Cum să îmbunătățiți gestionarea proiectelor într-o întreprindere de dimensiuni medii?

Practic, toate întreprinderile – mici, mijlocii și mari – realizează proiecte specifice. Întreprinderile mici gestionează adesea proiectele în mod informal, fără metode formale de planificare sau monitorizare. În astfel de organizații, proprietarii sau managerii „țin adesea proiectele în cap”. La celălalt capăt al spectrului, companiile mari au dezvoltat de-a lungul anilor metodologii avansate pentru a gestiona eficient proiectele. Companiile mijlocii se situează undeva la mijloc. Să definim întreprinderile mijlocii ca fiind cele cu venituri anuale cuprinse între aproximativ 50 de milioane și câteva sute de milioane PLN.

Perspective din colaborarea cu întreprinderile mijlocii privind provocările legate de gestionarea proiectelor

În calitate de coproprietar al unei companii care dezvoltă și oferă sistemul de gestionare a proiectelorFlexiProject , analizez frecvent solicitările primite. Majoritatea acestor solicitări provin de la companii mijlocii. În timpul interacțiunilor inițiale cu potențialii clienți, discutăm despre funcționalitățile sistemului pe care le consideră prioritare și despre problemele actuale pe care intenționează să le rezolve prin implementarea unui astfel de sistem. Ne angajăm în discuții mai aprofundate cu clienții care utilizează deja sistemul nostru, concentrându-ne asupra modului în care să dezvoltăm sistemul în continuare pentru a permite o execuție mai eficientă a proiectului și înțelegerea provocărilor lor persistente. Pe baza acestor experiențe, iată care sunt cele mai frecvente probleme de gestionare a proiectelor cu care se confruntă companiile mijlocii și potențialele soluții pentru rezolvarea acestora.

Mai jos, voi prezenta cele mai frecvente probleme organizaționale care împiedică executarea eficientă a proiectelor.

1. Prea multe proiecte simultane duc la pierderea controlului

Întreprinderile mijlocii din Polonia se dezvoltă rapid. Această creștere dinamică, dublată de obiective de afaceri ambițioase, necesită un număr tot mai mare de proiecte. Acestea pot fi interfuncționale sau specifice unui departament. Cu toate acestea, dezvoltarea rapidă duce adesea la recunoașterea de către angajați și conducere a unei probleme simple: organizația nu își gestionează eficient portofoliul de proiecte. Atunci când și conducerea companiei recunoaște această problemă, încep să se contureze pașii spre îmbunătățire.

2. Lipsa sau neimplementarea standardelor de gestionare a proiectelor

Unul dintre motivele „haosului” din domeniul gestionării proiectelor este absența standardelor documentate de gestionare a proiectelor. O altă problemă apare atunci când standardele există, dar nu sunt aplicate în practică. Ca urmare, proiectele pot fi gestionate de echipe alcătuite la întâmplare sau prost. Este evident că indivizii excelează adesea în anumite domenii, iar neutilizarea eficientă a potențialului managerilor de proiect calificați poate împiedica succesul.

Vezi mai mult

Când încetează Excel să mai fie un bun instrument de gestionare a proiectelor?

Mergeți la articol

3. Lipsa instrumentelor dedicate de gestionare a proiectelor

Multe companii încă se bazează pe instrumente dezvoltate de ele însele pentru planificarea, execuția și monitorizarea proiectelor. De exemplu, acestea utilizează adesea Excel pentru planificarea proiectelor și PowerPoint sau Word pentru raportare. Organizațiile puțin mai avansate ar putea utiliza MS Project. Cu toate acestea, atunci când gestionează multe proiecte, aceste instrumente devin ineficiente. Ele nu sunt integrate și nimeni din companie nu are o imagine de ansamblu asupra progresului proiectului sau asupra domeniilor care necesită intervenție. Aceste instrumente sunt adesea create de persoane fără experiență substanțială în gestionarea proiectelor sau în domeniul IT.

4. Absența sau funcționarea ineficientă a unui PMO

O provocare semnificativă pentru gestionarea eficientă a proiectelor este absența unui birou de gestionare a proiectelor (PMO) sau a unei persoane responsabile cu supravegherea portofoliului de proiecte al companiei. În lipsa unui astfel de rol, nimeni nu își asumă responsabilitatea pentru înțelegerea și îmbunătățirea sistematică a peisajului de gestionare a proiectelor. În unele cazuri, PMO-urile există, dar funcționează ineficient deoarece rolul lor este prost definit sau nu este promovat pe plan intern. Această situație poate duce la frustrare în rândul personalului PMO și la diminuarea impactului acestuia.

5. Cultura organizațională nu promovează gestionarea eficientă a proiectelor

O altă problemă este lipsa unui angajament comun al organizației de a îmbunătăți practicile de gestionare a proiectelor. Comitetele directoare nu sunt organizate, sponsorii sunt nominali și dezangajați, iar echipa de conducere nu efectuează revizuiri regulate ale proiectelor. Echipele de proiect fac tot ce le stă în putință, dar, în lipsa unor instrumente sau proceduri adecvate, este posibil ca eforturile lor să nu producă rezultate optime. Deși mulți sunt de acord că schimbarea oamenilor și a atitudinilor lor este esențială, puține organizații iau măsuri semnificative pentru a promova această schimbare.

Cum se poate îmbunătăți managementul proiectelor în întreprinderile mijlocii?

1. Înființarea unui birou de gestionare a proiectului (PMO)

Un PMO este esențial pentru îmbunătățirea gestionării proiectelor. Investiți în angajarea celor mai calificate persoane cu competențele, experiența și abilitățile interpersonale potrivite. Cooperarea cu restul organizației este esențială; conflictele inițiale pot duce la marginalizarea PMO. Pe lângă stabilirea standardelor de gestionare a proiectelor și raportarea stadiului proiectelor, PMO ar trebui să își alinieze eforturile la strategia companiei, asigurând o legătură puternică între proiecte și obiectivele strategice.

2. Implementarea instrumentelor dedicate de gestionare a proiectelor

Instrumentele eficiente de gestionare a proiectelor sunt disponibile, fiabile și la prețuri rezonabile. Implementarea unui astfel de instrument poate simplifica semnificativ procesele, deoarece implică adesea sesiuni de formare care aliniază competențele și clarifică căile de raportare și de luare a deciziilor. Instrumentele centralizate garantează că toate informațiile despre proiect se află într-un singur loc, servind drept sursă unică de adevăr. De exemplu, sistemul FlexiProject oferă soluții integrate, multilingve, adaptate nevoilor de gestionare a proiectelor.

3. Promovarea unei culturi puternice a managementului de proiect

Cu un PMO bine funcțional și instrumente dedicate, organizația trebuie să promoveze în mod activ o cultură puternică a managementului proiectelor. Acest lucru începe la vârf, cu echipa de conducere care demonstrează un angajament real. Atunci când echipele de proiect văd că eforturile lor sunt recunoscute și apreciate, probabil că vor face un efort suplimentar. Analizele periodice ale proiectelor efectuate de conducerea superioară pot determina îmbunătățiri semnificative. Echipa de conducere trebuie, de asemenea, să împuternicească PMO să funcționeze eficient în cadrul organizației.

Concluzie

Provocările și recomandările prezentate mai sus au scopul de a ajuta întreprinderile mijlocii să obțină rezultate mai bune în afaceri prin îmbunătățirea gestionării proiectelor. Punerea în aplicare a obiectivelor strategice este intrinsec legată de executarea eficientă a proiectelor. Alinierea obiectivelor strategice cu proiecte bine executate este esențială pentru obținerea succesului, care este scopul final al oricărei organizații.