Co přináší automatizace revizí projektů?
Efektivitu a účinnost kanceláře projektového řízení určuje mnoho faktorů. V mnoha společnostech si pracovníci PMO vytvořili pracovní postupy, které jim umožňují vytvářet pravidelné zprávy o aktuálním stavu projektů (nebo celých projektových portfolií) a předkládat je vedení společnosti. I když jen někdy, v relativně mnoha případech to znamená celý seznam problémů.
Aby realita nezahrnovala jen samotné komplikace řízených projektů, je vhodné se zajímat o automatizaci revizí projektů, a tím i některých úkolů PMO.
Výhody automatizovaných revizí projektů
Mezi obrovské výhody automatizace procesů kontroly projektů patří výrazná úspora času a pohodlí. To platí zejména pro pracovníky PMO, kteří mohou věnovat více času analytické práci a podpořit projektové manažery automatizací některých úkolů. Vedení společnosti má navíc v reálném čase přístup k přehledným a snadno interpretovatelným zprávám o aktuálním stavu jednotlivých projektů nebo projektových portfolií.
Automatizovaný systém navíc slouží jako „disciplína“ pro projektové manažery a zajišťuje včasnou aktualizaci dat. Zavedením takového softwaru se vytvoří sdílená databáze informací, včetně historických údajů o přezkumu, a řídící rada získá důvěru, protože bude mít jasný přehled o tom, jak se projekty v průběhu času vyvíjely.
Výsledkem výše uvedených přínosů a zkušeností získaných na úspěšně realizovaných projektech bude vytvoření standardů pro vykazování stavu projektů, díky nimž bude možné každou další iniciativu snadno sledovat a úspěšně dokončit. Vedení společnosti může snadno vykonávat kontrolu nad probíhajícími projekty (jednotlivými nebo v rámci projektových portfolií), aniž by namátkově vyslýchalo manažery a vedoucí pracovníky odpovědné za jejich vedení.
4 kritické kroky automatizovaného procesu přezkoumání projektu:
-
DEFINICE PMO V SYSTÉMU PRO DATUM REVIZE KONKRÉTNÍCH PROJEKTŮ (NEBO PRO DATUM, KDY MAJÍ PROJEKTOVÍ MANAŽEŘI AKTUALIZOVAT INFORMACE O SVÝCH PROJEKTECH V SYSTÉMU).
Pro různá portfolia projektů lze uložit různá data kontroly projektu. Zároveň každý projektový manažer obdrží e-mailové oznámení, že jeho projekt byl vybrán ke kontrole. Počítadlo na čitelném panelu projektu denně informuje projektového manažera o tom, kolik dní zbývá do nadcházejícího přezkoumání návrhu.
-
VYPLNĚNÍ FORMULÁŘE S AKTUÁLNÍM STAVEM PROJEKTU.
V tomto formátu se několik věcí provádí automaticky. Některé z nich, například popis aktuálního stavu projektu, harmonogramu, rozpočtu a rizik projektu, vyžadují stručný komentář projektového manažera. Kromě toho je ve formátu systému pole, kde může projektový manažer uvést rozhodnutí, která musí vedení společnosti v projektu učinit. Po vyplnění všech polí ve formátu stiskne projektový manažer tlačítko „Ready for Review“. Poté jsou pracovníci PMO informováni, že manažer vyplnil všechny informace a hlásí: „Jsem připraven ke kontrole.“ Zaměstnanci PMO vidí, kteří projektoví manažeři již podali zprávu a kteří ji ještě musí podat.
Na níže uvedené obrazovce systému FlexiProject vlevo od názvu projektu je zeleným zatržítkem označeno, které projekty byly dokončeny a jsou připraveny ke kontrole.
-
PMO OVĚŘUJE INFORMACE OBSAŽENÉ VE FORMULÁŘÍCH PRO PŘEZKUM.
V případě pochybností kancelář upřesní popisy s projektovými manažery a informuje členy představenstva, že mohou přezkoumat situaci projektu společnosti poté, co se ujistí, že je vše připraveno. Správní rada může zjistit, které projekty probíhají dobře a které vyžadují zásah nebo rozhodnutí. Pokud člen správní rady potřebuje více informací, než je uvedeno na hlavní obrazovce, může vstoupit do systému a prohlédnout si kartu konkrétního projektu. Svá rozhodnutí může zaznamenat do pole „Rozhodnutí rady“.
-
UCHOVÁNÍ FORMÁTU V SYSTÉMU PO UZAVŘENÍ PŘEZKUMU PROJEKTU.
Přístup k historickým přehledům v rámci každého projektu umožňuje snadno zjistit, co projektoví manažeři v minulosti komunikovali, jaká rozhodnutí byla přijata a do jaké míry byla realizována. Následující obrazovka z programu zobrazuje přístup ke čtyřem historickým přezkumům projektu „Zavedení IT systému pro manažerské výkaznictví“.
