O que é o método de gestão de projectos PRINCE2?

Sem dúvida, queres que os projectos da tua empresa sejam estruturados e estejam de acordo com os objectivos empresariais, mantendo-se flexíveis. É exatamente para isso que o método de gestão de projectos PRINCE2 foi concebido. O que é, porque é que o número 7 é tão importante e, mais importante ainda, como podes utilizá-lo na tua empresa? Vamos descobrir!

Neste artigo, vais aprender:

O que é o PRINCE2 e porque é que equilibra a flexibilidade com a estrutura.
O papel dos 7 princípios, temas e processos.
Principais benefícios e desafios da utilização do PRINCE2.
Como o PRINCE2 se adapta a projectos tradicionais e Agile.
Se a certificação PRINCE2 é um bom investimento.

O que é o PRINCE2?

Como acontece normalmente com os métodos de gestão de projectos, o próprio nome pode dizer-nos muito sobre os princípios mais importantes de uma solução específica. Isto também se aplica ao PRINCE2.

PRINCE2 é o acrónimo de Projects IN Controlled Environments (Projectos em ambientes controlados). Esta metodologia de gestão de projectos centra-se em funções claramente definidas, fases de implementação do projeto e documentação que permitem um controlo total sobre o processo de gestão. Ao mesmo tempo, porém, dá ênfase à flexibilidade. O PRINCE2 baseia-se numa estrutura de princípios, processos e temas que ajudam as equipas de projeto a planear, implementar e monitorizar projectos de forma eficaz.

A metodologia PRINCE2 tem uma história longa e interessante. Teve origem no Reino Unido, onde a Central Computer and Telecommunications Agency a desenvolveu como uma norma de gestão de projectos para o governo britânico. As suas raízes remontam à metodologia PROMPT II (Project Resource Organization Management Planning Technique), criada em 1975 pela Simpact Systems Ltd. para a gestão de projectos de TI.

A primeira versão do PRINCE, desenvolvida em 1989, centrava-se em projectos de TI, mas as suas limitações levaram os peritos a desenvolver uma metodologia mais universal. Assim, o PRINCE2 foi lançado em 1996 como uma solução mais flexível e adaptada a projectos de todos os tipos. Esta metodologia de gestão de projectos tornou-se o padrão no sector público britânico, mas as suas inúmeras vantagens foram reconhecidas em todo o mundo, tornando-a adequada para utilização em várias áreas. Naturalmente, tem continuado a evoluir. A última edição do PRINCE2 foi publicada pela AXELOS em 2018.

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Princípios fundamentais da metodologia PRINCE2

O que torna esta metodologia de gestão de projectos tão especial? Sem dúvida, os “três setes”:

7 princípios
7 temas
7 processos

Estes princípios, fáceis de memorizar, constituem a matriz de toda a metodologia.

Comecemos pelos sete princípios. Segui-los garante que o projeto será realizado de acordo com as orientações. Vamos examiná-los mais de perto:

Justificação comercial contínua: cada projeto deve ter uma justificação comercial que é regularmente revista. Se, a qualquer momento, o projeto deixar de ser comercialmente viável, é altura de mudar.
Usa a experiência: as equipas de projeto devem aprender com as suas próprias experiências, mas também analisar o trabalho de outros. O PRINCE2 incentiva a documentação das conclusões e a sua utilização em projectos futuros. Sim, a documentação é muito importante!
Funções e responsabilidades definidas: os participantes no projeto devem saber exatamente quais são as suas responsabilidades e quais são as suas permissões. A estrutura de gestão PRINCE2 inclui um Comité de Projeto, um Gestor de Projeto, um Gestor de Equipa e Membros da Equipa.
Gerir por fases: o projeto é planeado, monitorizadohttps://flexi-project.com/who-is-a-project-manager-and-what-skills-should-they-have/ed e controlado por fases. Depois de cada fase estar concluída, verifica o progresso e toma decisões sobre a sua continuação.
Gerir por exceção: O PRINCE2 pressupõe uma delegação flexível de autoridade dos níveis de gestão superiores para os inferiores. São definidos limites de tolerância mensuráveis para tempo, custos, qualidade, âmbito ou risco. Se esses limites não forem excedidos, não há razão para escalar o problema para uma instância superior.
Foco nos produtos: a metodologia enfatiza a definição clara dos resultados do projeto e os padrões de qualidade que devem cumprir. Por conseguinte, uma descrição do produto meticulosamente preparada desempenha um papel importante.
Adapta-te ao ambiente: O PRINCE2 pode e deve ser adaptado à escala, à complexidade, ao risco e à definição de prioridades de um projeto específico. Isto torna-o adequado tanto para pequenas tarefas como para projectos muito grandes e complexos.

