Zarządzanie projektami

Czym jest metodyka PRINCE2 w zarządzaniu projektami?

Z pewnością zależy Ci na tym, aby projekty w Twojej firmie – niezależnie od jej wielkości – były uporządkowane i zgodne z założeniami biznesowymi, ale równocześnie gwarantowały zachowanie elastyczności. Właśnie w tym celu powstała metodyka zarządzania projektami PRINCE2. Na czym polega, dlaczego tak ważna jest dla niej cyfra 7 i, co najważniejsze, jak możesz wykorzystać ją w swoim biznesie? Sprawdźmy!

W tym artykule dowiesz się: Czym jest PRINCE2 i dlaczego równoważy elastyczność ze strukturą. Rola 7 zasad, tematów i procesów. Kluczowe korzyści i wyzwania związane ze stosowaniem PRINCE2. Jak PRINCE2 pasuje zarówno do projektów tradycyjnych, jak i Agile. Czy certyfikacja PRINCE2 to dobra inwestycja?

Co to jest PRINCE2?

Jak to zwykle bywa w świecie IT i nowych technologii, już sama nazwa jest nam w stanie bardzo dużo powiedzieć na temat najważniejszych założeń konkretnego rozwiązania. Nie inaczej jest również z PRINCE2. Na razie zostawmy jednak na boku skojarzenia z książęcym rodowodem.

Termin PRINCE2 to akronim oznaczający PRojects IN Controlled Environments (projekty w kontrolowanych środowiskach). Ta metodyka zarządzania projektami skupia się na jasno określonych rolach, etapach realizacji projektu oraz dokumentacji, które umożliwiają przejęcie pełnej kontroli nad procesem zarządzania. Jednocześnie stawia jednak na elastyczność. PRINCE2 bazuje na strukturze opartej na zasadach, procesach i tematach, które pomagają zespołom projektowym skutecznie planować, realizować i monitorować projekty.

Metodyka PRINCE2 ma przy tym długą i ciekawą historię. Wywodzi się z Wielkiej Brytanii, gdzie została opracowana przez Central Computer and Telecommunications Agency jako standard zarządzania projektami dla brytyjskiego rządu. Jej korzenie sięgają do metodyki PROMPT II (Project Resource Organisation Management Planning Technique), stworzonej w 1975 roku przez firmę Simpact Systems Ltd. w celu zarządzania projektami informatycznymi.

Pierwsza wersja PRINCE, którą opracowano już w 1989 roku, skupiała się na projektach IT, ale jej ograniczenia skłoniły ekspertów do rozwoju bardziej uniwersalnej metodyki. Dzięki temu w 1996 roku pojawił się PRINCE2 jako rozwiązanie bardziej elastyczne i dostosowane do projektów różnego rodzaju.

Ta metodyka zarządzania projektami stała się standardem w brytyjskim sektorze publicznym, ale jej zalety dostrzeżono na całym świecie, gdzie zaczęła świetnie sprawdzać się w różnych obszarach i… oczywiście nie przestała się wówczas rozwijać. Dokumentacja najnowszego wydania została opublikowana przez AXELOS w 2018 roku.

Kluczowe zasady metodyki PRINCE2

Co wyróżnia tę metodykę zarządzania fundamentami? Bez wątpienia „trzy siódemki”, czyli:

• 7 zasad,
• 7 tematów
• 7 procesów

 

Te proste do zapamiętania założenia stanowią jej esencję.

 

Zacznijmy od siedmiu zasad. Ich przestrzeganie gwarantuje, że projekt będzie realizowany zgodnie z założeniami metody. Przyjrzyjmy się im bliżej!

