Jako spolumajitel společnosti, která vyvíjí a nabízí systém řízení projektůFlexiProject , často analyzuji příchozí dotazy. Většina těchto dotazů pochází od středně velkých firem. Při úvodních interakcích s potenciálními klienty diskutujeme o tom, které funkce systému jsou pro ně prioritní a jaké aktuální problémy chtějí implementací takového systému vyřešit. S klienty, kteří již náš systém používají, vedeme hlubší diskuse, v nichž se zaměřujeme na to, jak systém dále rozvíjet, aby umožnil efektivnější realizaci projektů a pochopení jejich přetrvávajících problémů. Na základě těchto zkušeností uvádíme nejčastější problémy v oblasti řízení projektů, s nimiž se potýkají středně velké společnosti, a možná řešení, která je mohou vyřešit.
Níže uvádím nejčastější organizační problémy, které brání efektivní realizaci projektu.
Střední podniky v Polsku rychle rostou. Tento dynamický růst spolu s ambiciózními obchodními cíli vyžaduje rostoucí počet projektů. Ty mohou být mezioborové nebo specifické pro jednotlivá oddělení. Rychlý rozvoj však často vede k tomu, že si zaměstnanci a vedení uvědomí přímočarý problém: organizace neefektivně řídí své portfolio projektů. Když tento problém uzná i vedení společnosti, začnou se rýsovat kroky ke zlepšení.
Jedním z důvodů „chaosu“ v řízení projektů je absence dokumentovaných standardů řízení projektů. Další problém nastává, když standardy existují, ale v praxi se neuplatňují. V důsledku toho mohou být projekty řešeny náhodně nebo špatně sestavenými týmy. Je zřejmé, že jednotlivci často vynikají ve specifických oblastech, a pokud se nepodaří efektivně využít potenciál kvalifikovaných projektových manažerů, může to bránit úspěchu.
Mnoho společností se při plánování, realizaci a monitorování projektů stále spoléhá na nástroje vyvinuté vlastními silami. Často například používají Excel pro harmonogramy projektů a PowerPoint nebo Word pro vytváření zpráv. O něco pokročilejší organizace mohou používat MS Project. Při řízení mnoha projektů se však tyto nástroje stávají neefektivními. Chybí jim integrace a nikdo ve firmě nemá ucelený přehled o průběhu projektu nebo o oblastech vyžadujících zásah. Tyto nástroje často vytvářejí jednotlivci bez větších zkušeností s řízením projektů nebo IT.
Významným problémem pro efektivní řízení projektů je neexistence kanceláře pro řízení projektů (PMO ) nebo specializované osoby odpovědné za dohled nad portfoliem projektů společnosti. Bez takové funkce nikdo nepřebírá odpovědnost za pochopení a systematické zlepšování prostředí projektového řízení. V některých případech PMO existují, ale fungují neefektivně, protože jejich role je špatně definována nebo nejsou interně podporovány. Tato situace může vést k frustraci zaměstnanců PMO a snižovat jejich vliv.
Dalším problémem je nedostatek společného závazku organizace zlepšit postupy řízení projektů. Řídící výbory nejsou organizovány, sponzoři jsou nominální a neangažovaní a řídící tým neprovádí pravidelné revize projektů. Projektové týmy dělají, co mohou, ale bez vhodných nástrojů a postupů nemusí jejich úsilí přinést optimální výsledky. Ačkoli se mnozí shodují, že změna lidí a jejich postojů je zásadní, jen málo organizací podniká smysluplné kroky k podpoře této změny.
PMO je pro zlepšení řízení projektů zásadní. Investujte do najímání nejkvalifikovanějších osob se správnými kompetencemi, zkušenostmi a mezilidskými dovednostmi. Zásadní je spolupráce se zbytkem organizace; počáteční konflikty mohou vést k odsunutí PMO na vedlejší kolej. Kromě nastavení standardů projektového řízení a vykazování stavu projektů by měl PMO sladit své úsilí se strategií společnosti a zajistit pevné spojení mezi projekty a strategickými cíli.
Účinné nástroje pro řízení projektů jsou dostupné, spolehlivé a cenově dostupné. Zavedení takového nástroje může výrazně zefektivnit procesy, protože často zahrnuje školení, která sladí kompetence a vyjasní způsoby podávání zpráv a rozhodování. Centralizované nástroje zajišťují, že všechny informace o projektu se nacházejí na jednom místě a slouží jako jediný zdroj pravdy. Například systém FlexiProject poskytuje integrované, vícejazyčné řešení přizpůsobené potřebám projektového řízení.
Díky dobře fungujícímu PMO a specializovaným nástrojům musí organizace aktivně podporovat silnou kulturu řízení projektů. Začíná to na nejvyšších místech, kde vedoucí pracovníci prokazují skutečné odhodlání. Když projektové týmy uvidí, že jejich úsilí je uznáváno a oceňováno, pravděpodobně udělají něco navíc. Pravidelné kontroly projektů prováděné vrcholovým vedením mohou vést k výraznému zlepšení. Manažerský tým musí také pověřit PMO, aby mohl efektivně působit v rámci celé organizace.