Projektergebnisse vs. Produktergebnisse: Unterschiede
Jedes Projekt bringt zwei Arten von Ergebnissen hervor: die Ergebnisse, für die es beauftragt wurde, und die Ergebnisse, die es braucht, um sich selbst zu steuern. Die ersten sind Produktergebnisse, die zweiten Projektergebnisse, und beide sind vollwertige Liefergegenstände: überprüfbar, mit einem Verantwortlichen versehen und zur Abnahme übergeben. Der Unterschied liegt in ihrer Funktion und ihren Adressaten, und die Verwechslung beider führt zu echten Problemen: Kunden, die internen Papierkram abnehmen sollen, oder Produkte, die von Menschen abgenommen werden, die sie nie nutzen werden. Dieser Artikel definiert beide Typen, stellt sie einander gegenüber, zeigt, wo der Unterschied in der Praxis zählt, und erklärt, wie sich beide in einem System verfolgen lassen.
Wichtigste Erkenntnisse:
- Definitionen — Projektergebnisse werden erstellt, um das Projekt selbst zu planen, zu steuern und zu dokumentieren; Produktergebnisse sind die Ergebnisse, für die das Projekt beauftragt wurde.
- Beispiele — Zu den Projektergebnissen zählen der Projektplan, der Terminplan-Basisplan, Statusberichte und das Risikoregister; zu den Produktergebnissen das System, das Gebäude, die Kampagne oder die Ergebnisse der Abnahmetests.
- Wesentliche Unterschiede — Projektergebnisse richten sich an interne Adressaten wie den Sponsor und das PMO; Produktergebnisse gehen an den Kunden oder die Endnutzer und werden gegen vereinbarte Kriterien abgenommen.
- Häufige Fehler — Nur Produktergebnisse zu verfolgen lässt das Projekt ohne Entscheidungsspur zurück; zu viele Projektergebnisse zu erzeugen macht aus dem Management ein Berichtswesen um seiner selbst willen.
- Beide Typen steuern — Produktergebnisse brauchen Verantwortliche, Abnahmekriterien und einen Status, der neben dem Terminplan sichtbar ist; Projektergebnisse brauchen Freigabewege und Berichte, die aus aktuellen Daten erzeugt werden.
Was sind Projektergebnisse?
Projektergebnisse sind die Ergebnisse, die erstellt werden, um das Projekt selbst zu planen, zu steuern und zu dokumentieren: der Projektplan, der Terminplan-Basisplan, Statusberichte, das Risikoregister, Besprechungsprotokolle, die Budgetdokumentation. Sie werden mitunter Prozessergebnisse genannt, weil sie vom Managementprozess und nicht von der eigentlichen Produktionsarbeit erzeugt werden, oder interne Ergebnisse, weil ihre Adressaten innerhalb der Organisation sitzen. Ein terminologischer Hinweis ist hier nötig: Im alltäglichen Sprachgebrauch dient der Begriff Projektergebnisse zugleich als Oberbegriff für alle Projektergebnisse jeder Art, und dieser weitere Sinn wird in unserem Leitfaden zu Projektergebnissen behandelt. In dem Vergleich, um den es in diesem Artikel geht, bezieht sich der Begriff ausdrücklich auf die Managementseite.
Was diese Ergebnisse zu vollwertigen Liefergegenständen statt zu Papierkram macht, ist, dass sie denselben Prüfstein bestehen wie alles andere, was das Projekt übergibt: Jedes ist überprüfbar, hat einen Verantwortlichen und einen Adressaten, der es abnimmt. Ein Terminplan-Basisplan wird vom Sponsor freigegeben; ein Statusbericht wird vom Lenkungsausschuss entgegengenommen. Diese Ergebnisse existieren, damit Entscheidungen auf Fakten beruhen können, und ein Projekt, das keines davon erzeugt, kann durchaus ein Produkt bauen, aber niemand wird sagen können, auf welcher Grundlage es gesteuert wurde.
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Was sind Produktergebnisse?
Produktergebnisse sind die Ergebnisse, für die das Projekt beauftragt wurde: das Softwaresystem, die neue Funktion, das Gebäude, die Marketingkampagne, das Schulungsprogramm, die Ergebnisse der Abnahmetests, die bestätigen, dass das Produkt funktioniert. Sie werden mitunter Endergebnisse genannt, weil sie die Endresultate der Arbeit darstellen, oder externe Ergebnisse, weil sie das Projekt verlassen und an den Kunden oder die Endnutzer gehen.
