Was ist ein Gantt-Diagramm und wie erstellt man es?

Das Gantt-Diagramm ist das am weitesten verbreitete und häufigste Projektmanagement-Tool. Es ist schwer vorstellbar, dass ein großes, komplexes Projekt ohne ein solches System auskommt. Projektmanager und -teams verwenden das Gantt-Diagramm sehr gerne, weil es den gesamten Projektfortschritt übersichtlich darstellt. Zweifellos ist dieses Diagramm ein hervorragendes Instrument zur Projektplanung und -kontrolle.

Was werden Sie aus diesem Artikel lernen?

Was ein Gantt-Diagramm ist und wie es bei der Verwaltung großer Projekte hilft
Welche Abhängigkeiten von Aufgaben in einem Gantt-Diagramm angezeigt werden können
Wie man ein Gantt-Diagramm ausgehend von der WBS-Struktur erstellt
Die Vorteile der Verwendung von Software zur Erstellung von Gantt-Diagrammen, z.B., FlexiProject
Wie ein Gantt-Diagramm hilft, Ressourcen zu optimieren und den Projektfortschritt zu verfolgen

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist eine grafische Darstellung der Aufgaben und Meilensteine, die in einem Projekt zu erreichen sind. Ein Gantt-Diagramm zeigt nicht nur, wie alle Projektaufgaben und Meilensteine über die Zeit verteilt sind, sondern stellt auch logische Beziehungen zwischen ihnen her. Henry Gantt entwickelte das Gantt-Diagramm zu Beginn des zwanzigsten Jahrhunderts als Instrument des Projektmanagements. Es wird angenommen, dass das Gantt-Diagramm erstmals während des Ersten Weltkriegs verwendet wurde.

Heutzutage verwenden die meisten Projektteams das Gantt-Diagramm, um den Fortschritt von Projekten zu planen und zu verfolgen. Natürlich geht es hier eher um größere oder sehr große Projekte. Kleine und nicht sehr komplexe Projekte werden heute oft mit agilen Methoden und praktischen Kanban-Diagrammen durchgeführt. In einem Gantt-Diagramm können Projektaufgaben durch vier Arten von Beziehungen miteinander verbunden werden. Die häufigste Beziehung ist die Ende-Anfang-Beziehung. In der Praxis bedeutet eine solche Umsetzung, dass die nächste Aufgabe erst dann gestartet werden kann, wenn die vorhergehende Aufgabe abgeschlossen ist. Oft zeigt das Diagramm den kritischen Pfad des Projekts. Der kritische Pfad zeigt aufeinanderfolgende, miteinander verbundene Funktionen, die den schnellsten Weg des Projekts darstellen. Die Verlängerung einer dieser Aufgaben hat die Verlängerung des gesamten Projekts zur Folge. Es ist einfacher, sich die Umsetzung eines großen Infrastrukturprojekts mit einem Gantt-Diagramm vorzustellen.

Anwendung des Gantt-Diagramms

Das Gantt-Diagramm hat mehrere praktische Anwendungen im Projektmanagement. Wie bereits erwähnt, ist es ein Werkzeug, das bei der Umsetzung großer und komplexer Projekte eingesetzt wird. Bei solchen Projekten sind logische Beziehungen zwischen Aufgaben und Meilensteinen unerlässlich. Die eingehende Betrachtung und Gestaltung logischer Beziehungen zwischen Projektaufgaben ist arbeitsintensiv und wertvoll. Angenommen, wir verfügen über eine gute Projektmanagement-Software, dann werden die Beziehungen, sobald sie aufgebaut sind, ständig von einem solchen System gepflegt. Der Vorteil ist, dass bei einer Verlängerung einer der Aufgaben in diesem Diagramm die Fristen der nachfolgenden, damit verbundenen Aufgaben automatisch aktualisiert werden. Eine solche automatische Pflege der Beziehungen zwischen Aufgaben ist für das Projektteam eine hervorragende Erleichterung bei der Arbeitsorganisation. Ein gutes Programm sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an den Aufgabenbesitzer, dass er seine Aufgabe beginnen kann, da die vorherige Aufgabe abgeschlossen wurde. Wenn Sie gestaffelte Projektaufgaben haben, ist die Planung der für die effektive Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen relativ einfach. Auch hier können Sie in einem guten Projektmanagementprogramm das Gantt-Diagramm und die geplante Auslastung der Projektressourcen auf einem Bildschirm sehen. Fertigungs-, Handels- und Pharmaunternehmen verwenden das Gantt-Diagramm bei der Umsetzung von Investitions-, Innovations-, Forschungs- und Entwicklungs- oder Optimierungsprojekten.

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Wie erstellt man ein Gantt-Diagramm?

Das Gantt-Diagramm ist ein partielles Werkzeug zur Unterstützung der Projektplanung und -ausführung. Er steht in engem Zusammenhang mit dem Work Breakdown Structure (WBS) des Projekts.

Die Erstellung eines Gantt-Diagramms beginnt meist mit der Entwicklung des Projektstrukturplans. Die WBS-Struktur zeigt die wichtigsten Phasen, Stufen, Aufgaben und Meilensteine des Projekts.
Nachdem wir die WBS-Struktur entworfen haben, schätzen wir die Dauer der verschiedenen Aufgaben im Projekt und die kritischen Fristen für ihre Fertigstellung.
Eine weitere wichtige Aufgabe der Projektplanung besteht darin, logische Beziehungen zwischen den Elementen der PSP-Struktur zu entwickeln.

