Was ist eine Projektcharta und wie wird sie erstellt? [EXAMPLE]
Wenn wir uns für ein Unternehmen entscheiden, um ein neues Projekt zu starten, möchten wir so genau wie möglich wissen, worauf wir uns einlassen. Die Beschreibung des Projektumfangs, des Projektziels, der Meilensteine, des Business Case, der geschätzten Projektdauer oder des Budgets sind nur einige der Elemente einer gut strukturierten Projektcharta.
Wichtigste Erkenntnisse:
- Was ist eine Projektcharta und welche Rolle spielt sie im Projektmanagement,
- Welche Elemente sollte eine gut vorbereitete Projektcharta enthalten?
- Wie die Projektcharta die Kommunikation innerhalb des Teams und das Änderungsmanagement unterstützt,
- Wie die Struktur einer Projektcharta aussieht, am Beispiel des Systems FlexiProject,
- Wer sollte die Projektcharta ausfüllen und wie sieht der Prozess der Erstellung aus,
- Warum eine gut vorbereitete Projektcharta die Chancen auf Projekterfolg erhöht.
Wofür wird die Projektcharta verwendet?
Die praktische Anwendung der Projektcharta beschränkt sich nicht auf den Moment, in dem die Entscheidung getroffen wird, ein Projekt zu starten. Diejenigen, die die Projektcharta entwickeln, führen einen strukturierten Denkprozess durch. So kann das Projekt gut durchdacht werden, was Understatement und Unklarheiten bei der Projektdurchführung erheblich reduziert. Ein wichtiger Zweck der Projektcharta ist auch die effektive Kommunikation zwischen dem Projektteam und dem Management des Unternehmens. Wenn sich im Laufe des Projekts der Business Case ändert oder wir gezwungen sind, den Umfang des Projekts oder die zu erreichenden strategischen Ziele zu ändern, lohnt es sich, dies durch eine Änderung der Projektcharta festzuhalten. Wenn wir jede Projektcharta archivieren, wenn bedeutende Änderungen im Projekt auftreten, können wir jederzeit zurückgehen und nachvollziehen, wie sich das Projekt seit seinem Start verändert hat. Die Projektcharta wird in der Regel erstellt, bevor das Projektteam gebildet wird. Jedes Mitglied des Projektteams sollte mit der Projektcharta vertraut sein. Es sollte auch beim Kick-Off-Meeting ausführlich besprochen werden, damit das Team die Erwartungen an das Projekt und die Vorgehensweise bei der Umsetzung genau versteht.
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Was sollte eine Projektcharta enthalten?
Wenn ich darüber spreche, was eine Beispiel-Projektkarte enthalten sollte, werde ich die Karte verwenden, die im System FlexiProject enthalten ist. Für diejenigen, die ihre eigene Projektkarte entwerfen möchten, kann die hier vorgestellte Projektkarte als eine bestimmte Projektkartenvorlage dienen. Wie Sie in der Abbildung unten sehen können, sind Projektkarten meist in mehrere separate Abschnitte unterteilt. In dem folgenden Beispiel heißt der erste Abschnitt „Informationen“. Es enthält Felder, die sich auf Projektrollen, Projektnummer, Projektkategorie, Projektportfoliozugehörigkeit oder geschätzte Projektdauer beziehen. Auf der rechten Seite sehen Sie außerdem eine Grafik, die zeigt, wie attraktiv das Projekt im Hinblick auf den Wert ist, den seine Umsetzung dem Unternehmen bringen wird. Die Punkte auf der Attraktivitätskarte werden automatisch gezeichnet, da FlexiProject über ein Modul zur Bewertung der Attraktivität eines Projekts verfügt.
Der nächste Abschnitt ist der Abschnitt über den Zweck, den Umfang und den Geschäftsfall des Projekts, der auf FlexiProject als „Projektbeschreibung“ bezeichnet wird. Die Abbildung unten zeigt auch die Abschnitte „Vorteile“ und „Meilensteine“. Sie sollten wissen, dass die Meilensteine auf diesem Blatt automatisch eingezeichnet werden, wenn wir sie in den Projektplan einfügen. Die fertige Projektkarte (wie die in den gezeigten Abbildungen) ist für ein Projekt, das nur zur Demonstration des Beispiels und der Fähigkeiten des Systems entwickelt wurde.
Wer sollte die Projektcharta ausfüllen?
In der Praxis sieht der Prozess des Starts eines neuen Projekts in Unternehmen oft folgendermaßen aus. Zunächst wird eine sogenannte Initiative Charter (manchmal auch Idea Charter genannt) entwickelt, in der die Projektidee beschrieben wird. Sehr oft ist die Struktur der Initiative Card und der Project Card sehr ähnlich. Sobald die Initiativkarte genehmigt ist, richten wir die Projektkarte ein, die wir einfach detaillieren. Die Initiative Charter wird meistens vom Projektinitiator ausgefüllt. Dies können verschiedene Personen in der Organisation sein. Vor der Entscheidung, ein Projekt zu starten, wird die Charta der Initiative häufig vom Project Management Office überprüft – falls es in Ihrem Unternehmen eines gibt. Sobald die Entscheidung getroffen wurde, das Projekt zu starten und der Projektmanager ernannt wurde, wird die weitere Änderung der Projektcharta dem Projektmanager überlassen.
Maximierung des Projekterfolgs durch eine gut formulierte Projektcharta
Die Projektcharta ist ein sehr wichtiger Teil der Projektdokumentation. Es sollte sehr darauf geachtet werden, dass die Charta gut durchdacht ist. Es ist ein Werkzeug für die Entscheidungsfindung. Diese wiederum sind um so besser, je besser die Informationen sind, auf deren Grundlage eine solche Entscheidung getroffen wird. Darüber hinaus ist es eine Art Wegweiser für das Projektteam, der angibt, was das Projekt ist und wie es erreicht werden soll.
