Mit nyújt a projektértékelések automatizálása?

A projektmenedzsment iroda hatékonyságát és eredményességét számos tényező határozza meg. Sok vállalatnál a PMO munkatársai olyan munkafolyamatokat dolgoztak ki, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy a projektek (vagy teljes projektportfóliók) aktuális állapotát bemutató időszakos jelentéseket készítsenek, és azokat a vállalat vezetősége elé tárják. Bár csak néha, de viszonylag sok esetben ez a problémák egész sorát vonja maga után.

Annak érdekében, hogy a valóság ne csak a menedzselt projektek puszta bonyolultságát jelentse, érdemes érdeklődni a projektfelülvizsgálatok és ezáltal a PMO egyes feladatainak automatizálása iránt.

Az automatizált projektértékelések előnyei

A projektfelülvizsgálati folyamatok automatizálásának óriási előnyei közé tartozik a jelentős kényelem és időmegtakarítás. Ez különösen igaz a PMO munkatársaira, akik több időt fordíthatnak az elemző munkára, és a feladatok egy részének automatizálásával támogathatják a projektvezetőket. Ezen túlmenően a vállalat igazgatótanácsa valós időben hozzáférhet az egyes projektek vagy a projektportfóliók aktuális helyzetéről szóló világos és könnyen értelmezhető jelentésekhez.

Az automatizált rendszer emellett „fegyelemként” szolgál a projektmenedzserek számára, biztosítva az adatok időben történő frissítését. Egy ilyen szoftver bevezetése közös információs adatbázist hoz létre, beleértve a korábbi felülvizsgálati adatokat is, és bizalmat ébreszt az igazgatótanácsban azáltal, hogy egyértelmű nyomon követhetővé teszi a projektek időbeli alakulását.

A fenti előnyök és a sikeresen végrehajtott projektek során szerzett tapasztalatok eredményeként a projektstátuszok jelentésére vonatkozó szabványok jönnek létre, amelyeknek köszönhetően minden egyes egymást követő kezdeményezés könnyen nyomon követhető és sikeresen befejezhető lesz. A vállalat vezetése könnyen gyakorolhatja a folyamatban lévő projektek (egyedi vagy projektportfóliókon belüli) ellenőrzését anélkül, hogy véletlenszerűen megkérdőjelezné a projektek vezetéséért felelős vezetőket és menedzsereket.

Az automatizált projektellenőrzési folyamat 4 kritikus lépése:

A PMO ÁLTAL A RENDSZERBEN MEGHATÁROZOTT FELÜLVIZSGÁLATI DÁTUM MEGHATÁROZÁSA AZ EGYES PROJEKTEK ESETÉBEN (VAGY AMIKOR A PROJEKTMENEDZSEREKNEK FRISSÍTENIÜK KELL A PROJEKTADATAIKAT A RENDSZERBEN).

A különböző projektportfóliókhoz különböző projektfelülvizsgálati időpontok menthetők. Ezzel egyidejűleg minden projektmenedzser kap egy e-mail értesítést arról, hogy a projektjét kiválasztották felülvizsgálatra. A projekt olvasható műszerfalán egy számláló naponta tájékoztatja a projektmenedzsert arról, hogy hány nap van hátra a közelgő tervellenőrzésig.
AZ ŰRLAP KITÖLTÉSE A PROJEKT AKTUÁLIS ÁLLAPOTÁNAK FELTÜNTETÉSÉVEL

Ebben a formátumban több dolog automatikusan megtörténik. Ezek közül több, például a projekt állapotának, ütemezésének, költségvetésének és kockázatainak aktuális helyzetének leírása rövid megjegyzést igényel a projektmenedzsertől. Ezenkívül a rendszer formátumában van egy mező, ahol a projektmenedzser felsorolhatja azokat a döntéseket, amelyeket a vállalat vezetésének a projekttel kapcsolatban meg kell hoznia. Miután kitöltötte a formátum összes mezőjét, a projektmenedzser megnyomja a „Felülvizsgálatra kész” gombot. Ezután a PMO munkatársait értesítik, hogy a menedzser kitöltötte az összes információt, és jelenti: „Készen állok a felülvizsgálatra”. A PMO munkatársai láthatják, hogy mely projektmenedzserek jelentettek készenlétet, és melyeknek kell még jelenteniük.

A FlexiProject rendszer alábbi képernyőjén a projektnévtől balra egy zöld pipa jelzi, hogy mely projektek készültek el és állnak felülvizsgálatra készen.
A PMO ELLENŐRZI A FELÜLVIZSGÁLATI FORMANYOMTATVÁNYOKBAN SZEREPLŐ INFORMÁCIÓKAT

Kétség esetén az iroda a projektmenedzserekkel közösen finomítja a leírásokat, és tájékoztatja az igazgatótanács tagjait, hogy miután minden készen áll, áttekinthetik a vállalat projekt helyzetét. Az igazgatótanács láthatja, hogy mely projektek haladnak jól, és melyek igényelnek beavatkozást vagy döntést. Ha egy igazgatósági tagnak a főképernyőn megjelenítettnél több információra van szüksége, akkor beléphet a rendszerbe, hogy áttekintse az adott projektre vonatkozó lapot. Döntéseit a „Testületi döntések” mezőben rögzítheti.
A FORMÁTUM MEGŐRZÉSE A RENDSZERBEN A PROJEKT FELÜLVIZSGÁLATÁNAK LEZÁRÁSÁT KÖVETŐEN

Az egyes projekteken belül a múltbeli áttekintésekhez való hozzáférés megkönnyíti annak megtekintését, hogy a projektmenedzserek mit kommunikáltak a múltban, milyen döntéseket hoztak, és milyen mértékben hajtották végre azokat. A program következő képernyője a „Vezetői jelentéstételi informatikai rendszer bevezetése” című projekt négy korábbi projektértékeléséhez való hozzáférést mutatja.