Logische Beziehungen zwischen den Aufgaben führen zu einem Gantt-Diagramm, das zusammenhängende Phasen, Stufen, Projektaufgaben und zeitlich angemessene Meilensteine zeigt. Sie sehen auch den kritischen Pfad des Projekts. Ein Diagramm der Arbeitsbelastung der Projektressourcen im Laufe der Zeit kann dem auf diese Weise entwickelten Diagramm überlagert werden. Bei vielen Projekten werden wir in dieser Phase feststellen, dass die Projektressourcen in bestimmten Zeiteinheiten zu viel oder zu wenig belastet werden. Mithilfe der logischen Beziehungen zwischen den Aufgaben im Projekt ist es möglich, die Durchführung der Aufgaben im Projekt so zu verteilen, dass der Grad der Ressourcenauslastung maximiert wird. Es ist auch erwähnenswert, dass das Gantt-Diagramm auch im strategischen Projektmanagement verwendet wird, wo das Management die Umsetzung mehrerer Projekte gleichzeitig auf diesem Diagramm beobachten kann.

Tools zum Erstellen von Gantt-Diagrammen

Der praktische Nutzen des Gantt-Diagramms hat mit dem Aufkommen guter Softwareprogramme für die Verwaltung von Projekten und Projektportfolios deutlich zugenommen. Dies hat den Aufbau von Beziehungen zwischen Projektaufgaben und deren Aktualisierung erheblich erleichtert. Ein IT-Programm für das Projektmanagement, das über ein fortschrittliches Gantt-Diagramm verfügt, ist FlexiProject. In FlexiProject können Sie sehr schnell und intuitiv alle Arten von Beziehungen zwischen Aufgaben in einem Projekt herstellen. Einmal erstellt, werden die Beziehungen immer die Logik des gesamten Projektplans beibehalten. In FlexiProject kann das Projektteam gleichzeitig das Gantt-Diagramm und die Ressourcenauslastung des Projekts analysieren.

Animation, die den Prozess der Erstellung von Aufgabenabhängigkeiten in einem Gantt-Diagramm in FlexiProject

Das Gantt-Diagramm zeigt den Projektplan, den aktuellen Status und Abweichungen vom Zeitplan. In FlexiProject kann der Benutzer den kritischen Pfad, die Termine und die Dauer der einzelnen Aufgaben und Aufgabenverantwortlichen im Gantt-Diagramm anzeigen. Darüber hinaus können Aufgaben im Gantt-Diagramm nach Priorität, organisatorischer Verantwortung und anderen Kriterien eingefärbt werden. Was bei der Projektdurchführung besonders nützlich ist, ist die Möglichkeit, ganze Phasen oder Abschnitte eines Projekts zeitlich zu verschieben und dabei die gesamte Struktur und Logik des Projektplans zu bewahren. In FlexiProject können Sie den Projektzeitplan und den Projektplan auf einer Aufgabentafel und einem Gantt-Diagramm beobachten.

Beispiel für ein Gantt-Diagramm

Die folgende Abbildung aus der Projekt- und Portfoliomanagement-Software FlexiProject zeigt ein Beispiel für ein Gantt. Dieses Beispiel bezieht sich auf das Projekt „Implementierung eines Kundenservicesystems“.

Auf der linken Seite des Diagramms sehen wir die vollständige WBS-Struktur des Projekts. Auf der rechten Seite des Bildschirms wird das Gantt-Diagramm angezeigt. In dem Diagramm zeigt eine dünne schwarze Linie unter jeder Aufgabe des Projekts den aktuellen Projektplan an. Der dickere Balken zeigt den aktuellen Status des Projekts an. Auf diese Weise kann das Projektteam jederzeit sehen, wo die Abweichungen vom Plan liegen und wie der Status der einzelnen Aufgaben ist. Das Diagramm zeigt deutlich alle Beziehungen zwischen den Elementen des Zeitplans. Die gleichzeitige Betrachtung des Gantt-Diagramms und des Ressourcenauslastungsdiagramms ist von Vorteil für die Optimierung der Nutzung von Projektressourcen. Das Gantt-Diagramm kann auch den kritischen Pfad anzeigen. Benutzer können das Gantt-Diagramm einfach nach ihren Kriterien filtern. Sie können alle ausstehenden Projektaufgaben, die einem bestimmten Benutzer oder einer Abteilung zugewiesen sind, ganz einfach einsehen.

Erschließen Sie die Macht des Gantt-Diagramms - experimentieren Sie mit Ihren eigenen Projekten

Ein Gantt-Diagramm ist ein effizientes Werkzeug, das häufig im Projektmanagement eingesetzt wird. Es lohnt sich, Zeit darauf zu verwenden, eine solche für jedes komplexe Projekt zu entwickeln und eine vollständige Logik der Beziehungen zwischen den Aufgaben im Projekt aufzubauen. Auch für Projekte, die mit agilen Methoden durchgeführt werden, lohnt es sich, ein Diagramm für die wichtigsten Phasen und Stufen des Projekts zu entwickeln. Ein Gantt-Diagramm, das durch ein geeignetes Softwareprogramm unterstützt wird, ist ein sehr flexibles Werkzeug und bietet viele Vorteile bei der Projektplanung und -ausführung.