Projektmenedzsment

Hogyan lehet javítani a projektmenedzsmentet egy középvállalatnál?

Gyakorlatilag minden vállalat – kis, közepes és nagy – egyedi projekteket hajt végre. A kisvállalatok gyakran informálisan, formális tervezési vagy ellenőrzési módszerek nélkül irányítják a projekteket. Az ilyen szervezetekben a tulajdonosok vagy vezetők gyakran „fejben tartják a projekteket”. A spektrum másik végén a nagyvállalatok az évek során fejlett módszereket fejlesztettek ki a projektek hatékony irányítására. A közepes méretű vállalatok valahol a kettő között helyezkednek el. Definiáljuk a közepes méretű vállalatokat úgy, mint amelyek éves árbevétele körülbelül 50 millió és több száz millió zloty között mozog.

 

A középvállalkozásokkal a projektmenedzsment kihívásaival kapcsolatos munka során szerzett tapasztalatok

A FlexiProject projektmenedzsment rendszert fejlesztő és kínáló cég társtulajdonosaként gyakran elemzem a beérkező megkereséseket. A legtöbb ilyen megkeresés közepes méretű vállalatoktól érkezik. A potenciális ügyfelekkel folytatott első interakciók során megbeszéljük, hogy milyen rendszerfunkciókat helyeznek előtérbe, és milyen aktuális problémákat kívánnak megoldani egy ilyen rendszer bevezetésével. A rendszerünket már használó ügyfelekkel mélyrehatóbb megbeszéléseket folytatunk, amelyek során arra összpontosítunk, hogyan fejleszthetnénk tovább a rendszert, hogy hatékonyabb projektvégrehajtást tegyünk lehetővé, és hogy megértsük a fennálló kihívásaikat. E tapasztalatok alapján az alábbiakban bemutatjuk a középvállalkozások leggyakoribb projektmenedzsment-problémáit és az ezek kezelésére szolgáló lehetséges megoldásokat.

Az alábbiakban bemutatom a leggyakoribb szervezeti problémákat, amelyek akadályozzák a projektek hatékony végrehajtását.

1. A túl sok egyidejű projekt az irányítás elvesztéséhez vezet

A lengyelországi középvállalkozások gyorsan növekednek. Ez a dinamikus növekedés, párosulva ambiciózus üzleti célokkal, egyre több projektet tesz szükségessé. Ezek lehetnek funkciókon átívelő vagy részlegspecifikusak. A gyors fejlődés azonban gyakran azt eredményezi, hogy az alkalmazottak és a vezetés felismer egy egyszerű problémát: a szervezet nem kezeli hatékonyan a projektportfólióját. Amikor a vállalat vezetése is felismeri ezt a problémát, a javulás irányába tett lépések kezdenek formát ölteni.

2. Projektmenedzsment szabványok hiánya vagy nem alkalmazott szabványok

A projektirányítási „káosz” egyik oka a dokumentált projektirányítási szabványok hiánya. Egy másik probléma akkor merül fel, amikor a szabványok léteznek, de a gyakorlatban nem alkalmazzák őket. Ennek eredményeként a projekteket véletlenszerűen vagy rosszul összeállított csapatok kezelhetik. Nyilvánvaló, hogy az egyének gyakran kiemelkednek bizonyos területeken, és ha nem sikerül hatékonyan kihasználni a képzett projektmenedzserekben rejlő lehetőségeket, az akadályozhatja a sikert.

3. Dedikált projektmenedzsment eszközök hiánya

Sok vállalat még mindig saját fejlesztésű eszközökre támaszkodik a projektek tervezésében, végrehajtásában és nyomon követésében. Gyakran használják például az Excel programot a projekttervekhez, és a PowerPointot vagy a Wordöt a jelentésekhez. A valamivel fejlettebb szervezetek esetleg a MS Project. Sok projekt irányításakor azonban ezek az eszközök nem válnak hatékonnyá. Hiányzik belőlük az integráció, és a vállalaton belül senkinek sincs átfogó áttekintése a projekt előrehaladásáról vagy a beavatkozást igénylő területekről. Ezeket az eszközöket gyakran olyan személyek készítik, akik nem rendelkeznek jelentős projektmenedzsment- vagy informatikai tapasztalattal.

