Die Rolle und die Aufgaben des Project Management Office (PMO) in einer Organisation

Warum ist das PMO nicht immer erfolgreich? Die häufigsten Gründe für das Scheitern.

Untersuchungen zeigen, dass nicht alle neu eingerichteten Project Management Offices (PMOs) erfolgreich sind. Der mangelnde Erfolg, der oft zur Auflösung dieser Organisationseinheit führt, hat häufig die folgenden Gründe:

• Das Fehlen einer klaren Vision, die die Rolle des PMO im Unternehmen definiert
• Das Fehlen einer angemessenen Projektmanagement-Kultur innerhalb des Unternehmens
• Die Person, die das PMO leitet, ist sowohl fachlich als auch organisatorisch zu schwach
• Die mangelnde Beteiligung der Unternehmensleitung am Erfolg des PMO, insbesondere in der Anfangsphase des PMO
• Das Fehlen einer klaren Kommunikation über die Rolle und den Verantwortungsbereich des PMOs in der Organisation
• Ein schwaches Team von Mitarbeitern, die im PMO arbeiten
• Das Fehlen moderner IT-Tools zur Unterstützung der Arbeit des PMO

Fallstudie – Erfolglose Einführung eines Project Management Office in einer großen Organisation

Bei einem sehr großen internationalen Medienunternehmen, das in Polen tätig ist, wurde die Entscheidung getroffen, ein PMO einzurichten. In diesem Unternehmen liefen Dutzende von Projekten unterschiedlicher Art gleichzeitig, und alle waren von dem allgemeinen Chaos des ineffizienten Projektmanagements genervt. Es wurden ein PMO-Manager und zwei ihm unterstellte Mitarbeiter eingestellt. Das Project Management Office nahm seine Arbeit auf, und von Anfang an kam es zu Konflikten zwischen dem PMO und dem Rest der Organisation. Dies hatte vor allem folgende Gründe:

1. die Mitarbeiter, die zuvor als Projektleiter tätig waren, waren der Meinung, dass sie von nun an die Projekte leiten würden, da neue Mitarbeiter im PMO eingestellt wurden
2. die Mitarbeiter des PMO hingegen sahen ihre Rolle eher in der Unterstützung der Projektteams als in der Übernahme der vollen Verantwortung für die Projektdurchführung
3. Die Unternehmensleitung war sich des Auftretens von Konflikten bewusst, war jedoch der Ansicht, dass der PMO-Manager in der Lage sein müsse, diese selbst zu lösen.
4. das neue PMO begann nicht mit einer genauen Definition seiner Rolle und seiner Kommunikation mit der Organisation, sondern begann sofort mit operativen Tätigkeiten

Dieser misslungene Start führte dazu, dass das PMO nach einigen Monaten wieder aufgelöst wurde. Die Fehler, die die Organisation gemacht hat, hätten ganz einfach vermieden werden können.

Wo sollte das PMO in der Organisationsstruktur angesiedelt sein?

Auf diese Frage gibt es keine eindeutige Antwort, und die Positionierung des PMO in der Organisationsstruktur des Unternehmens ist in den verschiedenen Organisationen unterschiedlich. In den meisten Fällen ist der PMO-Manager direkt dem CEO des Unternehmens unterstellt. Der Grund für eine solche Stellung in der Organisationsstruktur ist, dass die Organisation eine Vielzahl von Projekten sehr unterschiedlicher Art hat. Dazu gehören IT-, Marketing-, Optimierungs-, Investitions- oder F&E-Projekte. Wenn jedoch beispielsweise 80 % der vom Project Management Office betreuten Projekte in der Produktionsabteilung durchgeführt werden, ist es sinnvoll, das PMO dem für die Produktion zuständigen Vorstandsmitglied zu unterstellen. Die Regel sollte jedoch sein, dass das PMO einem Vorstandsmitglied unterstellt ist, was bei der Lösung verschiedener organisatorischer Probleme sehr hilfreich ist.

Vor welchen Herausforderungen stehen PMOs in Organisationen?

