Ce este metoda de gestionare a proiectelor PRINCE2?

Fără îndoială, doriți ca proiectele companiei dvs. să fie structurate și în conformitate cu obiectivele de afaceri, rămânând în același timp flexibile. Acesta este exact scopul metodei de gestionare a proiectelor PRINCE2. Ce este aceasta, de ce este numărul 7 atât de important și, cel mai important, cum o puteți utiliza în afacerea dumneavoastră? Haideți să aflăm!

În acest articol, veți afla:

Ce este PRINCE2 și de ce echilibrează flexibilitatea cu structura.
Rolul celor 7 principii, teme și procese.
Principalele beneficii și provocări ale utilizării PRINCE2.
Cum se potrivește PRINCE2 atât proiectelor tradiționale, cât și celor Agile.
Dacă certificarea PRINCE2 este o investiție bună.

Ce este PRINCE2?

Așa cum se întâmplă de obicei cu metodele de gestionare a proiectelor, numele în sine ne poate spune multe despre cele mai importante principii ale unei soluții specifice. Acest lucru este valabil și pentru PRINCE2.

PRINCE2 este un acronim pentru Projects IN Controlled Environments. Această metodologie de gestionare a proiectelor se axează pe roluri clar definite, etape de implementare a proiectului și documentație care permit controlul deplin asupra procesului de gestionare. În același timp, însă, pune accentul pe flexibilitate. PRINCE2 se bazează pe o structură de principii, procese și teme care ajută echipele de proiect să planifice, să implementeze și să monitorizeze eficient proiectele.

Metodologia PRINCE2 are o istorie lungă și interesantă. Ea își are originea în Regatul Unit, unde Agenția Centrală de Calculatoare și Telecomunicații a dezvoltat-o ca standard de gestionare a proiectelor pentru guvernul britanic. Rădăcinile sale se întorc la metodologia PROMPT II (Project Resource Organization Management Planning Technique), creată în 1975 de Simpact Systems Ltd. pentru gestionarea proiectelor IT.

Prima versiune a PRINCE, care a fost dezvoltată în 1989, s-a axat pe proiectele IT, însă limitările acesteia au determinat experții să dezvolte o metodologie mai universală. Ca urmare, PRINCE2 a fost lansată în 1996 ca o soluție mai flexibilă, adaptată proiectelor de toate tipurile. Această metodologie de gestionare a proiectelor a devenit standardul în sectorul public britanic, dar numeroasele sale avantaje au fost recunoscute la nivel mondial, făcând-o potrivită pentru utilizare în diverse domenii. Desigur, ea a continuat să evolueze. Cea mai recentă ediție a PRINCE2 a fost publicată de AXELOS în 2018.

Începe

Principiile de bază ale metodologiei PRINCE2

Ce face ca această metodologie de gestionare a proiectelor să fie atât de specială? Cu siguranță „cei trei șeptari”:

7 principii
7 teme
7 procese

Aceste principii ușor de reținut formează matricea întregii metodologii.

Să începem cu cele șapte principii. Respectarea acestora garantează că proiectul va fi realizat în conformitate cu liniile directoare. Să le analizăm mai îndeaproape:

Justificare comercială continuă: fiecare proiect trebuie să aibă o justificare comercială care este revizuită periodic. Dacă, în orice moment, proiectul încetează să mai fie viabil din punct de vedere comercial, este timpul pentru o schimbare.
Utilizarea experienței: echipele de proiect ar trebui să învețe din propriile experiențe, dar și să analizeze munca altora. PRINCE2 încurajează documentarea concluziilor și utilizarea lor în proiectele viitoare. Da, documentarea este foarte importantă!
Roluri și responsabilități definite: participanții la proiect trebuie să știe exact pentru ce sunt responsabili și care sunt permisiunile lor. Structura de management PRINCE2 include un consiliu de proiect, un manager de proiect, un manager de echipă și membrii echipei.
Gestionarea pe etape: proiectul este planificat, monitorizathttps://flexi-project.com/who-is-a-project-manager-and-what-skills-should-they-have/ed și controlat în etape. După finalizarea fiecărei etape, se verifică progresul și se iau decizii privind continuarea.
Gestionați prin excepție: PRINCE2 presupune delegarea flexibilă a autorității de la nivelurile superioare la cele inferioare de conducere. Sunt definite limite de toleranță măsurabile pentru timp, costuri, calitate, domeniu de aplicare sau risc. Dacă acestea nu sunt depășite, nu există niciun motiv pentru a escalada problema la o instanță superioară.
Accentul pe produse: metodologia pune accentul pe definirea clară a rezultatelor proiectului și a standardelor de calitate pe care acestea trebuie să le îndeplinească. Prin urmare, o descriere meticulos pregătită a produsului joacă un rol important.
Adaptarea la mediu: PRINCE2 poate și trebuie să fie adaptat la amploarea, complexitatea, riscul și prioritizarea unui anumit proiect. Acest lucru îl face potrivit atât pentru sarcini mici, cât și pentru proiecte foarte mari și complexe.

