Was bringt die Automatisierung von Projektprüfungen?
Viele Faktoren bestimmen die Effektivität und Effizienz des Project Management Office. In vielen Unternehmen haben die Mitarbeiter des PMO Arbeitsabläufe entwickelt, die es ihnen ermöglichen, regelmäßige Berichte über den aktuellen Stand der Projekte (oder ganzer Projektportfolios) zu erstellen und dem Management des Unternehmens vorzulegen. Zwar nur manchmal, aber in relativ vielen Fällen ist damit eine ganze Reihe von Problemen verbunden.
Damit die Realität nicht nur aus den schieren Komplikationen der verwalteten Projekte besteht, lohnt es sich, sich für die Automatisierung von Projektprüfungen und damit einiger Aufgaben des PMOs zu interessieren.
Vorteile von automatisierten Projektüberprüfungen
Zu den enormen Vorteilen der Automatisierung von Projektprüfungsprozessen gehören erhebliche Bequemlichkeit und Zeitersparnis. Dies gilt insbesondere für PMO-Mitarbeiter, die mehr Zeit für analytische Arbeiten aufwenden und die Projektmanager durch die Automatisierung einiger Aufgaben unterstützen können. Darüber hinaus hat der Vorstand des Unternehmens in Echtzeit Zugriff auf klare und leicht zu interpretierende Berichte über die aktuelle Situation einzelner Projekte oder innerhalb von Projektportfolios.
Darüber hinaus dient das automatisierte System den Projektmanagern als ‚Disziplin‘ und gewährleistet eine rechtzeitige Aktualisierung der Daten. Die Implementierung einer solchen Software schafft eine gemeinsame Informationsdatenbank, einschließlich historischer Überprüfungsdaten, und stärkt das Vertrauen des Verwaltungsrats, indem sie eine klare Übersicht über die Entwicklung der Projekte im Laufe der Zeit bietet.
Das Ergebnis der oben genannten Vorteile und der Erfahrungen mit erfolgreich durchgeführten Projekten wird die Festlegung von Standards für die Berichterstattung über den Projektstatus sein, dank derer jede nachfolgende Initiative leicht zu überwachen und erfolgreich abzuschließen sein wird. Die Unternehmensleitung kann laufende Projekte (einzeln oder innerhalb von Projektportfolios) problemlos kontrollieren, ohne die für die Durchführung verantwortlichen Manager und Vorgesetzten willkürlich zu befragen.
4 kritische Schritte des automatisierten Projektprüfungsprozesses:
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PMO DEFINIERT IM SYSTEM DEN ÜBERPRÜFUNGSTERMIN FÜR BESTIMMTE PROJEKTE (ODER DEN ZEITPUNKT, AN DEM DIE PROJEKTMANAGER IHRE PROJEKTINFORMATIONEN IM SYSTEM AKTUALISIEREN SOLLEN).
Für verschiedene Projektportfolios können unterschiedliche Projektüberprüfungsdaten gespeichert werden. Gleichzeitig erhält jeder Projektmanager eine E-Mail-Benachrichtigung, dass sein Projekt zur Prüfung ausgewählt wurde. Ein Zähler auf dem übersichtlichen Dashboard des Projekts informiert den Projektmanager täglich darüber, wie viele Tage noch bis zur nächsten Entwurfsprüfung verbleiben.
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AUSFÜLLEN DES FORMULARS MIT DEM AKTUELLEN STAND DES PROJEKTS
In diesem Format werden mehrere Dinge automatisch erledigt. Einige von ihnen, wie z.B. die Beschreibung des aktuellen Status des Projektzustands, des Zeitplans, des Budgets und der Projektrisiken, erfordern einen kurzen Kommentar des Projektmanagers. Darüber hinaus gibt es im Systemformat ein Feld, in dem der Projektmanager die Entscheidungen auflisten kann, die das Management des Unternehmens in Bezug auf das Projekt treffen muss. Nachdem er alle Felder des Formats ausgefüllt hat, drückt der Projektmanager auf die Schaltfläche „Bereit zur Überprüfung“. Dann werden die PMO-Mitarbeiter darüber informiert, dass der Manager alle Informationen ausgefüllt hat und meldet: „Ich bin bereit für die Überprüfung.“ Die PMO-Mitarbeiter können sehen, welche Projektmanager sich bereits gemeldet haben und welche dies noch tun müssen.
Auf dem unten stehenden Bildschirm des FlexiProject Systems zeigt ein grünes Häkchen links neben dem Projektnamen an, welche Projekte abgeschlossen wurden und zur Überprüfung bereitstehen.
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PMO PRÜFT DIE IN DEN ÜBERPRÜFUNGSFORMATEN ENTHALTENEN INFORMATIONEN
Im Zweifelsfall verfeinert das Büro die Beschreibungen mit den Projektmanagern und informiert die Vorstandsmitglieder darüber, dass sie die Projektsituation des Unternehmens überprüfen können, nachdem sie sichergestellt haben, dass alles bereit ist. Der Verwaltungsrat kann sehen, welche Projekte gut laufen und welche ein Eingreifen oder Entscheidungen erfordern. Wenn ein Vorstandsmitglied mehr Informationen benötigt als die, die auf dem Hauptbildschirm angezeigt werden, kann es in das System gehen, um die Registerkarte für ein bestimmtes Projekt zu überprüfen. Er kann seine Entscheidungen in das Feld „Vorstandsentscheidungen“ eintragen.
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AUFBEWAHRUNG DES FORMATS IM SYSTEM NACH ABSCHLUSS DER PROJEKTPRÜFUNG
Der Zugriff auf historische Übersichten innerhalb jedes Projekts macht es einfach zu sehen, was die Projektmanager in der Vergangenheit kommuniziert haben, welche Entscheidungen getroffen wurden und inwieweit diese umgesetzt wurden. Der folgende Bildschirm aus dem Programm zeigt den Zugriff auf vier historische Projektübersichten für das Projekt „Implementierung eines IT-Systems für das Management Reporting“.