7 Temas da Metodologia PRINCE2

Passemos aos “segundos sete”, ou os 7 temas-chave. O seu papel é extremamente importante: representam aspectos que devem ser analisados continuamente ao longo do projeto. São eles:

Justificação comercial: esta é a questão mais importante, que pode ser reduzida à questão de saber por que razão o projeto está a ser realizado, quais os benefícios que deverá trazer e se o investimento nele é rentável. A justificação comercial deve ser regularmente actualizada e verificada.
Organização: define a estrutura da equipa do projeto, as funções, as responsabilidades dos membros e as relações entre os participantes no projeto.
Qualidade: lembra-te que o produto final desempenha o papel mais importante em todo o processo. Por isso, deves perguntar-te quando é que o produto vai satisfazer as expectativas e os requisitos de qualidade, e o que é necessário fazer para garantir e controlar a qualidade.
Planos: o planeamento está no centro de todos os projectos. Na metodologia PRINCE2, permite a criação de uma matriz eficaz. Determina como, quando e por quem os objectivos do projeto serão alcançados a diferentes níveis.
Risco: a gestão do risco é um domínio distinto. Este tema descreve como gerir as incertezas nos planos e no ambiente mais amplo do projeto. Por conseguinte, abrange questões abrangentes relacionadas com a gestão do risco.
Mudança: mencionámos a manutenção da flexibilidade logo no início. O tema da mudança define como gerir a mudança, planear as variantes e implementá-las no projeto.
Progresso: um aspeto importante é o controlo dos resultados e a verificação da sua conformidade com os requisitos da empresa. Este tema determina como monitorizar o progresso do projeto e tomar decisões sobre o seu futuro com base nisso.

7 Processos da Metodologia PRINCE2

Agora é a vez dos últimos sete – os processos que cobrem todo o ciclo de vida do projeto, desde o início até ao encerramento:

Arranque de um projeto: naturalmente, o primeiro passo é responder à pergunta básica: o projeto tem uma razão de ser e uma justificação comercial? O documento principal nesta fase é o mandato do projeto. Os pressupostos do projeto são desenvolvidos e a equipa de gestão do projeto é nomeada.
Iniciar um projeto: é altura de criar bases sólidas para o projeto. Este processo envolve o desenvolvimento da documentação de iniciação, que inclui o business case, o plano do projeto, a descrição da abordagem à gestão do risco, à qualidade, aos princípios de funcionamento da equipa, etc.
Controlar uma fase: neste processo, o Gestor de Projeto atribui trabalho, monitoriza-o, responde a problemas, reporta o progresso e toma medidas corretivas.
Gestão da entrega do produto: outra área é a definição de regras para a entrega do produto. Para o efeito, é necessário estabelecer critérios de aceitação, desenvolvimento do produto e divisão da implementação em fases.
Gerir os limites das fases: este é o processo de planeamento das fases subsequentes e de comunicação dos progressos ao Comité de Projeto.
Encerramento de um projeto: o processo final, que inclui a aceitação dos produtos do projeto, a elaboração de relatórios e recomendações para o futuro.
Dirigir um projeto: este é um processo extremamente importante através do qual o Conselho de Administração do projeto toma decisões-chave e exerce uma supervisão geral sobre o projeto, aprovando as orientações mais importantes em termos de desenvolvimento e de recursos.

