Projektleitung

Wie kann man das Projektmanagement in einem mittelständischen Unternehmen verbessern?

Praktisch alle Unternehmen – kleine, mittlere und große – führen bestimmte Projekte durch. Kleine Unternehmen verwalten Projekte oft informell, ohne formelle Planungs- oder Überwachungsmethoden. In solchen Unternehmen haben die Eigentümer oder Manager die Projekte oft „im Kopf“. Am anderen Ende des Spektrums haben große Unternehmen im Laufe der Jahre fortschrittliche Methoden entwickelt, um Projekte effizient zu verwalten. Mittelgroße Unternehmen liegen irgendwo dazwischen. Definieren wir mittelgroße Unternehmen als solche mit einem Jahresumsatz zwischen etwa 50 Millionen und mehreren hundert Millionen PLN.

 

Einblicke in die Zusammenarbeit mit mittelständischen Unternehmen bei Herausforderungen des Projektmanagements

Als Mitinhaber eines Unternehmens, das das ProjektmanagementsystemFlexiProject entwickelt und anbietet, analysiere ich häufig eingehende Anfragen. Die meisten dieser Anfragen kommen von mittelständischen Unternehmen. Bei den ersten Gesprächen mit potenziellen Kunden erörtern wir, welche Systemfunktionen für sie Priorität haben und welche aktuellen Probleme sie mit der Implementierung eines solchen Systems lösen wollen. Mit Kunden, die unser System bereits nutzen, führen wir vertiefende Gespräche, in denen wir uns darauf konzentrieren, wie wir das System weiterentwickeln können, um eine effektivere Projektdurchführung und ein besseres Verständnis für ihre anhaltenden Herausforderungen zu ermöglichen. Auf der Grundlage dieser Erfahrungen finden Sie hier die häufigsten Projektmanagement-Probleme, mit denen mittelständische Unternehmen konfrontiert sind, und mögliche Lösungen, um sie zu lösen.

Im Folgenden stelle ich die häufigsten organisatorischen Probleme vor, die eine effektive Projektdurchführung behindern.

1. Zu viele gleichzeitige Projekte führen zum Verlust der Kontrolle

Die mittelständischen Unternehmen in Polen wachsen schnell. Dieses dynamische Wachstum, gepaart mit ehrgeizigen Geschäftszielen, macht eine steigende Anzahl von Projekten erforderlich. Diese können funktionsübergreifend oder abteilungsspezifisch sein. Die schnelle Entwicklung führt jedoch oft dazu, dass Mitarbeiter und Management ein einfaches Problem erkennen: Das Unternehmen verwaltet sein Projektportfolio nicht effektiv. Wenn auch die Unternehmensleitung dieses Problem erkennt, nehmen die Schritte zur Verbesserung Gestalt an.

2. Fehlende oder nicht umgesetzte Projektmanagement-Standards

Ein Grund für das „Chaos“ im Projektmanagement ist das Fehlen von dokumentierten Projektmanagementstandards. Ein anderes Problem entsteht, wenn Standards zwar existieren, aber in der Praxis nicht angewendet werden. Dies kann dazu führen, dass Projekte von zufällig oder schlecht zusammengestellten Teams bearbeitet werden. Es liegt auf der Hand, dass Einzelpersonen oft in bestimmten Bereichen überragende Leistungen erbringen, und wenn es nicht gelingt, das Potenzial qualifizierter Projektmanager effektiv zu nutzen, kann dies den Erfolg verhindern.

3. Mangel an speziellen Projektmanagement-Tools

Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf selbst entwickelte Tools für die Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten. Sie verwenden zum Beispiel häufig Excel für Projektpläne und PowerPoint oder Word für die Berichterstattung. Etwas fortgeschrittenere Unternehmen verwenden vielleicht MS Project. Bei der Verwaltung vieler Projekte werden diese Tools jedoch ineffizient. Es mangelt ihnen an Integration, und niemand im Unternehmen hat einen umfassenden Überblick über den Projektfortschritt oder die Bereiche, die ein Eingreifen erfordern. Diese Tools werden oft von Personen entwickelt, die weder über umfangreiche Projektmanagement- noch IT-Erfahrung verfügen.

