Jak zlepšit řízení projektů ve středně velké firmě?
Prakticky všechny společnosti – malé, střední i velké – realizují specifické projekty. Malé společnosti často řídí projekty neformálně, bez formálních metod plánování a monitorování. V takových organizacích majitelé nebo manažeři často „drží projekty ve svých hlavách“. Na druhé straně spektra stojí velké společnosti, které v průběhu let vyvinuly pokročilé metodiky pro efektivní řízení projektů. Středně velké společnosti se nacházejí někde uprostřed. Definujme středně velké společnosti jako ty, jejichž roční tržby se pohybují v rozmezí přibližně 50 milionů až několik set milionů PLN.
Poznatky ze spolupráce se středně velkými společnostmi v oblasti řízení projektů
Jako spolumajitel společnosti, která vyvíjí a nabízí systém řízení projektůFlexiProject , často analyzuji příchozí dotazy. Většina těchto dotazů pochází od středně velkých firem. Při úvodních interakcích s potenciálními klienty diskutujeme o tom, které funkce systému jsou pro ně prioritní a jaké aktuální problémy chtějí implementací takového systému vyřešit. S klienty, kteří již náš systém používají, vedeme hlubší diskuse, v nichž se zaměřujeme na to, jak systém dále rozvíjet, aby umožnil efektivnější realizaci projektů a pochopení jejich přetrvávajících problémů. Na základě těchto zkušeností uvádíme nejčastější problémy v oblasti řízení projektů, s nimiž se potýkají středně velké společnosti, a možná řešení, která je mohou vyřešit.
Níže uvádím nejčastější organizační problémy, které brání efektivní realizaci projektu.
1. Příliš mnoho souběžných projektů vede ke ztrátě kontroly.
Střední podniky v Polsku rychle rostou. Tento dynamický růst spolu s ambiciózními obchodními cíli vyžaduje rostoucí počet projektů. Ty mohou být mezioborové nebo specifické pro jednotlivá oddělení. Rychlý rozvoj však často vede k tomu, že si zaměstnanci a vedení uvědomí přímočarý problém: organizace neefektivně řídí své portfolio projektů. Když tento problém uzná i vedení společnosti, začnou se rýsovat kroky ke zlepšení.
2. Chybějící nebo nezavedené standardy řízení projektů
Jedním z důvodů „chaosu“ v řízení projektů je absence dokumentovaných standardů řízení projektů. Další problém nastává, když standardy existují, ale v praxi se neuplatňují. V důsledku toho mohou být projekty řešeny náhodně nebo špatně sestavenými týmy. Je zřejmé, že jednotlivci často vynikají ve specifických oblastech, a pokud se nepodaří efektivně využít potenciál kvalifikovaných projektových manažerů, může to bránit úspěchu.
Discover the limitations of using MS Excel for project management. Is it still a sufficient tool for you?
3. Nedostatek specializovaných nástrojů pro řízení projektů
Mnoho společností se při plánování, realizaci a monitorování projektů stále spoléhá na nástroje vyvinuté vlastními silami. Často například používají Excel pro harmonogramy projektů a PowerPoint nebo Word pro vytváření zpráv. O něco pokročilejší organizace mohou používat MS Project. Při řízení mnoha projektů se však tyto nástroje stávají neefektivními. Chybí jim integrace a nikdo ve firmě nemá ucelený přehled o průběhu projektu nebo o oblastech vyžadujících zásah. Tyto nástroje často vytvářejí jednotlivci bez větších zkušeností s řízením projektů nebo IT.
4. Neexistence nebo neefektivní fungování PMO
Významným problémem pro efektivní řízení projektů je neexistence kanceláře pro řízení projektů (PMO ) nebo specializované osoby odpovědné za dohled nad portfoliem projektů společnosti. Bez takové funkce nikdo nepřebírá odpovědnost za pochopení a systematické zlepšování prostředí projektového řízení. V některých případech PMO existují, ale fungují neefektivně, protože jejich role je špatně definována nebo nejsou interně podporovány. Tato situace může vést k frustraci zaměstnanců PMO a snižovat jejich vliv.
5. Organizační kultura nepodporuje efektivní řízení projektů
Dalším problémem je nedostatek společného závazku organizace zlepšit postupy řízení projektů. Řídící výbory nejsou organizovány, sponzoři jsou nominální a neangažovaní a řídící tým neprovádí pravidelné revize projektů. Projektové týmy dělají, co mohou, ale bez vhodných nástrojů a postupů nemusí jejich úsilí přinést optimální výsledky. Ačkoli se mnozí shodují, že změna lidí a jejich postojů je zásadní, jen málo organizací podniká smysluplné kroky k podpoře této změny.
Jak zlepšit řízení projektů ve středně velkých firmách?
1. Zřízení kanceláře pro řízení projektů (PMO)
PMO je pro zlepšení řízení projektů zásadní. Investujte do najímání nejkvalifikovanějších osob se správnými kompetencemi, zkušenostmi a mezilidskými dovednostmi. Zásadní je spolupráce se zbytkem organizace; počáteční konflikty mohou vést k odsunutí PMO na vedlejší kolej. Kromě nastavení standardů projektového řízení a vykazování stavu projektů by měl PMO sladit své úsilí se strategií společnosti a zajistit pevné spojení mezi projekty a strategickými cíli.
2. Zavedení specializovaných nástrojů pro řízení projektů
Účinné nástroje pro řízení projektů jsou dostupné, spolehlivé a cenově dostupné. Zavedení takového nástroje může výrazně zefektivnit procesy, protože často zahrnuje školení, která sladí kompetence a vyjasní způsoby podávání zpráv a rozhodování. Centralizované nástroje zajišťují, že všechny informace o projektu se nacházejí na jednom místě a slouží jako jediný zdroj pravdy. Například systém FlexiProject poskytuje integrované, vícejazyčné řešení přizpůsobené potřebám projektového řízení.
3. Podporovat silnou kulturu řízení projektů
Díky dobře fungujícímu PMO a specializovaným nástrojům musí organizace aktivně podporovat silnou kulturu řízení projektů. Začíná to na nejvyšších místech, kde vedoucí pracovníci prokazují skutečné odhodlání. Když projektové týmy uvidí, že jejich úsilí je uznáváno a oceňováno, pravděpodobně udělají něco navíc. Pravidelné kontroly projektů prováděné vrcholovým vedením mohou vést k výraznému zlepšení. Manažerský tým musí také pověřit PMO, aby mohl efektivně působit v rámci celé organizace.
Závěr
Cílem výše uvedených výzev a doporučení je pomoci středně velkým společnostem dosáhnout lepších obchodních výsledků prostřednictvím lepšího řízení projektů. Realizace strategických cílů je neodmyslitelně spjata s efektivní realizací projektů. Sladění strategických cílů s dobře provedenými projekty je klíčem k dosažení úspěchu, který je konečným cílem každé organizace.
