Comment améliorer la gestion de projet dans une entreprise de taille moyenne ?

Pratiquement toutes les entreprises, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes, réalisent des projets spécifiques. Les petites entreprises gèrent souvent les projets de manière informelle, sans méthodes formelles de planification ou de suivi. Dans ces organisations, les propriétaires ou les gestionnaires « gardent souvent les projets dans leur tête ». À l’autre extrémité du spectre, les grandes entreprises ont développé des méthodologies avancées au fil des ans pour gérer les projets de manière efficace. Les entreprises moyennes se situent entre les deux. Définissons les entreprises moyennes comme celles dont le chiffre d’affaires annuel est compris entre 50 millions et plusieurs centaines de millions de PLN.

Réflexions sur la collaboration avec des entreprises de taille moyenne sur les défis de la gestion de projet

En tant que copropriétaire d’une société qui développe et propose le système de gestion de projetFlexiProject , j’analyse fréquemment les demandes qui me parviennent. La plupart de ces demandes proviennent d’entreprises de taille moyenne. Lors des premières interactions avec les clients potentiels, nous discutons des fonctionnalités du système auxquelles ils accordent la priorité et des problèmes actuels qu’ils souhaitent résoudre en mettant en œuvre un tel système. Nous engageons des discussions plus approfondies avec les clients qui utilisent déjà notre système, en nous concentrant sur la manière de développer le système pour permettre une exécution plus efficace des projets et une meilleure compréhension de leurs défis persistants. Sur la base de ces expériences, voici les problèmes de gestion de projet les plus courants auxquels sont confrontées les entreprises de taille moyenne et les solutions potentielles pour les résoudre.

Je vous présente ci-dessous les problèmes organisationnels les plus courants qui entravent l’exécution efficace d’un projet.

1. Trop de projets simultanés entraînent une perte de contrôle

Les entreprises de taille moyenne en Pologne se développent rapidement. Cette croissance dynamique, associée à des objectifs commerciaux ambitieux, nécessite un nombre croissant de projets. Ceux-ci peuvent être transversaux ou spécifiques à un département. Cependant, le développement rapide amène souvent les employés et la direction à reconnaître un problème simple : l ‘organisation ne gère pas efficacement son portefeuille de projets. Lorsque les dirigeants de l’entreprise reconnaissent également ce problème, les mesures d’amélioration commencent à prendre forme.

2. Absence ou non-application de normes de gestion de projet

L’une des raisons du « chaos » en matière de gestion de projet est l’absence de normes documentées dans ce domaine. Un autre problème se pose lorsque des normes existent mais ne sont pas appliquées dans la pratique. En conséquence, les projets peuvent être gérés par des équipes aléatoires ou mal constituées. Il est évident que les individus excellent souvent dans des domaines spécifiques, et le fait de ne pas exploiter efficacement le potentiel des gestionnaires de projet compétents peut entraver la réussite.

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3. Absence d'outils dédiés à la gestion de projet

De nombreuses entreprises s’appuient encore sur des outils qu’elles ont développés elles-mêmes pour planifier, exécuter et contrôler les projets. Par exemple, elles utilisent souvent Excel pour les calendriers de projet et PowerPoint ou Word pour les rapports. Les organisations un peu plus avancées peuvent utiliser MS Project. Cependant, lorsqu’il s’agit de gérer de nombreux projets, ces outils deviennent inefficaces. Ils manquent d’intégration et personne dans l’entreprise n’a une vue d’ensemble de l’avancement du projet ou des domaines nécessitant une intervention. Ces outils sont souvent créés par des personnes qui n’ont pas d’expérience substantielle en matière de gestion de projet ou d’informatique.