7 Teme în metodologia PRINCE2

Să trecem la „cele de-a doua șapte”, sau cele 7 teme-cheie. Rolul lor este extrem de important: ele reprezintă aspecte care trebuie analizate continuu pe parcursul proiectului. Acestea sunt:

Analiza de rentabilitate: acesta este cel mai important aspect, care poate fi redus la întrebarea de ce se realizează proiectul, ce beneficii ar trebui să aducă și dacă investiția în acesta este profitabilă. Analiza de rentabilitate ar trebui să fie actualizată și verificată în mod regulat.
Organizare: definește structura echipei de proiect, rolurile, responsabilitățile membrilor și relațiile dintre participanții la proiect.
Calitate: nu uitați că produsul final joacă cel mai important rol în întregul proces. Prin urmare, trebuie să ne întrebăm când va îndeplini așteptările și cerințele de calitate și ce trebuie făcut pentru a asigura și monitoriza calitatea.
Planuri: planificarea se află în centrul oricărui proiect. În metodologia PRINCE2, aceasta permite crearea unei matrice eficiente. Aceasta determină cum, când și de către cine vor fi atinse obiectivele proiectului la diferite niveluri.
Risc: gestionarea riscurilor este un domeniu separat. Această temă descrie modul de gestionare a incertitudinilor din planuri și din mediul mai larg al proiectului. Prin urmare, aceasta acoperă aspecte cuprinzătoare legate de gestionarea riscurilor.
Schimbarea: am menționat menținerea flexibilității încă de la început. Tema schimbării definește modul de gestionare a schimbării, de planificare a variantelor și de implementare a acestora în cadrul proiectului.
Progres: un aspect important este controlul rezultatelor și verificarea modului în care acestea îndeplinesc cerințele de afaceri. Această temă determină modul de monitorizare a progresului proiectului și de luare a deciziilor privind viitorul acestuia pe baza acestuia.

7 Procese în metodologia PRINCE2

Acum este timpul pentru ultimele șapte procese – procesele care acoperă întregul ciclu de viață al proiectului, de la inițiere la încheiere:

Demararea unui proiect: în mod firesc, primul pas este de a răspunde la întrebarea de bază: are proiectul un motiv de existență și o justificare comercială? Documentul principal în această etapă este mandatul proiectului. Se elaborează ipotezele proiectului și se numește echipa de gestionare a proiectului.
Inițierea unui proiect: este timpul să se creeze baze solide pentru proiect. Acest proces implică elaborarea documentației de inițiere, care include cazul de afaceri, planul de proiect, descrierea abordării privind gestionarea riscurilor, calitatea, principiile de funcționare a echipei etc.
Controlul unei etape: în acest proces, managerul de proiect atribuie munca, o monitorizează, răspunde la probleme, raportează progresul și ia măsuri corective.
Gestionarea livrării produselor: un alt domeniu este stabilirea regulilor pentru livrarea produselor. În acest scop, este necesar să se stabilească criterii de acceptare, dezvoltarea produsului și împărțirea implementării în etape.
Gestionarea limitelor etapelor: acesta este procesul de planificare a etapelor ulterioare și de raportare a progreselor către Consiliul proiectului.
Încheierea unui proiect: procesul final, care include acceptarea produselor proiectului, raportarea și recomandările pentru viitor.
Conducerea unui proiect: acesta este un proces extrem de important prin care Consiliul proiectului ia decizii-cheie și exercită o supraveghere generală asupra proiectului, aprobând cele mai importante direcții de dezvoltare și resurse.

