Cos'è il metodo di gestione dei progetti PRINCE2?

Senza dubbio vuoi che i progetti della tua azienda siano strutturati e in linea con gli obiettivi aziendali, pur rimanendo flessibili. Questo è esattamente ciò che il metodo di gestione dei progetti PRINCE2 si propone di fare. Ma cos’è, perché il numero 7 è così importante e, soprattutto, come puoi utilizzarlo nella tua azienda? Scopriamolo!

In questo articolo imparerai a conoscere:

Cos’è il PRINCE2 e perché bilancia la flessibilità con la struttura.
Il ruolo dei 7 principi, temi e processi.
Vantaggi e sfide principali dell’utilizzo di PRINCE2.
Come il PRINCE2 si adatta ai progetti tradizionali e a quelli di Agile.
Se la certificazione PRINCE2 è un buon investimento.

Che cos'è PRINCE2?

Come accade di solito con i metodi di gestione dei progetti, il nome stesso può dirci molto sui principi più importanti di una specifica soluzione. Questo vale anche per PRINCE2.

PRINCE2 è l’acronimo di Projects IN Controlled Environments. Questa metodologia di gestione dei progetti si concentra su ruoli chiaramente definiti, fasi di attuazione del progetto e documentazione che consentono il pieno controllo del processo di gestione. Allo stesso tempo, però, enfatizza la flessibilità. PRINCE2 si basa su una struttura di principi, processi e temi che aiutano i team di progetto a pianificare, implementare e monitorare i progetti in modo efficace.

La metodologia PRINCE2 ha una storia lunga e interessante. È nata nel Regno Unito, dove la Central Computer and Telecommunications Agency l’ha sviluppata come standard di gestione dei progetti per il governo britannico. Le sue radici risalgono alla metodologia PROMPT II (Project Resource Organization Management Planning Technique), creata nel 1975 da Simpact Systems Ltd. per la gestione dei progetti IT.

La prima versione di PRINCE, sviluppata nel 1989, si concentrava sui progetti IT, ma i suoi limiti hanno spinto gli esperti a sviluppare una metodologia più universale. Di conseguenza, nel 1996 è stato lanciato PRINCE2, una soluzione più flessibile e adatta a progetti di ogni tipo. Questa metodologia di gestione dei progetti è diventata lo standard nel settore pubblico britannico, ma i suoi numerosi vantaggi sono stati riconosciuti in tutto il mondo, rendendola adatta all’uso in diversi settori. Naturalmente, ha continuato a evolversi. L’ultima edizione di PRINCE2 è stata pubblicata da AXELOS nel 2018.

Inizia

Principi fondamentali della metodologia PRINCE2

Cosa rende questa metodologia di gestione dei progetti così speciale? Sicuramente i “tre sette”:

7 principi
7 temi
7 processi

Questi principi, facili da ricordare, costituiscono la matrice dell’intera metodologia.

Iniziamo con i sette principi. Seguirli garantisce che il progetto venga realizzato secondo le linee guida. Vediamoli più da vicino:

Giustificazione commerciale continua: ogni progetto deve avere una giustificazione commerciale che viene rivista regolarmente. Se in qualsiasi momento il progetto cessa di essere commercialmente valido, è il momento di cambiare.
Utilizzare l’esperienza: i team di progetto devono imparare dalle proprie esperienze, ma anche analizzare il lavoro degli altri. PRINCE2 incoraggia a documentare le conclusioni e a utilizzarle nei progetti futuri. Sì, la documentazione è molto importante!
Ruoli e responsabilità definiti: i partecipanti al progetto devono sapere esattamente di cosa sono responsabili e quali sono i loro permessi. La struttura di gestione di PRINCE2 comprende un Consiglio di Progetto, un Project Manager, un Team Manager e i membri del Team.
Gestire per fasi: il progetto viene pianificato, monitoratohttps://flexi-project.com/who-is-a-project-manager-and-what-skills-should-they-have/ed e controllato per fasi. Dopo il completamento di ogni fase, si verificano i progressi e si prendono decisioni sul proseguimento.
Gestire per eccezione: PRINCE2 presuppone una delega flessibile dell’autorità dai livelli di gestione superiori a quelli inferiori. Vengono definiti dei limiti di tolleranza misurabili per i tempi, i costi, la qualità, la portata o il rischio. Se questi limiti non vengono superati, non c’è motivo di passare il problema a un’istanza superiore.
Focus sui prodotti: la metodologia enfatizza la chiara definizione dei risultati del progetto e degli standard di qualità che questi devono soddisfare. Per questo motivo, una descrizione del prodotto meticolosamente preparata gioca un ruolo importante.
Adattarsi all’ambiente: Il PRINCE2 può e deve essere adattato alle dimensioni, alla complessità, ai rischi e alle priorità di un progetto specifico. Questo lo rende adatto sia a piccoli compiti che a progetti molto grandi e complessi.