4. Absence ou fonctionnement inefficace d'un PMO

L’absence d’un bureau de gestion de projet (PMO) ou d’une personne chargée de superviser le portefeuille de projets de l’entreprise constitue un défi de taille pour une gestion de projet efficace. En l’absence d’un tel rôle, personne ne s’occupe de comprendre et d’améliorer systématiquement le paysage de la gestion de projet. Dans certains cas, les PMO existent mais fonctionnent de manière inefficace parce que leur rôle est mal défini ou n’est pas promu en interne. Cette situation peut engendrer de la frustration parmi le personnel du PMO et diminuer son impact.

5. La culture organisationnelle ne favorise pas une gestion efficace des projets

Un autre problème est l’absence de volonté commune de l’organisation d’améliorer les pratiques de gestion de projet. Les comités de pilotage ne sont pas organisés, les sponsors sont nominaux et désengagés, et l’équipe de direction ne procède pas à des examens réguliers des projets. Les équipes de projet font de leur mieux, mais en l’absence d’outils ou de procédures appropriés, leurs efforts risquent de ne pas produire des résultats optimaux. Si beaucoup s’accordent à dire qu’il est essentiel de changer les gens et leurs attitudes, peu d’organisations prennent des mesures significatives pour favoriser ce changement.

Comment améliorer la gestion de projet dans les entreprises de taille moyenne ?

1. Mettre en place un bureau de gestion de projet (PMO)

Un PMO est essentiel pour améliorer la gestion des projets. Investissez dans le recrutement des personnes les plus qualifiées, possédant les compétences, l’expérience et les aptitudes interpersonnelles adéquates. La coopération avec le reste de l’organisation est cruciale ; des conflits initiaux peuvent conduire à la mise à l’écart du PMO. Au-delà de la mise en place de normes de gestion de projet et de l’établissement de rapports sur l’état d’avancement des projets, le PMO doit aligner ses efforts sur la stratégie de l’entreprise, afin d’assurer un lien étroit entre les projets et les objectifs stratégiques.

2. Mettre en œuvre des outils de gestion de projet dédiés

Des outils de gestion de projet efficaces sont disponibles, fiables et d’un prix raisonnable. La mise en œuvre d’un tel outil peut considérablement rationaliser les processus, car elle implique souvent des sessions de formation qui alignent les compétences et clarifient les voies de reporting et de prise de décision. Les outils centralisés garantissent que toutes les informations relatives au projet se trouvent au même endroit et constituent une source unique de vérité. Par exemple, le système FlexiProject offre des solutions intégrées et multilingues adaptées aux besoins de la gestion de projet.

3. Favoriser une forte culture de gestion de projet

Avec un PMO qui fonctionne bien et des outils dédiés, l’organisation doit promouvoir activement une forte culture de gestion de projet. Cela commence au sommet de l’organisation, lorsque l’équipe de direction fait preuve d’un véritable engagement. Lorsque les équipes de projet voient que leurs efforts sont reconnus et appréciés, elles sont susceptibles de faire un effort supplémentaire. Des examens réguliers des projets menés par la direction peuvent conduire à des améliorations significatives. L’équipe de direction doit également donner au PMO les moyens d’agir efficacement au sein de l’organisation.

Conclusion

Les défis et les recommandations présentés ci-dessus visent à aider les entreprises de taille moyenne à obtenir de meilleurs résultats commerciaux grâce à une gestion de projet améliorée. La mise en œuvre des objectifs stratégiques est intrinsèquement liée à une exécution efficace des projets. L’alignement des objectifs stratégiques sur des projets bien exécutés est la clé de la réussite, qui est le but ultime de toute organisation.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Włodzimierz est membre du conseil d’administration de FlexiProject et expert en gestion de projets. Pendant plus de 20 ans, il a acquis une vaste expérience en travaillant avec des entreprises polonaises et internationales sur la réalisation de dizaines de grands projets - aujourd’hui, il met cette expertise à profit avec passion dans le développement du système FlexiProject. Il dirige l’équipe responsable de son développement, de sa mise en œuvre et de sa promotion, aidant les entreprises modernes à atteindre leurs objectifs.