATIVES À LEUR PROJET DANS LE SYSTÈME).

Il est possible d’enregistrer différentes dates de revue de projet pour différents portefeuilles de projets. Dans le même temps, chaque gestionnaire de projet reçoit une notification par courrier électronique l’informant que son projet a été sélectionné pour examen. Un compteur sur le tableau de bord lisible du projet informe quotidiennement le chef de projet du nombre de jours restants jusqu’à la prochaine revue de conception.
COMPLÉTER LE FORMULAIRE EN INDIQUANT L’ÉTAT ACTUEL DU PROJET

Dans ce format, plusieurs choses sont effectuées automatiquement. Plusieurs d’entre elles, telles que la description de l’état actuel du projet, du calendrier, du budget et des risques liés au projet, nécessitent un bref commentaire de la part du gestionnaire de projet. En outre, le format du système comporte un champ dans lequel le chef de projet peut énumérer les décisions que la direction de l’entreprise doit prendre dans le cadre du projet. Après avoir rempli tous les champs du format, le gestionnaire de projet appuie sur le bouton « Prêt pour examen ». L’équipe du PMO est ensuite informée que le gestionnaire a rempli toutes les informations et déclare : « Je suis prêt pour l’examen ». Le personnel du PMO peut voir quels chefs de projet sont prêts et lesquels doivent encore l’être.

Dans l’écran ci-dessous du système FlexiProject, à gauche du nom du projet, une coche verte indique les projets qui ont été achevés et qui sont prêts à être examinés.
L’OMPI VÉRIFIE LES INFORMATIONS CONTENUES DANS LES FORMATS D’EXAMEN

En cas de doute, le bureau affine les descriptions avec les chefs de projet et informe les membres du conseil d’administration qu’ils peuvent examiner la situation du projet de l’entreprise après s’être assurés que tout est prêt. Le conseil d’administration peut voir quels sont les projets qui vont bien et ceux qui nécessitent une intervention ou une décision. Si un membre du conseil d’administration a besoin de plus d’informations que celles présentées sur l’écran principal, il peut aller dans le système pour consulter l’onglet d’un projet spécifique. Il peut enregistrer ses décisions dans le champ « Décisions du conseil d’administration ».
LA CONSERVATION DU FORMAT DANS LE SYSTÈME APRÈS LA CLÔTURE DE L’EXAMEN DU PROJET

L’accès à l’historique à partir de chaque projet permet de voir facilement ce que les chefs de projet ont communiqué dans le passé, quelles décisions ont été prises et dans quelle mesure elles ont été mises en œuvre. L’écran suivant du programme montre l’accès à quatre revues de projet historiques pour le projet « Mise en œuvre d’un système informatique pour les rapports de gestion ».