Qu'est-ce que la méthode de gestion de projet PRINCE2 ?

Vous souhaitez sans aucun doute que les projets de votre entreprise soient structurés et conformes aux objectifs de l’entreprise, tout en restant flexibles. C’est exactement ce que la méthode de gestion de projet PRINCE2 est censée faire. De quoi s’agit-il, pourquoi le chiffre 7 est-il si important et, surtout, comment pouvez-vous l’utiliser dans votre entreprise ? Découvrons-le !

Dans cet article, vous apprendrez :

Ce qu’est PRINCE2 et pourquoi il équilibre flexibilité et structure.
Le rôle des 7 principes, thèmes et processus.
Principaux avantages et défis liés à l’utilisation de PRINCE2.
Comment PRINCE2 s’adapte aux projets traditionnels et aux projets Agile.
La certification PRINCE2 est-elle un bon investissement ?

Qu'est-ce que PRINCE2 ?

Comme c’est généralement le cas avec les méthodes de gestion de projet, le nom lui-même peut en dire long sur les principes les plus importants d’une solution spécifique. Il en va de même pour PRINCE2.

PRINCE2 est l’acronyme de Projects IN Controlled Environments (projets dans des environnements contrôlés). Cette méthodologie de gestion de projet se concentre sur des rôles clairement définis, des étapes de mise en œuvre du projet et une documentation qui permet un contrôle total du processus de gestion. En même temps, elle met l’accent sur la flexibilité. PRINCE2 repose sur une structure de principes, de processus et de thèmes qui aident les équipes de projet à planifier, à mettre en œuvre et à contrôler les projets de manière efficace.

La méthodologie PRINCE2 a une histoire longue et intéressante. Elle a vu le jour au Royaume-Uni, où la Central Computer and Telecommunications Agency l’a développée en tant que norme de gestion de projet pour le gouvernement britannique. Ses racines remontent à la méthodologie PROMPT II (Project Resource Organization Management Planning Technique), créée en 1975 par Simpact Systems Ltd. pour la gestion de projets informatiques.

La première version de PRINCE, élaborée en 1989, était axée sur les projets informatiques, mais ses limites ont incité les experts à développer une méthodologie plus universelle. C’est ainsi que PRINCE2 a été lancé en 1996 comme une solution plus flexible et adaptée à tous les types de projets. Cette méthodologie de gestion de projet est devenue la norme dans le secteur public britannique, mais ses nombreux avantages ont été reconnus dans le monde entier, ce qui a permis de l’utiliser dans différents domaines. Bien entendu, elle n’a cessé d’évoluer. La dernière édition de PRINCE2 a été publiée par AXELOS en 2018.

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Principes fondamentaux de la méthodologie PRINCE2

Qu’est-ce qui rend cette méthodologie de gestion de projet si particulière ? Sans aucun doute les « trois sept » :

7 principes
7 thèmes
7 processus

Ces principes faciles à retenir constituent la matrice de l’ensemble de la méthodologie.

Commençons par les sept principes. Leur respect garantit que le projet sera réalisé conformément aux lignes directrices. Examinons-les de plus près :

Justification commerciale continue : chaque projet doit avoir une justification commerciale qui est régulièrement réexaminée. Si, à un moment donné, le projet cesse d’être commercialement viable, il est temps de le modifier.
Utiliser l’expérience : les équipes de projet doivent apprendre de leurs propres expériences, mais aussi analyser le travail des autres. PRINCE2 encourage à documenter les conclusions et à les utiliser dans les projets futurs. Oui, la documentation est très importante !
Rôles et responsabilités définis : les participants au projet doivent savoir exactement ce dont ils sont responsables et quelles sont leurs autorisations. La structure de gestion PRINCE2 comprend un conseil de projet, un chef de projet, un chef d’équipe et des membres de l’équipe.
Gérer par étapes : le projet est planifié, suivihttps://flexi-project.com/who-is-a-project-manager-and-what-skills-should-they-have/ed et contrôlé par étapes. Après l’achèvement de chaque étape, les progrès sont vérifiés et des décisions sont prises quant à la poursuite du projet.
Gérer par exception : PRINCE2 suppose une délégation souple de l’autorité des niveaux de gestion supérieurs aux niveaux inférieurs. Des limites de tolérance mesurables sont définies pour les délais, les coûts, la qualité, le champ d’application ou les risques. Si ces limites ne sont pas dépassées, il n’y a aucune raison de faire remonter le problème à une instance supérieure.
Se concentrer sur les produits : la méthodologie met l’accent sur la définition claire des résultats du projet et des normes de qualité qu’ils doivent respecter. Par conséquent, une description de produit méticuleusement préparée joue un rôle important.
Adapter à l’environnement : PRINCE2 peut et doit être adapté à l’échelle, à la complexité, aux risques et aux priorités d’un projet spécifique. Il convient donc aussi bien aux petites tâches qu’aux projets très vastes et complexes.

