Mangel an Projektmanagern: ein wachsendes Portfolio umsetzen
Fast jede Organisation führt heute mehr Projekte durch als noch vor fünf Jahren, doch die Menschen, die diese Projekte leiten können, sind immer schwerer zu finden. Laut dem Project Management Institute wird die Weltwirtschaft bis 2030 rund 25 Millionen neue Projektfachkräfte benötigen, und die aktualisierte Studie von 2025 verschiebt diese Schätzung noch weiter nach oben. Für die meisten Unternehmen bedeutet das eine einfache, aber unbequeme Wahrheit: Das Projektportfolio wird weiter schneller wachsen als das Projektmanagementteam. Rekrutierung allein wird diese Lücke nicht schließen, denn der Mangel betrifft den gesamten Arbeitsmarkt gleichzeitig. In diesem Artikel betrachten wir die Daten hinter dem Mangel an Projektmanagern, erklären, woher er kommt, und zeigen, wie ein Arbeitssystem, aufgebaut in einem PPM-Tool wie FlexiProject, Organisationen hilft, ein wachsendes Portfolio mit den Menschen umzusetzen, die sie bereits haben.
Wichtigste Erkenntnisse:
- Die Lücke wird in Millionen gemessen — das PMI schätzt, dass die Weltwirtschaft bis 2030 rund 25 Millionen neue Projektfachkräfte und bis 2035 bis zu 30 Millionen weitere benötigt. Das bedeutet, dass jedes Jahr 2,3 Millionen Menschen in den Beruf einsteigen müssten.
- Die Ursachen sind struktureller Natur — die Projektifizierung der Arbeit, alternde Belegschaften und mindestens 13 Millionen Renteneintritte bis 2030 treffen gleichzeitig aufeinander. Das ist keine vorübergehende Schwankung des Arbeitsmarktes.
- Die Kosten sind real — der Mangel gefährdet bis 2030 bis zu 345,5 Milliarden US-Dollar des globalen BIP. Europa ist die einzige Region, in der die Beschäftigung im Projektmanagement tatsächlich schrumpft.
- Rekrutierung allein schließt die Lücke nicht — die Kandidaten sind schlicht nicht in ausreichender Zahl vorhanden. Was ein Unternehmen steuern kann, ist die Umsetzungskapazität des Teams, das es bereits hat.
- Ein Arbeitssystem skaliert das, was Menschen leisten können — Projektvorlagen, Auslastungstransparenz, elektronische Genehmigungspfade und Reporting auf Portfolioebene verändern, wie viele Projekte ein erfahrener Projektmanager verantwortungsvoll leiten kann.
Wie groß ist der Mangel an Projektmanagern?
Die kurze Antwort: Die Weltwirtschaft benötigt bis 2030 rund 25 Millionen neue Projektfachkräfte, das heißt, jedes Jahr müssten 2,3 Millionen Menschen in projektorientierte Rollen einsteigen, um mit der Nachfrage Schritt zu halten. Diese Zahlen stammen aus der Talent-Gap-Studie des PMI, einer der am häufigsten zitierten Untersuchungen zum Arbeitsmarkt im Projektmanagement. Gleichzeitig werden bis 2030 mindestens 13 Millionen Projektmanager in den Ruhestand gehen, sodass ein großer Teil des nachrückenden Talents lediglich ausscheidende Personen ersetzt, statt den Bestand zu vergrößern.
Die Zahlen hinter der Talent-Gap-Studie des PMI
Projektmanagementorientierte Beschäftigung umfasst sowohl formal betitelte Projektmanager als auch Personen in weniger formellen Rollen, die täglich auf Projektmanagementkompetenzen angewiesen sind. 2021 machte diese Gruppe weltweit rund 90 Millionen Arbeitsplätze aus, etwa 3 % der globalen Beschäftigung. Das PMI prognostiziert ein Wachstum auf 102 Millionen Arbeitsplätze bzw. 3,2 % der globalen Beschäftigung bis 2030. Die gemeinsam mit PwC durchgeführte Studie stellte zudem fest, dass sich die Talentstrategien der meisten Organisationen kaum verändert haben: Es gibt wenig Fokus auf die Entwicklung und Bindung vorhandener Projektmanager und kaum Innovation bei der Gewinnung neuer Kräfte.
Das Update 2025: Die Lücke wird immer größer
Der 2025 veröffentlichte Bericht des PMI zur globalen Talentlücke im Projektmanagement zeigt, dass das Problem nicht verschwindet. Die aktualisierte Schätzung geht von bis zu 30 Millionen zusätzlich benötigten Projektfachkräften bis 2035 aus, zusätzlich zu den rund 40 Millionen, die heute bereits im Beruf tätig sind. Am schnellsten wächst die Nachfrage in den Bereichen Bauwesen, Fertigung, IT-Dienstleistungen und Gesundheitswesen, wobei in einigen Branchen ein Anstieg der Nachfrage nach Projektfachkräften um bis zu 66 % erwartet wird. Der Future of Jobs Report 2025 des Weltwirtschaftsforums bestätigt dieses Bild und führt Projektmanager unter den am schnellsten wachsenden Rollen in der globalen Arbeitswelt.