1. Ciągła zasadność biznesowa: każdy projekt musi mieć uzasadnienie biznesowe, które jest regularnie weryfikowane. Jeśli w dowolnym momencie projekt przestaje być uzasadniony biznesowo, czas na modyfikacje.
2. Korzystanie z doświadczeń: zespoły projektowe powinny uczyć się zarówno z własnych doświadczeń, jak i z doświadczeń innych. PRINCE2 zachęca do dokumentowania wniosków i wykorzystywania ich w przyszłych projektach. Tak, dokumentacja jest bardzo ważna!
3. Zdefiniowane role i obowiązki: uczestnicy projektu muszą dokładnie wiedzieć, za co są odpowiedzialni i jakie mają uprawnienia. Struktura zarządzania w PRINCE2 obejmuje m.in. komitet sterujący, kierownika projektu, kierownika zespołu i członków zespołu.
4. Zarządzanie etapowe: projekt jest planowany, monitorowany i kontrolowany etapami. Po zakończeniu każdego etapu następuje weryfikacja postępów i podjęcie decyzji o kontynuacji.
5. Zarządzanie przez wyjątki: PRINCE2 zakłada elastyczne delegowanie uprawnień z wyższego szczebla zarządzania na niższy. Określone są przy tym wymierne granice tolerancji co do czasu, kosztów, jakości, zakresu, ryzyka i korzyści. Jeśli nie zostaną przekroczone, nie ma powodu do eskalowania problemu do wyższej instancji.
6. Koncentracja na produktach: metodyka kładzie nacisk na jasne definiowanie rezultatów projektu i standardów jakości, jakie muszą spełniać. Ważną rolę pełni więc sumiennie opracowany opis produktu.
7. Dostosowanie projektu do środowiska: PRINCE2 można i należy dostosowywać do skali, złożoności, ryzyka i priorytetyzacji konkretnego projektu. Dzięki temu sprawdzi się zarówno w realizacji niewielkich zadań, jak i bardzo dużych i złożonych projektów.

7 tematów w metodyce PRINCE2

Przejdźmy do „drugiej siódemki”, czyli 7 kluczowych tematów. Ich rola jest niezwykle ważna: rozumiemy przez nie aspekty, które należy nieustannie analizować już w trakcie realizacji projektu. Są to:

1. Uzasadnienie biznesowe: to najważniejsze zagadnienie, które można sprowadzić do pytania, dlaczego projekt jest realizowany, jakie korzyści ma przynieść i czy inwestycja w niego jest opłacalna. Uzasadnienie biznesowe powinno być regularnie aktualizowane i weryfikowane.
2. Organizacja: definiuje strukturę zespołu projektowego, role, odpowiedzialność członków i relacje między uczestnikami projektu.
3. Jakość: pamiętaj, że najważniejszą rolę w całym procesie pełni końcowy produkt. Należy wobec tego zadać pytanie, kiedy będzie spełniać oczekiwania i wymagania jakościowe oraz co należy zrobić, aby zapewnić i monitorować jakość.
4. Plany: planowanie jest sercem każdego projektu. W metodyce PRINCE2 umożliwia stworzenie skutecznej matrycy. Określa, jak, kiedy i przez kogo zostaną osiągnięte cele projektu na różnych poziomach.
5. Ryzyko: odrębnym obszarem jest zarządzanie ryzykiem. Ten temat opisuje, jak zarządzać niepewnościami w planach i szerszym środowisku projektu. Obejmuje więc kompleksowe zagadnienia związane z zarządzaniem ryzykiem.
6. Zmiana: już na samym początku wspominaliśmy o zachowywaniu elastyczności. Temat zmiany określa, jak zarządzać zmianą, planować warianty i wdrażać je w projekcie.
7. Postęp: ważnym aspektem jest kontrola rezultatów i weryfikacja, jak bardzo odpowiadają wymaganiom biznesowym. Ten temat określa, jak monitorować postęp projektu i na tej bazie podejmować decyzje dotyczące jego przyszłości.

7 Procesów w metodologii PRINCE2

Przyszła pora na ostatnią siódemkę, czyli procesy, które obejmują cały cykl życia projektu, od jego inicjacji po zamknięcie.

1. Przygotowanie projektu: rzecz jasna najpierw konieczne jest udzielenie odpowiedzi na podstawowe pytanie – czy projekt ma rację bytu i uzasadnienie biznesowe. Podstawowym dokumentem na tym etapie jest jego zlecenie. Opracowuje się założenia i powołuje zespół zarządzający.
2. Inicjowanie projektu: przyszła pora na tworzenie solidnych podwalin projektu. W tym procesie ma miejsce opracowanie dokumentacji inicjującej, która zawiera m.in. uzasadnienie biznesowe, plan projektu, opis podejścia do zarządzania ryzykiem, jakością, zasady funkcjonowania zespołu itp.
3. Kontrolowanie etapu (Controlling a Stage): w ramach tego procesu Kierownik Projektu przydziela pracę, monitoruje ją, reaguje na problemy, raportuje postęp i podejmuje działania korygujące.
4. Zarządzanie dostarczaniem produktów (Managing Product Delivery): kolejnym obszarem jest uregulowanie zasad dotyczących dostarczania produktu. W tym celu należy m.in. ustalić zasady akceptacji, rozwoju produktu, podziału realizacji na etapy.
5. Zarządzanie granicami etapu (Managing Stage Boundaries): to proces planowania kolejnych etapów i raportowania postępów prac komitetowi sterującemu.
6. Zamykanie Projektu (Closing a Project): finalny proces, który obejmuje akceptację produktów projektu, raportowanie o osiągnięciu celów i rekomendacje na przyszłość.
7. Kierowanie projektem: to niezwykle ważny proces, poprzez który Komitet Sterujący podejmuje kluczowe decyzje i sprawuje ogólny nadzór nad projektem, zatwierdzając najważniejsze kierunki rozwoju i zasoby.

