Ce oferă automatizarea revizuirilor de proiect?
Mulți factori determină eficacitatea și eficiența Biroului de management al proiectului. În multe companii, angajații PMO au dezvoltat fluxuri de lucru care le permit să creeze rapoarte periodice care arată starea actuală a proiectelor (sau a unor portofolii întregi de proiecte) și să le prezinte conducerii companiei. Deși numai uneori, în relativ multe cazuri, acest lucru implică o listă întreagă de probleme.
Pentru ca realitatea să nu se rezume doar la complicațiile pur și simplu ale proiectelor gestionate, merită să vă interesați de automatizarea analizelor de proiect și, astfel, a unora dintre sarcinile PMO.
Avantajele revizuirii automate a proiectelor
Printre beneficiile enorme ale automatizării proceselor de revizuire a proiectelor se numără un confort semnificativ și economii de timp. Acest lucru este valabil în special pentru personalul PMO, care poate dedica mai mult timp activității analitice și poate sprijini managerii de proiect prin automatizarea unora dintre sarcini. În plus, consiliul de administrație al companiei are acces în timp real la rapoarte clare și ușor de interpretat privind situația actuală a proiectelor individuale sau a portofoliilor de proiecte.
În plus, sistemul automatizat servește drept „disciplină” pentru managerii de proiect, asigurând actualizarea datelor în timp util. Punerea în aplicare a unui astfel de software creează o bază de date comună de informații, inclusiv date istorice de revizuire, și inspiră încredere în consiliul de administrație, oferind o evidență clară a modului în care proiectele au evoluat în timp.
Rezultatul beneficiilor de mai sus și al experienței dobândite în cadrul proiectelor implementate cu succes va fi stabilirea unor standarde pentru raportarea stadiilor proiectelor, datorită cărora fiecare inițiativă succesivă va fi ușor de monitorizat și de finalizat cu succes. Conducerea companiei poate exercita cu ușurință controlul asupra proiectelor în curs de desfășurare (individuale sau în cadrul portofoliilor de proiecte) fără a interoga la întâmplare managerii și directorii responsabili de derularea acestora.
4 etape critice ale procesului de revizuire automată a proiectelor:
-
DEFINIREA DE CĂTRE PMO ÎN SISTEM A DATEI DE REVIZUIRE PENTRU ANUMITE PROIECTE (SAU A DATEI LA CARE MANAGERII DE PROIECT TREBUIE SĂ ÎȘI ACTUALIZEZE INFORMAȚIILE DESPRE PROIECT ÎN SISTEM).
Pot fi salvate date diferite de revizuire a proiectului pentru diferite portofolii de proiecte. În același timp, fiecare manager de proiect primește o notificare prin e-mail că proiectul său a fost selectat pentru examinare. Un contor de pe tabloul de bord lizibil al proiectului informează zilnic managerul de proiect despre câte zile au mai rămas până la următoarea revizuire a proiectului.
-
COMPLETAREA FORMULARULUI CU SITUAȚIA ACTUALĂ A PROIECTULUI
În acest format, mai multe lucruri se realizează în mod automat. Câteva dintre acestea, cum ar fi descrierea stării actuale a stării proiectului, a calendarului, a bugetului și a riscurilor proiectului, necesită un scurt comentariu din partea managerului de proiect. În plus, există un câmp în formatul sistemului în care managerul de proiect poate enumera deciziile pe care conducerea companiei trebuie să le ia în legătură cu proiectul. După ce a completat toate câmpurile din format, managerul de proiect apasă butonul „Gata pentru revizuire”. Apoi, personalul PMO este informat că managerul a completat toate informațiile și raportează: „Sunt gata pentru revizuire”. Personalul PMO poate vedea ce manageri de proiect au raportat că sunt pregătiți și care mai trebuie să facă acest lucru.
În ecranul de mai jos din sistemul FlexiProject, în stânga numelui proiectului, o bifă verde arată ce proiecte au fost finalizate și sunt gata de revizuire.
-
PMO VERIFICĂ INFORMAȚIILE CONȚINUTE ÎN FORMATELE DE REVIZUIRE
În cazul în care există îndoieli, biroul perfecționează descrierile împreună cu managerii de proiect și informează membrii consiliului de administrație că pot examina situația proiectelor companiei după ce se asigură că totul este pregătit. Consiliul de administrație poate vedea care proiecte merg bine și care necesită intervenții sau decizii. În cazul în care un membru al consiliului de administrație are nevoie de mai multe informații decât cele prezentate pe ecranul principal, acesta poate intra în sistem pentru a examina fila pentru un anumit proiect. Acesta își poate înregistra deciziile în câmpul „Board decisions”.
-
PĂSTRAREA FORMATULUI ÎN SISTEM DUPĂ CE REVIZUIREA PROIECTULUI ESTE ÎNCHEIATĂ.
Accesarea analizelor istorice din cadrul fiecărui proiect facilitează vizualizarea comunicărilor pe care managerii de proiect le-au făcut în trecut, a deciziilor luate și a gradului de implementare a acestora. Următorul ecran din program arată accesul la patru revizuiri istorice ale proiectului pentru proiectul „Implementarea unui sistem informatic de raportare managerială”.