Produktergebnisse sind der Grund, warum das Budget existiert. Sie werden gegen Abnahmekriterien abgenommen, die vor Beginn der Arbeit vereinbart wurden, in der Regel durch den Kunden, den Product Owner oder die Endnutzer, und ihre Übergabe schließt das Kernversprechen des Projekts ein. Ein Projekt kann in seinen Plänen und Berichten vorbildlich sein, aber wenn die Produktergebnisse die Abnahme nicht bestehen, rettet keine Managementdisziplin die Lage. Deshalb verdient der Abnahmestatus eine eigene Verfolgung: In FlexiProject trägt die Aufgabe im Terminplan ein Symbol mit dem Status des zugehörigen Produkts, sodass der Unterschied zwischen einer erledigten Aufgabe und einem abgenommenen Ergebnis auf einen Blick sichtbar ist.
Projektergebnisse vs. Produktergebnisse: Vergleich
| Projektergebnisse | Produktergebnisse | |
| Zweck | Das Projekt planen, steuern und dokumentieren | Die Ergebnisse liefern, für die das Projekt beauftragt wurde |
| Typische Adressaten | Sponsor, Lenkungsausschuss, PMO | Kunde, Product Owner, Endnutzer |
| Beispiele | Projektplan, Terminplan-Basisplan, Statusberichte, Risikoregister | System, Funktion, Gebäude, Kampagne, Ergebnisse der Abnahmetests |
| Abnahme | Interne Freigabe, oft über einen formalen Ablauf | Abnahme gegen mit dem Kunden vereinbarte Kriterien |
| Wann sie entstehen | Während des gesamten Projekts, von der Initiierung bis zum Abschluss | Überwiegend in der Umsetzung, übergeben an Phasenenden und beim Abschluss |
Aus der Tabelle folgen zwei Dinge. Erstens bestehen beide Typen denselben Prüfstein für Liefergegenstände: überprüfbar, mit Verantwortlichem, abgenommen. Der Unterschied liegt in Funktion und Adressat, nicht im Rang, und Projektergebnisse als zweitklassigen Papierkram zu behandeln ist der Weg, auf dem Organisationen ihre Entscheidungsspur verlieren. Zweitens ist das gesunde Verhältnis zwischen beiden Typen nicht festgelegt. Ein reguliertes Pharmaprojekt erzeugt berechtigterweise mehr Managementergebnisse als ein Marketingprojekt mit zwei Personen, und das Verhältnis sollte dem Risikoprofil des Projekts folgen und nicht einer allgemeingültigen Vorlage.
Warum der Unterschied zählt
Unterschiedliche Adressaten und Abnahmewege
Jeder Typ nimmt einen anderen Weg zur Abnahme. Projektergebnisse werden intern freigegeben: Der Sponsor gibt den Basisplan frei, der Lenkungsausschuss nimmt Berichte entgegen, das PMO prüft die Einhaltung von Standards. Dieser interne Weg kann formal sein: In FlexiProject werden der Basisplan und die Schlüsseldokumente über einen Abnahmepfad freigegeben, sodass die Freigabe des Sponsors ein im System festgehaltenes Ereignis ist und keine Absprache auf dem Flur. Produktergebnisse werden vom Kunden oder den Nutzern abgenommen, gegen Kriterien, die vor Arbeitsbeginn schriftlich festgehalten wurden. Probleme beginnen, wenn sich die Wege vermischen: Ein Kunde, der ein internes Risikoregister freigeben soll, verschwendet die Zeit aller, und ein Produkt, das von dem Team für abgenommen erklärt wird, das es gebaut hat, ohne die Freigabe des Kunden, ist ein Streit, der auf die Rechnung wartet.
Häufige Fehler beim Verfolgen beider Typen
Der erste Fehler ist, nur Produktergebnisse zu verfolgen. Das Produkt wird gebaut, aber es gibt keinen freigegebenen Plan, keinen Basisplan, keine Aufzeichnung von Entscheidungen, sodass das Projekt bei einer Prüfung, einer Übergabe oder einem Streit nichts vorzuweisen hat, wie es geführt wurde. Der zweite Fehler ist das Gegenteil: zu viele Projektergebnisse zu erzeugen, bis das Management zum Berichtswesen um seiner selbst willen wird und das Team mehr Zeit mit dem Dokumentieren der Arbeit verbringt als mit der Arbeit selbst. Beide Fehler haben dieselbe Wurzel, nämlich die Liste der Liefergegenstände aus einer Vorlage zu kopieren, statt sie aus dem tatsächlichen Risiko des Projekts und den Bedürfnissen der Stakeholder abzuleiten.