Um die Rolle des PMO in einer Organisation richtig zu definieren, ist es sinnvoll, sich vorher darüber klar zu werden, welches die wichtigsten Herausforderungen sind, denen sich das PMO in den heutigen Organisationen stellen muss. Dies wird in einer von Project Management Solutions vorgelegten Studie, in der die folgenden Herausforderungen aufgeführt sind, recht gut zusammengefasst:

1. nicht in der Lage zu sein, die Projektressourcen gut zu verwalten (53 %)
2. genügend Zeit/Ressourcen für strategische Projekte zu haben (48 %)
3. Widerstand der Organisation bei der Umsetzung von Veränderungen (47 %)
4. Prioritätensetzung (47%)
5. nicht genügend Projektleiter (42 %)

Allgemein lässt sich sagen, dass die Herausforderungen 1 und 4 bis zu einem gewissen Grad durch die Einführung eines guten Projektmanagementprogramms gelöst werden können, während die anderen Elemente eher im Bereich des Personalmanagements angesiedelt sind.

In einem großen Unternehmen ist es beispielsweise nicht möglich, die Projektressourcen ohne ein gutes Projektmanagementprogramm, das über gute Ressourcenmanagementfunktionen verfügt, gut zu verwalten. Dies ist in Excel sehr schwer zu erreichen. Die folgende Abbildung aus der Projektmanagement-Software FlexiProject zeigt einen Blick auf das Modul Ressourcenmanagement:

Es liegt auf der Hand, dass ein Tool allein keine vollständige Lösung darstellt, aber das Fehlen eines solchen Tools und seiner Funktionen behindert ein effektives Ressourcenmanagement für jede Organisation. In Bezug auf die Herausforderung Nummer 4, nämlich die Priorisierung von Projekten, kann ein gutes IT-Programm für die Projektpriorisierung dieses Problem erheblich lösen. Die Attraktivität der einzelnen Projekte in einem Projektportfolio kann visuell durch eine Matrix dargestellt werden, die unten aus dem Programm FlexiProject entnommen ist. Die Attraktivität der Projekte wird in der oberen linken Ecke der Matrix angezeigt.

Vision und Aufgaben des PMO in einer Organisation

Bei der Festlegung des Zwecks und der Aufgaben des PMO in einer Organisation sollte man von der Annahme ausgehen, dass sich jemand aufgrund bestimmter Argumente für die Einrichtung eines Project Management Office entschieden hat. Bei dieser Person handelte es sich höchstwahrscheinlich um einen der leitenden Angestellten des Unternehmens oder um den gesamten Vorstand. Als Ausgangspunkt sollte der PMO-Manager diese Rechtfertigung verstehen und gemeinsam mit dem Vorstand die Vision und die wichtigsten Aufgaben des PMO im Unternehmen definieren. Der PMO-Manager sollte sich auch darüber im Klaren sein, welche Herausforderungen die Organisation im Hinblick auf das Projektmanagement hat.

Die Vision für die Arbeit des PMO kann einfach sein. Es lohnt sich, von der Prämisse auszugehen, dass der wichtigste Zweck des PMO darin besteht, sicherzustellen, dass die Projekte die gesetzten Geschäftsziele tatsächlich erreichen. Und um dies zu erreichen, muss das PMO sicherstellen, dass die Organisation:

1. gute Standards für das Projekt- und Portfoliomanagement vorhanden waren
2. das Management regelmäßig und gut über den Stand der laufenden Projekte informiert wurde
3. dass es ein gutes Verfahren für die Priorisierung von Ideen für neue Projekte gab und dass neue Projekte in Kenntnis der Sachlage und mit angemessenen Mitteln eingeleitet wurden
4. die Projekte waren eindeutig mit der Unternehmensstrategie verknüpft
5. es gab ein gutes Verfahren für die Verwaltung der Projektressourcen
6. die Projektleiter und Projektteams wurden vom PMO gut unterstützt
7. es gab ein gutes IT-Programm für Projektmanagement
8. das Management sah das PMO als Partner zur Lösung und Beratung bei wichtigen Projektfragen

Die entscheidende Rolle von PMOs in Organisationen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass PMOs in vielen Organisationen eine strategische Rolle spielen. Ein effektives PMO hat einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg von Projekten, und gut durchgeführte Projekte beeinflussen den Erfolg der Unternehmensstrategie. Daher muss das PMO über kompetente Mitarbeiter verfügen, es muss in der Organisationsstruktur richtig positioniert sein und es muss eine definierte Vision und Rolle in der Organisation spielen.