7 Thèmes de la méthodologie PRINCE2

Passons maintenant aux « seconds sept », c’est-à-dire aux 7 thèmes clés. Leur rôle est extrêmement important : ils représentent des aspects qui doivent être analysés en permanence tout au long du projet. Il s’agit de

Analyse de rentabilité : il s’agit du point le plus important, qui peut être réduit à la question de savoir pourquoi le projet est mis en œuvre, quels avantages il devrait apporter et si l’investissement dans ce projet est rentable. L’analyse de rentabilité doit être régulièrement mise à jour et vérifiée.
Organisation : définit la structure de l’équipe de projet, les rôles, les responsabilités des membres et les relations entre les participants au projet.
Qualité : n’oubliez pas que le produit final joue le rôle le plus important dans l’ensemble du processus. Il faut donc se demander s’il répondra aux attentes et aux exigences en matière de qualité et ce qu’il faut faire pour garantir et contrôler la qualité.
Plans : la planification est au cœur de tout projet. Dans la méthodologie PRINCE2, elle permet la création d’une matrice efficace. Elle détermine comment, quand et par qui les objectifs du projet seront atteints à différents niveaux.
Risque : la gestion des risques est un domaine distinct. Ce thème décrit comment gérer les incertitudes dans les plans et l’environnement général du projet. Il couvre donc l’ensemble des questions liées à la gestion des risques.
Changement : nous avons mentionné le maintien de la flexibilité au tout début. Le thème du changement définit la manière de gérer le changement, de planifier les variantes et de les mettre en œuvre dans le projet.
Progrès : un aspect important consiste à contrôler les résultats et à vérifier dans quelle mesure ils répondent aux exigences de l’entreprise. Ce thème détermine comment contrôler l’avancement du projet et prendre des décisions quant à son avenir sur cette base.

7 Processus de la méthodologie PRINCE2

Il est maintenant temps d’aborder les sept derniers processus, qui couvrent l’ensemble du cycle de vie du projet, de son lancement à sa clôture :

Lancement d’un projet : naturellement, la première étape consiste à répondre à la question de base : le projet a-t-il une raison d’être et une justification commerciale ? Le document principal à ce stade est le mandat du projet. Les hypothèses du projet sont élaborées et l’équipe de gestion du projet est désignée.
Lancement d’un projet : il est temps de créer des bases solides pour le projet. Ce processus implique l’élaboration de la documentation de lancement, qui comprend l’analyse de rentabilité, le plan de projet, la description de l’approche de la gestion des risques, de la qualité, des principes de fonctionnement de l’équipe, etc.
Contrôle d’une étape : dans ce processus, le chef de projet assigne le travail, le surveille, répond aux problèmes, rend compte de l’avancement et prend des mesures correctives.
Gestion de la livraison des produits : un autre domaine consiste à fixer des règles pour la livraison des produits. À cette fin, il est nécessaire d’établir des critères d’acceptation, le développement du produit et la division de la mise en œuvre en étapes.
Gestion des limites des étapes : il s’agit de planifier les étapes suivantes et de rendre compte de l’état d’avancement au conseil d’administration du projet.
Clôture d’un projet : le processus final, qui comprend l’acceptation des produits du projet, le rapport et les recommandations pour l’avenir.
Diriger un projet : il s’agit d’un processus extrêmement important par lequel le comité de projet prend des décisions clés et exerce une supervision générale sur le projet, en approuvant les orientations les plus importantes en matière de développement et de ressources.