Avantaje și dezavantaje ale metodologiei PRINCE2

Să recunoaștem: ca orice metodologie de gestionare a proiectelor, PRINCE2 are avantajele și dezavantajele sale. Merită să le cunoașteți, astfel încât să puteți lua o decizie în cunoștință de cauză cu privire la faptul dacă este potrivită pentru organizația dumneavoastră și pentru proiectele pe care intenționați să le realizați.

Principalele avantaje ale PRINCE2 sunt:

Abordare structurată: metodologia se bazează pe procese, roluri și responsabilități clar definite. Astfel, veți obține ordine și transparență în gestionarea proiectelor.
Flexibilitate: PRINCE2 poate fi adaptat la proiecte de diferite mărimi și naturi. De asemenea, funcționează în multe industrii, nu doar în IT.
Accentul pus pe viabilitatea comercială: verificarea continuă a viabilității comerciale a proiectului previne risipa de resurse. Se învață arta dificilă de a abandona inițiativele care nu sunt în curs de dezvoltare.
Management prin excepție: metodologia se bazează pe descentralizarea profundă a deciziilor, permițând astfel utilizarea eficientă a timpului alocat managementului la nivel superior.
Istorie îndelungată și recunoaștere: PRINCE2 este o metodologie de gestionare a proiectelor cu o istorie îndelungată, care a fost utilizată în diferite industrii din întreaga lume timp de decenii. Acest lucru înseamnă că echipele au acces la numeroase resurse care facilitează gestionarea adecvată a proiectelor și rezolvarea potențialelor probleme. De asemenea, merită remarcate cursurile și formarea disponibile în acest domeniu.
Sprijin atât pentru abordările în cascadă, cât și pentru cele agile: această metodologie a fost mult timp asociată în principal cu abordarea în cascadă, dar poate fi adaptată și la mediile care favorizează abordarea agile.

Acum, să ne uităm la dezavantajele PRINCE2:

Complexitate: implementarea completă a metodologiei poate lua mult timp și poate necesita anumite resurse.
Probleme de adaptare: uneori, punerea integrală în aplicare a principiilor acestei metodologii de gestionare a proiectelor se dovedește atât de dificilă, încât în practică ne confruntăm cu sindromul PINO (Prince In Name Only). Într-un astfel de caz, organizația nu poate beneficia de PRINCE2, iar gestionarea proiectelor devine mai dificilă.
Excesul de documentație: după cum am menționat, documentația joacă un rol important în PRINCE2. Cu toate acestea, trebuie avut grijă ca crearea acesteia să nu devină un scop în sine, deturnând atenția de la implementarea efectivă a proiectului și, cel mai important, de la menținerea viabilității afacerii.
Riscul supraîncărcării cu reuniuni: implementarea suboptimală poate duce la un număr mare de reuniuni consumatoare de timp. Dezvoltarea unor relații optime între managerul de proiect și părțile interesate din mediul de afaceri poate fi, de asemenea, o provocare.

Certificarea PRINCE2 - merită?

Dacă doriți să aplicați această metodologie de gestionare a proiectelor și să vă îmbunătățiți competențele, merită să luați în considerare obținerea certificării PRINCE2. Certificarea se realizează la două niveluri:

PRINCE2 Foundation: nivel de bază, care confirmă cunoașterea terminologiei și a principiilor de bază ale metodologiei.
PRINCE2 Practitioner: certificat pentru utilizatorii avansați, care verifică capacitatea de a aplica metodologia în practică în diverse contexte de proiect.

În plus, există o certificare pentru PRINCE2 Agile care se adresează membrilor echipei care doresc să combine PRINCE2 cu o abordare agilă a implementării proiectelor. Această certificare este, de asemenea, împărțită în două niveluri.

Obținerea unui certificat PRINCE2 este o modalitate excelentă de a îmbunătăți organizarea proiectelor. Cursurile pregătitoare vă vor ajuta să înțelegeți cum să implementați această metodologie de gestionare a proiectelor în cel mai optim mod pentru organizația dumneavoastră. Pe scurt, merită cu siguranță să faceți o încercare!