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Warum herrscht ein Mangel an Projektmanagern?
Der erste Treiber ist die Projektifizierung der Arbeit. Strategische Initiativen, die früher als laufender Betrieb behandelt wurden, von der digitalen Transformation bis zu Nachhaltigkeitsprogrammen, werden heute als Projekte strukturiert. Jede neue Regulierung, jeder technologische Wandel und jede Marktveränderung erzeugt Projektarbeit, und jemand muss sie leiten. Da immer mehr Branchen projektbasiert werden, steigt die Nachfrage nach Menschen mit Projektmanagementkompetenzen in der gesamten Wirtschaft, nicht nur in traditionell projektlastigen Sektoren.
Der zweite Treiber ist demografischer Natur. Alternde Bevölkerungen und sinkende Geburtenraten lassen die Belegschaften in vielen entwickelten Volkswirtschaften genau in dem Moment schrumpfen, in dem die Nachfrage steigt. Die Welle der Renteneintritte, mindestens 13 Millionen Projektmanager bis 2030, entzieht nicht nur Kapazität, sondern auch Erfahrung: Die Ausscheidenden sind oft die erfahrensten, die andere angeleitet und die komplexesten Vorhaben betreut haben.
Europa verdient hier besondere Aufmerksamkeit. Laut der PMI-Studie ist es die einzige Region, in der die projektmanagementorientierte Beschäftigung bis 2030 voraussichtlich schrumpfen wird, und zwar um etwa 7 %. Während China und Nordamerika ein moderates Wachstum verzeichnen, stehen europäische Organisationen zugleich vor einer steigenden Projektnachfrage und einem sinkenden Angebot an Menschen, die diese Arbeit leiten können.
Was die Talentlücke Organisationen kostet
Das PMI schätzt, dass der Talentmangel die Weltwirtschaft bis 2030 bis zu 345,5 Milliarden US-Dollar an entgangenem BIP kosten könnte. Die regionale Aufschlüsselung ist aufschlussreich: China droht der größte Verlust mit über 148 Milliarden Dollar, gefolgt von Europa mit 83 Milliarden Dollar und Nordamerika mit 53 Milliarden. Hinter diesen Makrozahlen steckt ein sehr praktischer Mechanismus: Strategische Initiativen ohne erfahrene Projektleitung verzögern sich, überschreiten ihr Budget oder scheitern still daran, den versprochenen Nutzen zu liefern.
Für ein einzelnes Unternehmen zeigt sich der Mangel auf vertraute Weise. Offene Projektmanagerstellen bleiben monatelang unbesetzt. Erfahrene Projektmanager führen fünf oder sechs Initiativen parallel und werden zum Engpass für jede Entscheidung. Neue Mitarbeitende brauchen lange, um produktiv zu werden, weil das Projekt-Know-how der Organisation in den Köpfen der Menschen steckt statt in einem wiederholbaren Standard. Viele Führungsteams gelangen schließlich zu dem Schluss, dass sie sich aus diesem Problem nicht herausrekrutieren können, weil die Kandidaten schlicht nicht in ausreichender Zahl existieren. Ändern können sie hingegen, wie viel Umsetzungskapazität sie aus dem Team gewinnen, das sie bereits haben.
Wie Sie mit weniger Projektmanagern ein wachsendes Portfolio umsetzen
Wenn die Zahl der verfügbaren Projektmanager feststeht, ist die Variable, die Sie noch steuern können, das Arbeitssystem. Organisationen, die den Mangel an Projektmanagern gut bewältigen, standardisieren tendenziell den Projektstart, machen die Auslastung sichtbar, bevor sie neue Initiativen zusagen, verkürzen Entscheidungszyklen und steuern das Portfolio als Ganzes, statt Projekt für Projekt Brände zu löschen. Ein PPM-System wie FlexiProject macht aus diesen Praktiken tägliche Routine statt einmaliger Vorsätze. Auch das Lizenzmodell von FlexiProject unterstützt diese Art der Skalierung: Ein flexibler Lizenzpool mit drei Zugriffsstufen sorgt dafür, dass gelegentliche Beteiligte nicht dieselben Lizenzen verbrauchen wie hauptamtliche Projektleiter, sodass das System mit der tatsächlichen Nutzung statt mit der Personalzahl wächst.
Projektstarts mit Vorlagen standardisieren
In vielen Organisationen hängt der Projektstart davon ab, wer ihn durchführt: Ein erfahrener Projektmanager erstellt aus dem Gedächtnis einen soliden Plan, ein neuer beginnt bei null. Projektvorlagen in FlexiProject beseitigen diese Abhängigkeit. Eine Vorlage enthält einen vordefinierten Projektstrukturplan, ein Budget, eine Liste typischer Risiken und Liefergegenstände, und ein neues Projekt wird daraus in Sekunden erstellt, während der Unternehmensstandard erhalten bleibt. Vorlagen können außerdem Dokumentvorlagen und Best Practices tragen, die an einzelne Aufgaben und Liefergegenstände geknüpft sind, sodass ein weniger erfahrener Projektmanager mit dem gesammelten Wissen der Organisation startet, statt zu improvisieren. Das Onboarding wird schneller, und die Umsetzungsqualität hängt nicht mehr davon ab, welche Person das Projekt gerade leitet.