Avantages et inconvénients de la méthodologie PRINCE2

Ne nous voilons pas la face : comme toute méthodologie de gestion de projet, PRINCE2 a ses avantages et ses inconvénients. Il vaut la peine de les connaître pour pouvoir décider en connaissance de cause si elle convient à votre organisation et aux projets que vous avez l’intention de mener à bien.

Les principaux avantages de PRINCE2 sont les suivants

Approche structurée : la méthodologie est basée sur des processus, des rôles et des responsabilités clairement définis. Vous gagnez ainsi en ordre et en transparence dans la gestion du projet.
Flexibilité : PRINCE2 peut être adapté à des projets de nature et d’ampleur diverses. Il fonctionne également dans de nombreux secteurs, et pas seulement dans celui des technologies de l’information.
L’accent est mis sur la viabilité commerciale : la vérification continue de la viabilité commerciale du projet permet d’éviter le gaspillage des ressources. Elle enseigne l’art difficile d’abandonner les initiatives non développées.
Gestion par exception : la méthodologie repose sur une décentralisation poussée des décisions, ce qui permet d’utiliser efficacement le temps de gestion des échelons supérieurs.
Une longue histoire et une reconnaissance : PRINCE2 est une méthodologie de gestion de projet qui a une longue histoire et qui est utilisée dans différentes industries à travers le monde depuis des décennies. Cela signifie que les équipes ont accès à de nombreuses ressources facilitant la gestion correcte des projets et la résolution des problèmes potentiels. Il convient également de noter l’existence de cours et de formations dans ce domaine.
Prise en charge des approches en cascade et agiles : cette méthodologie a longtemps été associée principalement à l’approche en cascade, mais elle peut également être adaptée à des environnements qui favorisent l’approche agile.

Examinons maintenant les inconvénients de PRINCE2 :

Complexité : la mise en œuvre complète de la méthodologie peut prendre du temps et nécessiter certaines ressources.
Problèmes d’adaptation : parfois, la mise en œuvre complète des principes de cette méthodologie de gestion de projet s’avère si difficile que, dans la pratique, nous rencontrons le syndrome PINO (Prince In Name Only). Dans ce cas, l’organisation ne peut pas tirer profit de PRINCE2 et la gestion de projet devient plus difficile.
Documentation excessive : comme nous l’avons mentionné, la documentation joue un rôle important dans PRINCE2. Toutefois, il faut veiller à ce que sa création ne devienne pas une fin en soi, détournant l’attention de la mise en œuvre réelle du projet et, surtout, du maintien de la viabilité de l’entreprise.
Risque de surcharge de réunions : une mise en œuvre sous-optimale peut entraîner un grand nombre de réunions qui prennent beaucoup de temps. Le développement de relations optimales entre le chef de projet et les parties prenantes peut également s’avérer difficile.

Certification PRINCE2 - le jeu en vaut-il la chandelle ?

Si vous souhaitez appliquer cette méthodologie de gestion de projet et renforcer vos compétences, il est intéressant d’envisager l’obtention de la certification PRINCE2. La certification s’effectue à deux niveaux :

PRINCE2 Foundation : niveau de base, qui confirme la connaissance de la terminologie et des principes de base de la méthodologie.
PRINCE2 Practitioner : certificat pour les utilisateurs avancés, qui vérifie la capacité à mettre en pratique la méthodologie dans différents contextes de projet.

En outre, il existe une certification pour PRINCE2 Agile qui s’adresse aux membres d’une équipe qui souhaitent combiner PRINCE2 avec une approche agile de la mise en œuvre d’un projet. Cette certification est également divisée en deux niveaux.

L’obtention d’un certificat PRINCE2 est un excellent moyen d’améliorer l’organisation des projets. Des cours préparatoires vous aideront à comprendre comment mettre en œuvre cette méthodologie de gestion de projet de la manière la plus optimale pour votre organisation. Bref, cela vaut vraiment la peine d’essayer !