Prós e contras da metodologia PRINCE2

Sejamos realistas: como qualquer metodologia de gestão de projectos, o PRINCE2 tem os seus prós e contras. Vale a pena conhecê-los para que possas tomar uma decisão informada sobre a sua adequação à tua organização e aos projectos que pretendes realizar.

As principais vantagens do PRINCE2 são:

Abordagem estruturada: a metodologia baseia-se em processos, funções e responsabilidades claramente definidos. Assim, ganha ordem e transparência na gestão de projectos.
Flexibilidade: O PRINCE2 pode ser adaptado a projectos de várias escalas e natureza. Também funciona em muitos sectores, não apenas nas TI.
Dá ênfase à viabilidade comercial: a verificação contínua da viabilidade comercial do projeto evita o desperdício de recursos. Ensina a difícil arte de abandonar iniciativas que não são de desenvolvimento.
Gestão por exceção: a metodologia baseia-se numa ampla descentralização das decisões, permitindo assim uma utilização eficiente do tempo dos gestores de nível superior.
Longa história e reconhecimento: PRINCE2 é uma metodologia de gestão de projectos com uma longa história que tem sido utilizada em diferentes indústrias em todo o mundo durante décadas. Isto significa que as equipas têm acesso a inúmeros recursos que facilitam uma gestão de projectos adequada e a resolução de potenciais problemas. É também de salientar os cursos e a formação disponíveis nesta área.
Suporte para abordagens em cascata e ágeis: esta metodologia foi durante muito tempo associada principalmente à abordagem em cascata, mas também pode ser adaptada a ambientes que favorecem o ágil.

Vejamos agora as desvantagens do PRINCE2:

Complexidade: a aplicação integral da metodologia pode ser morosa e exigir determinados recursos.
Problemas de adaptação: por vezes, a aplicação integral dos princípios desta metodologia de gestão de projectos revela-se tão difícil que, na prática, nos deparamos com o síndroma PINO (Prince In Name Only). Neste caso, a organização não pode beneficiar do PRINCE2 e a gestão de projectos torna-se mais difícil.
Excesso de documentação: como mencionámos, a documentação desempenha um papel importante no PRINCE2. No entanto, é preciso ter cuidado para que a sua criação não se torne um fim em si mesmo, desviando a atenção da implementação real do projeto e, mais importante, mantendo a viabilidade do negócio.
Risco de sobrecarga de reuniões: uma implementação insuficiente pode resultar num grande número de reuniões que consomem muito tempo. Desenvolver relações óptimas entre o gestor do projeto e as partes interessadas da empresa também pode ser um desafio.

Certificação PRINCE2 - vale a pena?

Se queres aplicar esta metodologia de gestão de projectos e aumentar as tuas competências, vale a pena considerar a obtenção da certificação PRINCE2. A certificação é efectuada em dois níveis:

PRINCE2 Foundation: nível básico, que confirma o conhecimento da terminologia e dos princípios básicos da metodologia.
PRINCE2 Practitioner: certificado para utilizadores avançados, que verifica a capacidade de aplicar a metodologia na prática em vários contextos de projeto.

Além disso, existe uma certificação para o PRINCE2 Agile que se destina aos membros da equipa que pretendem combinar o PRINCE2 com uma abordagem ágil à implementação do projeto. Esta certificação também está dividida em dois níveis.

A obtenção de um certificado PRINCE2 é uma excelente forma de melhorar a organização de projectos. Os cursos preparatórios ajudar-te-ão a compreender como implementar esta metodologia de gestão de projectos da melhor forma possível para a tua organização. Em suma, vale mesmo a pena experimentares!