Wie PRINCE2 diese beiden Typen nennt
Die in diesem Artikel beschriebene Unterscheidung hat in PRINCE2 formale Namen: Managementprodukte für die Projektseite und Spezialistenprodukte für die Produktseite, jeweils mit eigener Beschreibung und eigenen Qualitätskriterien. Wenn Ihre Organisation mit PRINCE2 arbeitet oder Sie die Perspektive der Rahmenwerke auf dieselbe Aufteilung wünschen, sehen Sie sich unseren Vergleich von Projektergebnissen (PMBOK) und Projektprodukten (PRINCE2) an.
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Wie man beide Typen in einem System steuert
Die beiden Typen brauchen unterschiedliche Mechaniken, sollten aber an einem Ort leben. In FlexiProject werden Produktergebnisse im Produkte-Modul definiert: jedes mit seiner Beschreibung, seinen Abnahmekriterien, seinem Termin und seinem Verantwortlichen, verknüpft mit den Aufgaben und Meilensteinen, die es erzeugen. Projektergebnisse profitieren von anderer Seite. Wiederkehrende Statusberichte werden aus aktuellen Projektdaten erzeugt, was das zeitaufwendigste Managementergebnis von der manuellen To-do-Liste nimmt, und ein Risikoregister, das im System statt in einer Tabelle geführt wird, ist zum Review immer aktuell, ohne dass Beiträge per E-Mail eingesammelt werden. Das Ergebnis ist, dass beide Typen benannte Verantwortliche und einen sichtbaren Status haben, ohne eine parallele Tabelle für einen von beiden.
Projektergebnisse vs. Produktergebnisse: FAQ
Ist ein Statusbericht ein Projektergebnis oder ein Produktergebnis?
Ein Projektergebnis. Er dokumentiert den Stand der Arbeit für interne Adressaten und unterstützt Steuerungsentscheidungen. Teil eines Produktergebnisses würde er nur in dem seltenen Fall, in dem das Berichten selbst die beauftragte Leistung ist.
Sind Projektergebnisse dasselbe wie Prozessergebnisse?
In der Praxis überschneiden sich die Begriffe fast vollständig. Streng genommen sind Prozessergebnisse danach benannt, wann sie entstehen, nämlich durch den Managementprozess, und interne Ergebnisse danach, wer sie erhält. Die meisten Ergebnisse fallen unter beide Namen, weshalb die Bezeichnungen austauschbar verwendet werden.
Wer nimmt welchen Typ von Ergebnis ab?
Projektergebnisse werden intern abgenommen, durch den Sponsor, den Lenkungsausschuss oder das PMO. Produktergebnisse werden vom Kunden, dem Product Owner oder den Endnutzern abgenommen, gegen im Voraus vereinbarte Kriterien. Die beiden Abnahmewege getrennt zu halten verhindert die meisten Streitigkeiten bei der Übergabe.
Kann ein Element zugleich ein Projekt- und ein Produktergebnis sein?
Ja. Die Benutzerdokumentation ist der klassische Fall: Sie entsteht während des Projekts wie jedes Managementergebnis, wird aber mit dem Produkt ausgeliefert und dient den Endnutzern. Entscheidend ist der endgültige Adressat. Erhalten sie der Kunde oder die Nutzer, behandeln Sie sie als Produktergebnis mit Abnahmekriterien.
Projektergebnisse und Produktergebnisse teilen die Ergebnisse eines Projekts nach Funktion und Adressat auf: Die eine Gruppe existiert, um das Projekt zu führen, die andere ist das, wofür das Projekt beauftragt wurde. Beide verdienen die volle Behandlung als Liefergegenstand, mit Verantwortlichen, Überprüfbarkeit und einem definierten Abnahmeweg, denn ein Projekt, das eine der beiden Seiten vernachlässigt, zahlt dafür: ohne Projektergebnisse gibt es keine Entscheidungsspur, und ohne abgenommene Produktergebnisse gibt es kein Resultat.
Die Unterscheidung ist zudem praktisch und nicht akademisch, da jeder Typ einen anderen Weg zur Abnahme nimmt und anderen Adressaten dient. Ein PPM-System, das beide Mechaniken an einem Ort abbildet, so wie es FlexiProject mit dem Produkte-Modul für Produktergebnisse und Freigabeabläufen mit automatisierten Statusberichten für Projektergebnisse tut, hält beide Seiten sichtbar, ohne die Verwaltungsarbeit zu verdoppeln.
