Como coproprietário de uma empresa que desenvolve e oferece o sistema de gestão de projectosFlexiProject , analiso frequentemente os pedidos de informação que me chegam. A maioria destes pedidos provém de empresas de média dimensão. Durante as interações iniciais com potenciais clientes, discutimos quais as funcionalidades do sistema a que dão prioridade e os problemas actuais que pretendem resolver com a implementação de um sistema deste tipo. Com os clientes que já utilizam o nosso sistema, aprofundamos as discussões sobre como desenvolver o sistema para permitir uma execução mais eficaz do projeto e a compreensão dos seus desafios persistentes. Com base nestas experiências, eis os problemas de gestão de projectos mais comuns enfrentados pelas empresas de média dimensão e as potenciais soluções para os resolver.
Em seguida, apresento os problemas organizacionais mais comuns que impedem a execução eficaz dos projectos.
As empresas de média dimensão na Polónia estão a crescer rapidamente. Este crescimento dinâmico, associado a objectivos comerciais ambiciosos, exige um número crescente de projectos. Estes podem ser transversais ou específicos de cada departamento. No entanto, o rápido desenvolvimento leva muitas vezes os colaboradores e a administração a reconhecerem um problema simples: a organização não está a gerir eficazmente a sua carteira de projectos. Quando a liderança da empresa também reconhece este problema, os passos para a melhoria começam a tomar forma.
Uma das razões para o “caos” da gestão de projectos é a ausência de normas documentadas de gestão de projectos. Outro problema surge quando as normas existem mas não são aplicadas na prática. Como resultado, os projectos podem ser geridos por equipas aleatórias ou mal constituídas. É evidente que, muitas vezes, os indivíduos se destacam em áreas específicas, e não aproveitar eficazmente o potencial de gestores de projectos qualificados pode impedir o sucesso.
Muitas empresas ainda dependem de ferramentas desenvolvidas por elas próprias para planear, executar e monitorizar projectos. Por exemplo, utiliza frequentemente o Excel para os calendários dos projectos e o PowerPoint ou Word para os relatórios. Organizações um pouco mais avançadas podem utilizar o MS Project. No entanto, ao gerir muitos projectos, estas ferramentas tornam-se ineficientes. Falta-lhes integração e ninguém na empresa tem uma visão global do progresso do projeto ou das áreas que requerem intervenção. Estas ferramentas são frequentemente criadas por indivíduos sem experiência substancial em gestão de projectos ou em TI.
Um desafio significativo para uma gestão de projectos eficaz é a ausência de um Gabinete de Gestão de Projectos (PMO) ou de um indivíduo dedicado responsável pela supervisão da carteira de projectos da empresa. Sem essa função, ninguém assume a responsabilidade de compreender e melhorar sistematicamente o panorama da gestão de projectos. Nalguns casos, os PMO existem mas funcionam de forma ineficaz porque o seu papel está mal definido ou não é promovido internamente. Esta situação pode levar à frustração do pessoal do PMO e diminuir o seu impacto.
Outro problema é a falta de um compromisso comum da organização para melhorar as práticas de gestão de projectos. Os comités de direção não estão organizados, os patrocinadores são nominais e não estão empenhados e a equipa de gestão não efectua revisões regulares dos projectos. As equipas de projeto dão o seu melhor, mas sem ferramentas ou procedimentos adequados, os seus esforços podem não produzir os melhores resultados. Embora muitos concordem que mudar as pessoas e as suas atitudes é fundamental, poucas organizações tomam medidas significativas para promover esta mudança.
Um PMO é essencial para melhorar a gestão de projectos. Investe na contratação das pessoas mais qualificadas, com as competências, a experiência e as capacidades interpessoais adequadas. A cooperação com o resto da organização é crucial; conflitos iniciais podem levar a que o PMO seja posto de lado. Para além de estabelecer normas de gestão de projectos e comunicar o estado dos projectos, o PMO deve alinhar os seus esforços com a estratégia da empresa, assegurando uma forte ligação entre os projectos e os objectivos estratégicos.
Estão disponíveis ferramentas de gestão de projectos eficazes, fiáveis e a preços razoáveis. A implementação de uma ferramenta deste tipo pode simplificar significativamente os processos, uma vez que envolve frequentemente sessões de formação que alinham competências e clarificam os relatórios e as vias de decisão. As ferramentas centralizadas garantem que toda a informação do projeto se encontra num único local, servindo como uma única fonte de verdade. Por exemplo, o sistema FlexiProject fornece soluções integradas e multilingues adaptadas às necessidades de gestão de projectos.
Com um PMO que funcione bem e ferramentas dedicadas, a organização deve promover ativamente uma forte cultura de gestão de projectos. Isto começa no topo, com a equipa de gestão a demonstrar um compromisso genuíno. Quando as equipas de projeto vêem que os seus esforços são reconhecidos e valorizados, é provável que se esforcem mais. As revisões regulares dos projectos realizadas pela gestão de topo podem conduzir a melhorias significativas. A equipa de gestão deve também capacitar o PMO para operar eficazmente em toda a organização.