7 Temi della metodologia PRINCE2

Passiamo ai “secondi sette”, ovvero i 7 temi chiave. Il loro ruolo è estremamente importante: rappresentano aspetti che devono essere analizzati continuamente nel corso del progetto. Questi sono:

Business case: è la questione più importante, che si può ridurre alla domanda sul perché il progetto viene realizzato, quali benefici dovrebbe portare e se l’investimento è redditizio. Il business case deve essere regolarmente aggiornato e verificato.
Organizzazione: definisce la struttura del team di progetto, i ruoli, le responsabilità dei membri e le relazioni tra i partecipanti al progetto.
Qualità: ricorda che il prodotto finale gioca il ruolo più importante dell’intero processo. Pertanto, bisogna chiedersi quando il prodotto soddisferà le aspettative e i requisiti di qualità e cosa bisogna fare per garantire e monitorare la qualità.
Pianificazione: la pianificazione è il cuore di ogni progetto. Nella metodologia PRINCE2, consente di creare una matrice efficace. Determina come, quando e da chi saranno raggiunti gli obiettivi del progetto a diversi livelli.
Rischio: la gestione del rischio è un’area separata. Questo tema descrive come gestire le incertezze nei piani e nel contesto più ampio del progetto. Copre quindi tutte le questioni relative alla gestione del rischio.
Cambiamento: abbiamo menzionato il mantenimento della flessibilità all’inizio. Il tema del cambiamento definisce come gestire il cambiamento, pianificare le varianti e implementarle nel progetto.
Progressi: un aspetto importante è il controllo dei risultati e la verifica della loro rispondenza ai requisiti aziendali. Questo tema determina come monitorare i progressi del progetto e prendere decisioni sul suo futuro in base a questi dati.

7 Processi della metodologia PRINCE2

Ora è il momento degli ultimi sette: i processi che coprono l’intero ciclo di vita del progetto, dall’avvio alla chiusura:

Avvio di un progetto: naturalmente il primo passo è rispondere alla domanda di base: il progetto ha una ragione di esistere e una giustificazione commerciale? Il documento principale in questa fase è il mandato del progetto. Vengono sviluppati i presupposti del progetto e viene nominato il team di gestione del progetto.
Avvio di un progetto: è il momento di creare solide basi per il progetto. Questo processo prevede lo sviluppo della documentazione di avvio, che include il business case, il piano di progetto, la descrizione dell’approccio alla gestione del rischio, della qualità, i principi di funzionamento del team, ecc.
Controllo di una fase: in questo processo, il Project Manager assegna il lavoro, lo controlla, risponde ai problemi, riporta i progressi e intraprende azioni correttive.
Gestire la consegna del prodotto: un’altra area consiste nel definire le regole per la consegna del prodotto. A tal fine, è necessario stabilire i criteri di accettazione, lo sviluppo del prodotto e la suddivisione dell’implementazione in fasi.
Gestione dei confini delle fasi: si tratta del processo di pianificazione delle fasi successive e della comunicazione dei progressi al Consiglio di progetto.
Chiusura di un progetto: il processo finale che comprende l’accettazione dei prodotti del progetto, la stesura di relazioni e raccomandazioni per il futuro.
Direzione di un progetto: si tratta di un processo estremamente importante attraverso il quale il Consiglio di Progetto prende decisioni chiave ed esercita una supervisione generale sul progetto, approvando le direzioni più importanti di sviluppo e le risorse.