4. PMO hiánya vagy nem hatékony működése

A hatékony projektmenedzsment egyik jelentős kihívása, hogy nincs projektmenedzsment iroda (PMO ) vagy a vállalat projektportfóliójának felügyeletéért felelős személy. Ilyen szerepkör nélkül senki sem vállalja magára a projektmenedzsment megértését és szisztematikus javítását. Egyes esetekben a PMO-k léteznek, de nem működnek hatékonyan, mert szerepük rosszul van meghatározva, vagy nem támogatják őket belsőleg. Ez a helyzet frusztrációhoz vezethet a PMO munkatársai körében, és csökkentheti a hatásukat.

5. A szervezeti kultúra nem segíti elő a hatékony projektmenedzsmentet

Egy másik probléma az, hogy a szervezetben nincs közös elkötelezettség a projektmenedzsment-gyakorlatok javítása iránt. Az irányítóbizottságok nincsenek megszervezve, a szponzorok névlegesek és nem elkötelezettek, a vezetőség pedig nem végez rendszeres projektértékeléseket. A projektcsapatok mindent megtesznek, de megfelelő eszközök vagy eljárások nélkül erőfeszítéseik nem biztos, hogy optimális eredményeket hoznak. Bár sokan egyetértenek abban, hogy az emberek és a hozzáállásuk megváltoztatása kritikus fontosságú, kevés szervezet tesz érdemi lépéseket e változás elősegítésére.

 

Hogyan lehet javítani a projektmenedzsmentet a középvállalkozásoknál?

1. Projektmenedzsment Iroda (PMO) létrehozása

A PMO elengedhetetlen a projektmenedzsment javításához. Fektessen be a legjobban képzett, megfelelő kompetenciákkal, tapasztalattal és személyközi készségekkel rendelkező személyek felvételébe. A szervezet többi részével való együttműködés kulcsfontosságú; a kezdeti konfliktusok a PMO háttérbe szorulásához vezethetnek. A projektirányítási szabványok felállításán és a projektek állapotáról szóló jelentéseken túl a PMO-nak össze kell hangolnia erőfeszítéseit a vállalat stratégiájával, biztosítva a projektek és a stratégiai célok közötti szoros kapcsolatot.

2. Dedikált projektmenedzsment eszközök bevezetése

A hatékony projektmenedzsment-eszközök elérhetők, megbízhatóak és elfogadható árúak. Egy ilyen eszköz bevezetése jelentősen racionalizálhatja a folyamatokat, mivel gyakran olyan képzésekkel jár, amelyek összehangolják a kompetenciákat és tisztázzák a jelentéstételi és döntéshozatali utakat. A központosított eszközök biztosítják, hogy minden projektinformáció egy helyen legyen, és egyetlen igazságforrásként szolgáljon. A FlexiProject rendszer például integrált, többnyelvű, a projektmenedzsment igényeire szabott megoldásokat kínál.

3. Erős projektmenedzsment-kultúra kialakítása

A jól működő PMO és a megfelelő eszközök mellett a szervezetnek aktívan elő kell mozdítania az erős projektmenedzsment-kultúrát. Ez a csúcson kezdődik, a vezetői csapat valódi elkötelezettségével. Ha a projektcsapatok azt látják, hogy erőfeszítéseiket elismerik és értékelik, akkor valószínűleg többet fognak tenni. A felső vezetés által végzett rendszeres projektértékelések jelentős javulást eredményezhetnek. A vezetőségnek fel kell hatalmaznia a PMO-t arra is, hogy hatékonyan működjön a szervezeten belül.

Következtetés