Come migliorare la gestione dei progetti in un'azienda di medie dimensioni?

Praticamente tutte le aziende, piccole, medie e grandi, realizzano progetti specifici. Le piccole aziende spesso gestiscono i progetti in modo informale, senza metodi formali di pianificazione o monitoraggio. In queste organizzazioni, i proprietari o i manager spesso “tengono i progetti nella loro testa”. Dall’altra parte dello spettro, le grandi aziende hanno sviluppato negli anni metodologie avanzate per gestire i progetti in modo efficiente. Le medie imprese si collocano a metà strada. Definiamo medie imprese quelle con un fatturato annuo che va da circa 50 milioni a diverse centinaia di milioni di zloty.

Spunti di riflessione dalla collaborazione con aziende di medie dimensioni sulle sfide della gestione dei progetti

In qualità di co-proprietario di un’azienda che sviluppa e offre il sistema di gestione dei progettiFlexiProject , analizzo spesso le richieste in arrivo. La maggior parte di queste richieste proviene da aziende di medie dimensioni. Durante le prime interazioni con i potenziali clienti, discutiamo delle funzionalità del sistema a cui danno priorità e dei problemi che intendono risolvere implementando un sistema di questo tipo. Con i clienti che già utilizzano il nostro sistema, ci impegniamo in discussioni più approfondite, concentrandoci su come sviluppare ulteriormente il sistema per consentire un’esecuzione più efficace del progetto e la comprensione delle loro sfide persistenti. Sulla base di queste esperienze, ecco i problemi di gestione dei progetti più comuni delle medie imprese e le potenziali soluzioni per risolverli.

Di seguito, presento i problemi organizzativi più comuni che ostacolano l’esecuzione efficace dei progetti.

1. Troppi progetti simultanei portano a una perdita di controllo

Le medie imprese in Polonia stanno crescendo rapidamente. Questa crescita dinamica, unita a obiettivi aziendali ambiziosi, richiede un numero crescente di progetti. Questi possono essere interfunzionali o specifici per ogni reparto. Tuttavia, il rapido sviluppo porta spesso i dipendenti e la dirigenza a riconoscere un problema di fondo: l’organizzazione non sta gestendo in modo efficace il proprio portafoglio progetti. Quando anche la leadership dell’azienda riconosce questo problema, i passi verso il miglioramento iniziano a prendere forma.

2. Mancanza di standard di gestione del progetto o mancata applicazione degli stessi.

Una delle ragioni del “caos” nella gestione dei progetti è l’assenza di standard documentati di gestione dei progetti. Un altro problema si presenta quando gli standard esistono ma non vengono applicati nella pratica. Di conseguenza, i progetti possono essere gestiti da team casuali o mal assemblati. È evidente che i singoli individui spesso eccellono in aree specifiche e non riuscire a sfruttare efficacemente il potenziale dei project manager esperti può ostacolare il successo.

Per saperne di più

Quando Excel smette di essere un buon strumento di gestione dei progetti?

Vai all'articolo

3. Mancanza di strumenti dedicati alla gestione dei progetti

Molte aziende si affidano ancora a strumenti sviluppati autonomamente per la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio dei progetti. Ad esempio, spesso utilizzano Excel per le pianificazioni dei progetti e PowerPoint o Word per i rapporti. Le organizzazioni un po’ più avanzate potrebbero utilizzare MS Project. Tuttavia, quando si gestiscono molti progetti, questi strumenti diventano inefficienti. Mancano di integrazione e nessuno in azienda ha una visione completa dell’andamento del progetto o delle aree che richiedono un intervento. Questi strumenti sono spesso creati da persone che non hanno una grande esperienza nella gestione dei progetti o nell’IT.

4. Assenza o inefficacia di un PMO

Una sfida significativa per una gestione efficace dei progetti è l’assenza di un Project Management Office (PMO) o di una persona dedicata responsabile della supervisione del portafoglio progetti dell’azienda. Senza questo ruolo, nessuno si assume la responsabilità di comprendere e migliorare sistematicamente il panorama della gestione dei progetti. In alcuni casi, i PMO esistono ma operano in modo inefficace perché il loro ruolo è mal definito o non viene promosso internamente. Questa situazione può portare alla frustrazione del personale del PMO e diminuire il suo impatto.

5. La cultura organizzativa non promuove una gestione efficace dei progetti

Un altro problema è la mancanza di un impegno condiviso da parte dell’organizzazione per migliorare le pratiche di gestione dei progetti. I comitati direttivi non sono organizzati, gli sponsor sono nominali e disimpegnati e il team di gestione non effettua revisioni regolari dei progetti. I team di progetto fanno del loro meglio, ma senza strumenti o procedure adeguate, i loro sforzi potrebbero non produrre risultati ottimali. Sebbene molti concordino sul fatto che cambiare le persone e i loro atteggiamenti sia fondamentale, poche organizzazioni adottano misure significative per promuovere questo cambiamento.

Come migliorare la gestione dei progetti nelle medie imprese?

1. Istituire un ufficio di gestione del progetto (PMO)

Un PMO è essenziale per migliorare la gestione dei progetti. Investi nell’assunzione delle persone più qualificate con le giuste competenze, esperienze e capacità relazionali. La collaborazione con il resto dell’organizzazione è fondamentale; i conflitti iniziali possono portare all’emarginazione del PMO. Oltre a definire gli standard di gestione dei progetti e a riportare lo stato di avanzamento degli stessi, il PMO deve allineare i propri sforzi con la strategia dell’azienda, assicurando una forte connessione tra i progetti e gli obiettivi strategici.

2. Implementare strumenti di gestione del progetto dedicati

Gli strumenti efficaci per la gestione dei progetti sono disponibili, affidabili e a prezzi ragionevoli. L’implementazione di uno strumento di questo tipo può snellire notevolmente i processi, in quanto spesso comporta sessioni di formazione che allineano le competenze e chiariscono i percorsi decisionali e di reporting. Gli strumenti centralizzati assicurano che tutte le informazioni sul progetto risiedano in un unico luogo, fungendo da unica fonte di verità. Il sistema FlexiProject, ad esempio, offre soluzioni integrate e multilingue, adatte alle esigenze di gestione dei progetti.

3. Promuovere una forte cultura di gestione del progetto

Con un PMO ben funzionante e strumenti dedicati, l’organizzazione deve promuovere attivamente una forte cultura della gestione dei progetti. Questo inizia dall’alto, con il team di gestione che dimostra un impegno genuino. Quando i team di progetto vedono che i loro sforzi sono riconosciuti e apprezzati, è probabile che si impegnino al massimo. Le revisioni periodiche dei progetti condotte dall’alta dirigenza possono favorire miglioramenti significativi. Il team di gestione deve anche dare al PMO la possibilità di operare in modo efficace all’interno dell’organizzazione.

Conclusione

Le sfide e le raccomandazioni sopra descritte mirano ad aiutare le medie imprese a raggiungere risultati aziendali migliori attraverso una migliore gestione dei progetti. L’attuazione degli obiettivi strategici è intrinsecamente legata a un’esecuzione efficace dei progetti. Allineare gli obiettivi strategici con progetti ben eseguiti è fondamentale per raggiungere il successo, che è l’obiettivo finale di ogni organizzazione.