Pro e contro della metodologia PRINCE2

Ammettiamolo: come ogni metodologia di gestione dei progetti, anche PRINCE2 ha i suoi pro e i suoi contro. Vale la pena conoscerli per poter decidere con cognizione di causa se è adatta alla tua organizzazione e ai progetti che intendi realizzare.

I principali vantaggi di PRINCE2 sono:

Approccio strutturato: la metodologia si basa su processi, ruoli e responsabilità chiaramente definiti. In questo modo si ottiene ordine e trasparenza nella gestione dei progetti.
Flessibilità: PRINCE2 può essere adattato a progetti di varia portata e natura. Inoltre, funziona in molti settori, non solo in quello informatico.
Enfasi sulla fattibilità commerciale: la verifica continua della fattibilità commerciale del progetto evita lo spreco di risorse. Insegna la difficile arte di abbandonare le iniziative che non sono di sviluppo.
Gestione per eccezione: la metodologia si basa su un ampio decentramento delle decisioni, consentendo così un uso efficiente del tempo del management di livello superiore.
Lunga storia e riconoscimento: PRINCE2 è una metodologia di gestione dei progetti con una lunga storia, utilizzata da decenni in diversi settori industriali in tutto il mondo. Ciò significa che i team hanno accesso a numerose risorse che facilitano la corretta gestione dei progetti e la risoluzione di potenziali problemi. Vale anche la pena di notare i corsi e la formazione disponibili in questo settore.
Supporto per approcci sia waterfall che agili: questa metodologia è stata a lungo associata principalmente all’approccio waterfall, ma può essere adattata anche ad ambienti che privilegiano l’agilità.

Ora analizziamo gli svantaggi di PRINCE2:

Complessità: l’implementazione completa della metodologia può richiedere tempo e risorse specifiche.
Problemi di adattamento: a volte la piena attuazione dei principi di questa metodologia di gestione dei progetti si rivela così difficile che nella pratica si verifica la sindrome PINO (Prince In Name Only). In questo caso, l’organizzazione non può beneficiare di PRINCE2 e la gestione dei progetti diventa più difficile.
Eccesso di documentazione: come abbiamo detto, la documentazione svolge un ruolo importante in PRINCE2. Tuttavia, bisogna fare attenzione che la sua creazione non diventi fine a se stessa, distogliendo l’attenzione dall’effettiva realizzazione del progetto e, soprattutto, dal mantenimento della redditività aziendale.
Rischio di sovraccarico di riunioni: un’implementazione non ottimale può comportare un gran numero di riunioni che richiedono molto tempo. Anche lo sviluppo di relazioni ottimali tra il project manager e gli stakeholder aziendali può essere impegnativo.

Certificazione PRINCE2: ne vale la pena?

Se vuoi applicare questa metodologia di gestione dei progetti e migliorare le tue competenze, vale la pena di prendere in considerazione la possibilità di ottenere la certificazione PRINCE2. La certificazione si svolge a due livelli:

PRINCE2 Foundation: livello base, che conferma la conoscenza della terminologia e dei principi fondamentali della metodologia.
PRINCE2 Practitioner: certificato per utenti avanzati, che verifica la capacità di applicare la metodologia nella pratica in vari contesti di progetto.

Inoltre, esiste una certificazione per PRINCE2 Agile che si rivolge ai membri del team che vogliono combinare PRINCE2 con un approccio agile all’implementazione del progetto. Anche questa certificazione è suddivisa in due livelli.

Ottenere un certificato PRINCE2 è un modo eccellente per migliorare l’organizzazione dei progetti. I corsi di preparazione ti aiuteranno a capire come implementare questa metodologia di gestione dei progetti nel modo più ottimale per la tua organizzazione. In breve, vale sicuramente la pena di provare!