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Comment élaborer un bon plan de projet ?
De nombreuses personnes associent un plan de projet à un calendrier de projet (diagramme de Gantt), dans lequel les tâches du projet sont définies, la responsabilité de leur mise en œuvre attribuée, les dates de début et de fin et les liens entre les tâches. Toutefois, cette association n’est que partiellement justifiée, car un bon plan de projet est un concept plus large. Avant d’entrer dans les détails d’un plan de projet, il est essentiel de comprendre pourquoi il est nécessaire et quelle est son importance. Selon les méthodologies de gestion de projet Prince 2, chaque projet doit comporter deux phases logiques : la phase de planification et la phase d’exécution. Par essence, une gestion efficace de la phase d’exécution est impossible sans une base solide – un plan de projet.
Qu'est-ce qu'un plan de projet ?
Un bon plan de projet est essentiel parce qu’avant de dépenser le premier centime pour un projet, nous sommes obligés de réfléchir à ce que nous voulons faire. Plus nous avançons dans le processus de planification, plus de nouvelles informations et de nouveaux détails apparaissent. Intégrés correctement dans le plan, ils auront une incidence positive sur la réussite ultérieure du projet. Le plan permet de mieux coordonner et répartir le travail entre les membres de l’équipe de projet. Le plan nous permet de mieux communiquer avec les parties prenantes du projet. Enfin, le plan nous permet de déterminer si nous terminerons le projet à temps et si nous le terminerons dans les délais fixés ; en d’autres termes, il nous permet de bien gérer la phase de mise en œuvre du projet. De nombreux gestionnaires de projet préfèrent être actifs et avoir le sentiment d’avoir « le vent en poupe » plutôt que de passer des heures et des jours à une planification fastidieuse. Dans la gestion de projet, on a l’impression, à tort, de travailler intelligemment. Un mauvais plan est à l’origine de plusieurs problèmes de nature différente au cours du projet. Avec un plan inadéquat, vous pouvez être sûr à 100 % que de tels problèmes se produiront.
Éléments et approche de l'élaboration d'un bon plan de projet
DÉFINITION DU CADRE DU PROJET
Dès le départ, il convient de définir le cadre (schéma) du projet :
- Résultat/produit du projet – définition de ce que nous voulons obtenir grâce au projet, du produit final, des étapes clés et du champ d’application.
Lors de la détermination de la portée du projet, il convient également de préciser ce qui n’est pas inclus dans la portée ; - L’analyse de rentabilité du projet – Il s’agit ici d’examiner les problèmes ou les possibilités de l’organisation auxquels le projet est censé répondre.
Quels sont les résultats estimés et attendus du projet ?
Il ne suffit pas de savoir précisément ce que l’on veut faire.
Il est tout aussi important, sinon plus, de savoir précisément pourquoi nous voulons le faire, - indiquer les objectifs stratégiques que le projet soutiendra ;
- définir un budget cadre pour le projet – il est utile de réfléchir à la fourchette dans laquelle le budget doit s’inscrire ;
- Définir les risques les plus critiques du projet;
- Définir les principales phases du projet ;
- définir les ressources et les compétences nécessaires à la réalisation du projet.
Le cadre du projet, ainsi défini, est souvent rassemblé dans une charte de projet.
La charte de projet permet au sponsor du projet de décider s’il faut lancer la phase de planification du projet.
DÉFINIR LES ÉLÉMENTS LIVRABLES DU PROJET
Une bonne définition et description du ou des produits finaux du projet et des sous-produits nécessaires pour atteindre le résultat final est l’une des activités essentielles à réaliser lors de l’élaboration du plan de projet.
L’élaboration d’une structure de décomposition du produit (SDP) et d’un diagramme de flux de produits (DFP) est une excellente idée.
Le PBS vous permet de décomposer les produits finaux en leurs sous-produits respectifs, et le PFD vous permettra d’établir une séquence temporelle pour leur création.
Chaque produit doit être décrit de la manière la plus précise possible, afin de laisser le moins de place possible à une interprétation ambiguë de la part de l’équipe de projet.
La définition et la description des produits livrables d’un projet constituent un aspect essentiel de la gestion de projet.
Cela implique la planification des tâches, des budgets, des ressources et des risques.
Cependant, si nous négligeons l’importance de la précision dans les descriptions de produits, cela peut conduire à des sous-estimations.
Ces sous-estimations peuvent alors affecter la précision du calendrier, du budget et du plan des ressources.
En effet, l’une des méthodes les plus efficaces pour planifier ces aspects est la planification par produit.
Lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, cette méthode garantit une exécution efficace en alignant le calendrier, les ressources et le budget sur les produits livrables du projet.
PLANIFICATION BASÉE SUR LES PRODUITS, CRÉATION D’UN CALENDRIER DE PROJET
Les produits et la portée du projet étant bien décrits, nous savons ce que nous voulons faire.
Il est donc temps de définir comment nous voulons l’accomplir.
Il est conseillé de commencer le calendrier en établissant une structure de répartition du travail (SRT), c’est-à-dire une liste bien ordonnée des tâches à accomplir pour développer les produits livrables définis pour le projet.
Dans cette liste, il est bon d’inclure les étapes du projet.
Ce n’est qu’après vous être assuré que vous disposez d’une bonne liste de toutes les tâches et qu’elles sont complètes qu’il convient de passer à la détermination de la responsabilité de leur réalisation.
Définissez ensuite les dates de début et de fin de chaque tâche et créez des interdépendances entre elles.
Vous créerez ainsi le diagramme de Gantt du projet.
L’ÉLABORATION D’UN BUDGET DE PROJET
En analysant chaque tâche visible sur le planning de Gantt, nous considérons les dépenses encourues pour mener à bien le projet.
Nous compilons ainsi tous les postes budgétaires nécessaires et estimons les montants (il existe plusieurs méthodes d’estimation des quantités, mais leur description dépasse le cadre de cet article).
Parfois, il suffit de fournir les montants totaux pour chaque poste budgétaire ; parfois, les entreprises exigent qu’ils soient ventilés par mois du projet.
L’ÉLABORATION D’UN PLAN DE RESSOURCES
Dans le calendrier de Gantt, nous avons attribué la responsabilité de la mise en œuvre des tâches ; dans une certaine mesure, nous avons dressé la liste des ressources humaines nécessaires à la réalisation du projet.
Cette liste doit être complétée par tous les membres de l’équipe de projet, puis, pour chaque personne, le degré d’implication dans le projet doit être déterminé.
Nous pouvons définir le degré de participation au projet en %/jours/heures – tout dépend des besoins et de la méthodologie adoptée.
Lorsque vous examinez le plan de ressources, il convient de vous demander si les ressources dédiées sont suffisantes et si elles possèdent les compétences adéquates pour mener à bien le projet – l’expérience nous montre que, dans de nombreux cas, il en va différemment.
Si le projet nécessite des ressources autres que les ressources humaines pour sa mise en œuvre, nous les planifions de la même manière que les ressources humaines.
ÉLABORER UN PLAN DE GESTION DES RISQUES
À ce stade, il convient d’identifier tous les risques liés au projet.
Il faut ensuite déterminer leur probabilité d’occurrence et leur impact potentiel sur le projet et attribuer la responsabilité de leur suivi.
ÉLABORER UN PLAN DE COMMUNICATION
Un plan de communication nécessite la définition de toutes les parties prenantes au projet, l’identification de leurs besoins d’information et l’élaboration d’un plan d’action pour y répondre.
L’ensemble des éléments décrits ci-dessus constitue le plan du projet.
Le sponsor du projet doit approuver le plan avant que le projet ne passe à la phase de mise en œuvre.
Comment un système d'information peut-il contribuer à l'élaboration d'un bon plan de projet ?
De nombreuses entreprises planifient des projets à l’aide de solutions développées dans MS Excel.
Excel vous permet de créer un bon plan de projet qui comprend tous ses éléments.
Cependant, il existe sur le marché plusieurs programmes définis explicitement à cette fin, tels que le logiciel de gestion de projet FlexiProject, entre autres, qui soutiennent la planification de projets et contiennent toutes les fonctionnalités nécessaires à la création d’un plan de projet :
- une charte de projet complète et prête à l’emploi, ou ce que l’on appelle une charte de projet,
- le logiciel est adapté pour diviser le projet en un nombre quelconque de phases, c’est-à-dire que vous pouvez facilement séparer la phase de planification de la phase d’exécution ; après l’approbation appropriée du système par le sponsor du projet, le plan du projet peut être sauvegardé et la mise en œuvre peut être suivie par rapport à ce plan,
- des modules avancés pour la gestion des ressources et des risques des projets – FlexiProject vous permet de les planifier et d’en suivre l’exécution,
- le chef de projet remplit un document de « demande de modification du plan » (appelé « demande de modification ») s’il existe des circonstances raisonnables justifiant une modification du plan du projet.
Les modifications du projet doivent passer par un processus d’approbation défini dans le système, ce qui signifie qu’elles se déroulent sous un contrôle total.
AUTEUR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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