Reale Auslastung sehen, bevor Sie neue Projekte zusagen
Wenn Projektmanager und Schlüsselspezialisten knapp sind, ist der teuerste Fehler, sie unbemerkt zu überlasten. FlexiProject zeigt die Auslastung der Ressourcen über die gesamte Organisation für die kommenden Monate, unabhängig davon, wie viele Projekte laufen. Das System signalisiert, wenn die geplante Beanspruchung einer Person ihre Verfügbarkeit übersteigt, und deckt verborgene Engpässe auf, etwa zwei Architekten, die von fünf Projekten im selben Quartal benötigt werden, bevor ein Konflikt entsteht. Das PMO und das Management erkennen, wann die Organisation bequem ein weiteres Projekt starten kann und wann es besser ist zu warten. Da sich die geplante Beanspruchung mit der tatsächlich erfassten Zeit vergleichen lässt, wird jeder Planungszyklus genauer als der vorige, und Entscheidungen beruhen auf Daten statt auf Intuition.
Entscheidungen mit Genehmigungspfaden verkürzen
Die Zeit eines knappen Projektmanagers sollte in die Leitung der Arbeit fließen, nicht in das Jagen nach Unterschriften. In FlexiProject werden Projektchartas, Pläne und Änderungsanträge elektronisch über dedizierte Genehmigungspfade freigegeben. Ein Pfad kann beliebig viele Entscheidungsstufen haben, und Entscheidungsträger lassen sich als Projektrollen definieren, etwa als Sponsor, die das System automatisch besetzt. Verschiedene Entscheidungsarten können unterschiedlichen Pfaden folgen: Die Charta eines strategischen Projekts durchläuft eine mehrstufige Route, während eine kleine Terminkorrektur einen schnellen, einstufigen Weg nimmt. Jede Änderung an einem genehmigten Plan zeigt die aktuelle und die vorgeschlagene Version nebeneinander, sodass Entscheidungen bewusst getroffen werden und die Zeit vom Problem bis zur Entscheidung schrumpft.
Das Portfolio steuern, nicht nur die Projekte
Wenn eine Person Dutzende Initiativen überblickt, wird manuelles Statusreporting unmöglich. Ein Projektportfolio in FlexiProject aggregiert Daten automatisch: Ein zusammenfassendes Gantt-Diagramm zeigt die Zeitpläne aller Projekte in einer Ansicht, der Budget-Tab konsolidiert die finanzielle Lage des gesamten Portfolios, und der Risiko-Tab sammelt die Risiken aus jedem Projekt, sodass wiederkehrende Bedrohungen zentral gelöst werden können, statt parallel von mehreren Projektmanagern. Die Projektgesundheitsstatus werden aus aktuellen Termin- und Budgetdaten abgeleitet, sodass ein PMO oder eine Führungskraft in Sekunden erkennt, welche Projekte ein Eingreifen erfordern. Ein Projekt kann gleichzeitig mehreren Portfolios angehören, und die Ansichtseinstellungen werden je Portfolio gespeichert, was das Reporting für alle konsistent hält, ohne eine einzige manuell erstellte Folie.
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Der Mangel an Projektmanagern ist keine vorübergehende Störung, die vorbeigeht, sobald sich der Arbeitsmarkt abkühlt. Die demografischen Trends dahinter, Renteneintritte, schrumpfende Belegschaften in entwickelten Volkswirtschaften und die stetige Projektifizierung der Wirtschaft, werden das kommende Jahrzehnt prägen, und die aufeinanderfolgenden Berichte des PMI zeigen eine wachsende statt schrumpfende Lücke. Organisationen haben im Grunde zwei Optionen. Sie können immer härter um einen begrenzten Pool an Kandidaten konkurrieren und dabei steigende Gehaltskosten und lange Vakanzen in Kauf nehmen, oder sie steigern die Umsetzungskapazität des Teams, das sie bereits haben. Der zweite Weg ist der, den ein Unternehmen tatsächlich steuern kann.
Standardisierte Projektstarts auf Basis von Vorlagen, ehrliche Transparenz über die Teamauslastung vor neuen Zusagen, elektronische Genehmigungspfade, die Entscheidungszeiten verkürzen, und automatisches Reporting auf Portfolioebene verändern gemeinsam die Rechnung, wie viele Projekte ein erfahrener Projektmanager verantwortungsvoll leiten kann. All das ersetzt keine qualifizierten Menschen und sollte es auch nicht versuchen. Der Punkt ist, ihre knappe Zeit nicht mehr für Arbeit zu verwenden, die ein System erledigen kann: Pläne von Grund auf neu erstellen, Statusberichte zusammenstellen und Genehmigungen durch Postfächer jagen. FlexiProject wurde genau für diese Art der Skalierung entwickelt, und Sie können das vollständige System 30 Tage lang kostenlos testen, um zu sehen, wie viel Umsetzungskapazität Ihr aktuelles Team tatsächlich hat.
