Cosa offre l’automazione delle revisioni di progetto?
Molti fattori determinano l’efficacia e l’efficienza del Project Management Office. In molte aziende, i dipendenti del PMO hanno sviluppato flussi di lavoro che consentono loro di creare rapporti periodici che mostrano lo stato attuale dei progetti (o di interi portafogli di progetti) e di presentarli alla direzione dell’azienda. Anche se solo a volte, in un numero relativamente elevato di casi, questo comporta una serie di problemi.
Per far sì che la realtà non si limiti alla pura complicazione dei progetti gestiti, vale la pena di interessarsi all’automazione delle revisioni dei progetti e, quindi, di alcuni compiti del PMO.
Vantaggi delle revisioni automatizzate dei progetti
Gli enormi vantaggi dell’automatizzazione dei processi di revisione dei progetti includono una notevole convenienza e un risparmio di tempo. Questo vale soprattutto per il personale del PMO, che può dedicare più tempo al lavoro analitico e supportare i Project Manager automatizzando alcune attività. Inoltre, il consiglio di amministrazione dell’azienda ha accesso in tempo reale a rapporti chiari e di facile interpretazione sulla situazione attuale dei singoli progetti o dei portafogli di progetti.
Inoltre, il sistema automatizzato funge da “disciplina” per i Project Manager, garantendo aggiornamenti tempestivi dei dati. L’implementazione di un software di questo tipo crea un database condiviso di informazioni, compresi i dati storici delle revisioni, e infonde fiducia nel consiglio di amministrazione fornendo una chiara traccia dell’evoluzione dei progetti nel tempo.
Il risultato dei benefici sopra descritti e dell’esperienza acquisita con i progetti realizzati con successo sarà la definizione di standard per la rendicontazione dello stato dei progetti, grazie ai quali ogni iniziativa successiva sarà facile da monitorare e da portare a termine con successo. Il management dell’azienda può facilmente esercitare un controllo sui progetti in corso (singoli o all’interno di portafogli di progetti) senza interrogare a caso i manager e i responsabili della loro gestione.
4 fasi critiche del processo di revisione automatica dei progetti:
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LA DEFINIZIONE NEL SISTEMA DELLA DATA DI REVISIONE PER PROGETTI SPECIFICI (O PER IL MOMENTO IN CUI I PROJECT MANAGER DEVONO AGGIORNARE LE INFORMAZIONI SUI PROGETTI NEL SISTEMA).
È possibile salvare date di revisione del progetto diverse per portafogli di progetti diversi. Allo stesso tempo, ogni Project Manager riceve un’e-mail di notifica del fatto che il suo progetto è stato selezionato per la revisione. Un contatore sul dashboard leggibile del progetto informa quotidianamente il Project Manager su quanti giorni mancano alla prossima revisione del progetto.
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COMPILANDO IL MODULO CON LO STATO ATTUALE DEL PROGETTO
In questo formato, diverse cose vengono completate automaticamente. Alcuni di essi, come la descrizione dello stato attuale delle condizioni del progetto, del calendario, del budget e dei rischi del progetto, richiedono un breve commento da parte del Project Manager. Inoltre, nel formato del sistema c’è un campo in cui il Project Manager può elencare le decisioni che il management dell’azienda deve prendere sul progetto. Dopo aver compilato tutti i campi del formato, il Project Manager preme il pulsante “Ready for Review”. Poi, lo staff del PMO viene informato che il manager ha compilato tutte le informazioni e riferisce: “Sono pronto per la revisione”. Il personale del PMO può vedere quali Project Manager sono pronti e quali devono ancora esserlo.
Nella schermata sottostante del sistema FlexiProject, a sinistra del nome del progetto, un segno di spunta verde indica quali progetti sono stati completati e sono pronti per la revisione.
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PMO VERIFICA LE INFORMAZIONI CONTENUTE NEI FORMATI DI REVISIONE
In caso di dubbio, l’ufficio perfeziona le descrizioni con i Project Manager e informa i membri del Consiglio di Amministrazione che potranno rivedere la situazione del progetto aziendale dopo essersi assicurati che tutto sia pronto. Il Consiglio di Amministrazione può vedere quali progetti stanno andando bene e quali necessitano di interventi o decisioni. Se un membro del consiglio ha bisogno di maggiori informazioni rispetto a quelle presentate nella schermata principale, può entrare nel sistema per esaminare la scheda di un progetto specifico. Può registrare le sue decisioni nel campo “Decisioni del Consiglio”.
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CONSERVAZIONE DEL FORMATO NEL SISTEMA DOPO LA CHIUSURA DELLA REVISIONE DEL PROGETTO
Accedendo alle revisioni storiche all’interno di ogni progetto è facile vedere cosa hanno comunicato i Project Manager in passato, quali decisioni sono state prese e in che misura sono state attuate. La seguente schermata del programma mostra l’accesso a quattro revisioni storiche del progetto “Implementazione di un sistema informatico per il reporting gestionale”.