Wady i zalety metodyki PRINCE2

Nie da się ukryć: tak jak każda metodyka zarządzania projektami, PRINCE2 ma swoje mocne i słabe strony. Warto je poznać, aby świadomie zdecydować, czy jest odpowiednia dla Twojej organizacji i dla projektów, które zamierzasz realizować.

Największe zalety PRINCE2 to:

• Ustrukturyzowane podejście – metodyka bazuje na jasno określonych procesach, rolach i odpowiedzialności. Zyskujesz więc porządek i przejrzystość w zarządzaniu projektem.
• Elastyczność – PRINCE2 można dostosować do projektów różnej skali i charakteru. Sprawdza się też w wielu branżach, nie tylko IT.
• Nacisk na zasadność biznesową – ciągła weryfikacja zasadności biznesowej projektu zapobiega marnowaniu zasobów. Uczy trudnej sztuki rezygnowania z nierozwojowych inicjatyw.
• Zarządzanie przez wyjątki – metodyka bazuje na daleko idącej decentralizacji decyzji, dzięki temu umożliwia efektywne wykorzystanie czasu kadry zarządzającej wyższego szczebla.
• Długa historia i uznanie – PRINCE2 to metodyka zarządzania projektami z długą historią, która przez dekady była wykorzystywana w różnych branżach na całym świecie. Dzięki temu do dyspozycji zespołów pozostają liczne źródła ułatwiające właściwe prowadzenie projektów i rozwiązywanie potencjalnych problemów. Warto zwrócić uwagę także na dostępne kursy i szkolenia z tego obszaru.
• Wsparcie zarówno podejścia kaskadowego, jak i zwinnego – ta metodyka długo kojarzyła się przede wszystkim z podejściem kaskadowym, jednak można zaadaptować ją również do środowisk stawiających na agile.

Przyjrzyjmy się teraz wadom PRINCE2:

• Złożoność – pełne wdrożenie metodyki może być czasochłonne i wymagać pewnych zasobów.
• Problemy z adaptacją – niekiedy okazuje się, że pełne wdrożenie zasad tej metodyki zarządzania projektami jest tak trudne, że w praktyce mamy do czynienia z syndromem PINO (Prince In Name Only). W takim przypadku organizacja nie może czerpać korzyści z PRINCE2, a zarządzanie projektami staje się trudniejsze.
• Nadmiar dokumentacji – jak wspominaliśmy, dokumentacja pełni ważną rolę w PRINCE2. Należy jednak uważać, aby jej tworzenie nie stało się celem samym w sobie, odciągając uwagę od faktycznej realizacji projektu i, co najważniejsze, utrzymaniu zasadności biznesowej.
• Ryzyko przesytu spotkaniami – nieoptymalne wdrożenie może przełożyć się na dużą liczbę angażujących czasowo spotkań. Wyzwaniem może być także wypracowanie optymalnych relacji między osobą zarządzającą projektem a interesariuszami biznesowymi.

Certyfikat PRINCE2 – czy warto?

Jeśli chcesz zastosować tę metodykę zarządzania projektami i rozwinąć swoje kompetencje, warto rozważyć uzyskanie certyfikatu PRINCE2. Certyfikacja prowadzona jest na dwóch poziomach:

• PRINCE2 Foundation: podstawowy poziom, który potwierdza znajomość terminologii i podstawowych zasad metodyki.
• PRINCE2 Practitioner: certyfikat dla osób zaawansowanych, który weryfikuje umiejętność praktycznego zastosowania metodyki w różnych kontekstach projektowych.

Poza tym dostępna jest certyfikacja PRINCE2 Agile przeznaczona dla członków zespołów, które chcą łączyć PRINCE2 ze zwinnym podejściem do realizacji projektów. Również w tym przypadku mamy do czynienia z dwoma stopniami zaawansowania. Zdobycie certyfikatu PRINCE2 to świetny sposób na lepszą organizację projektów, a kursy przygotowujące pozwolą Ci zdobyć wiedzę niezbędną do wdrożenia tej metodyki zarządzania projektami woptymalny dla organizacji sposób. Bez wątpienia warto więc zastanowić się nad ich realizacją!