4. Fehlen eines PMO oder ineffektiver Betrieb eines PMO

Eine große Herausforderung für ein effektives Projektmanagement ist das Fehlen eines Project Management Office (PMO) oder einer Person, die für die Überwachung des Projektportfolios des Unternehmens verantwortlich ist. Ohne eine solche Funktion übernimmt niemand die Verantwortung für das Verständnis und die systematische Verbesserung der Projektmanagement-Landschaft. In einigen Fällen gibt es PMOs, die aber ineffektiv arbeiten, weil ihre Rolle schlecht definiert ist oder intern nicht gefördert wird. Diese Situation kann zu Frustration unter den PMO-Mitarbeitern führen und ihre Wirkung schmälern.

5. Die Organisationskultur fördert kein effektives Projektmanagement

Ein weiteres Problem ist das fehlende gemeinsame Engagement der Organisation für die Verbesserung des Projektmanagements. Es gibt keine Lenkungsausschüsse, die Sponsoren sind unbedeutend und nicht engagiert, und das Managementteam führt keine regelmäßigen Projektüberprüfungen durch. Die Projektteams tun ihr Bestes, aber ohne die richtigen Werkzeuge oder Verfahren können ihre Bemühungen nicht zu optimalen Ergebnissen führen. Zwar sind sich viele einig, dass es entscheidend ist, die Menschen und ihre Einstellung zu ändern, aber nur wenige Organisationen unternehmen sinnvolle Schritte, um diesen Wandel zu fördern.

 

Wie lässt sich das Projektmanagement in mittelständischen Unternehmen verbessern?

1. Richten Sie ein Projektmanagementbüro (PMO) ein.

Ein PMO ist für die Verbesserung des Projektmanagements unerlässlich. Investieren Sie in die Einstellung der am besten qualifizierten Personen mit den richtigen Kompetenzen, Erfahrungen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten. Die Zusammenarbeit mit dem Rest der Organisation ist von entscheidender Bedeutung; anfängliche Konflikte können dazu führen, dass das PMO ins Abseits gerät. Neben der Festlegung von Projektmanagementstandards und der Berichterstattung über den Projektstatus sollte das PMO seine Bemühungen auf die Unternehmensstrategie abstimmen, um eine enge Verbindung zwischen Projekten und strategischen Zielen zu gewährleisten.

2. Dedizierte Projektmanagement-Tools implementieren

Effektive Projektmanagement-Tools sind verfügbar, zuverlässig und preisgünstig. Die Implementierung eines solchen Tools kann die Prozesse erheblich straffen, da sie oft mit Schulungen verbunden ist, die die Kompetenzen angleichen und die Berichts- und Entscheidungswege klären. Zentralisierte Tools sorgen dafür, dass alle Projektinformationen an einem Ort gespeichert werden und als einzige Quelle der Wahrheit dienen. Das System FlexiProject zum Beispiel bietet integrierte, mehrsprachige Lösungen, die auf die Bedürfnisse des Projektmanagements zugeschnitten sind.

3. Fördern Sie eine starke Projektmanagement-Kultur

Mit einem gut funktionierenden PMO und entsprechenden Tools muss die Organisation aktiv eine starke Projektmanagementkultur fördern. Dies beginnt an der Spitze, indem das Managementteam echtes Engagement zeigt. Wenn die Projektteams sehen, dass ihre Bemühungen anerkannt und geschätzt werden, werden sie sich wahrscheinlich besonders anstrengen. Regelmäßige Projektüberprüfungen durch das Senior Management können zu erheblichen Verbesserungen führen. Das Managementteam muss das PMO auch in die Lage versetzen, innerhalb des Unternehmens effektiv zu arbeiten.

Fazit