Mi a PRINCE2 projektmenedzsment módszer?

Mi a PRINCE2?

Mint általában a projektmenedzsment-módszerek esetében, maga a név is sokat elárulhat egy adott megoldás legfontosabb alapelveiről. Ez a PRINCE2-re is érvényes.

A PRINCE2 a Projects IN Controlled Environments rövidítése. Ez a projektmenedzsment-módszertan a világosan meghatározott szerepekre, a projekt megvalósítási szakaszaira és a dokumentációra összpontosít, amelyek lehetővé teszik az irányítási folyamat teljes ellenőrzését. Ugyanakkor azonban hangsúlyozza a rugalmasságot. A PRINCE2 alapelvek, folyamatok és témák struktúrájára épül, amelyek segítik a projektcsapatokat a projektek hatékony tervezésében, végrehajtásában és ellenőrzésében.

A PRINCE2 módszertan hosszú és érdekes múltra tekint vissza. Az Egyesült Királyságból származik, ahol a Központi Számítástechnikai és Távközlési Ügynökség fejlesztette ki a brit kormány projektmenedzsment-szabványaként. Gyökerei a PROMPT II (Project Resource Organization Management Planning Technique) módszertanhoz nyúlnak vissza, amelyet 1975-ben a Simpact Systems Ltd. hozott létre az informatikai projektek irányítására.

A PRINCE első, 1989-ben kifejlesztett változata az informatikai projektekre összpontosított, de korlátai arra késztették a szakértőket, hogy egy univerzálisabb módszertant dolgozzanak ki. Ennek eredményeképpen 1996-ban elindult a PRINCE2, amely rugalmasabb, mindenféle projektre szabott megoldás. Ez a projektmenedzsment-módszertan a brit közszférában lett a szabvány, de számos előnyét világszerte felismerték, így számos területen alkalmazhatóvá vált. Természetesen azóta is folyamatosan fejlődik. A PRINCE2 legújabb kiadását az AXELOS 2018-ban adta ki.

A PRINCE2 módszertan alapelvei

Mitől olyan különleges ez a projektmenedzsment módszertan? Egyértelműen a „három hetes”:

• 7 alapelv
• 7 téma
• 7 folyamatok

Ezek a könnyen megjegyezhető elvek alkotják az egész módszertan mátrixát.

Kezdjük a hét alapelvvel. Ezek betartása garantálja, hogy a projektet az iránymutatásoknak megfelelően hajtják végre. Nézzük meg őket közelebbről:

1. Folyamatos üzleti indoklás: minden projektnek rendelkeznie kell üzleti indoklással, amelyet rendszeresen felülvizsgálnak. Ha a projekt bármikor megszűnik üzletileg életképesnek lenni, itt az ideje a változtatásnak.
2. Használja fel a tapasztalatokat: a projektcsapatoknak tanulniuk kell saját tapasztalataikból, de elemezniük kell mások munkáját is. A PRINCE2 arra ösztönöz, hogy dokumentálják a következtetéseket és használják fel azokat a jövőbeli projektekben. Igen, a dokumentáció nagyon fontos!
3. Meghatározott szerepek és felelősségi körök: a projekt résztvevőinek pontosan tudniuk kell, hogy mi a feladatuk és milyen jogosultságokkal rendelkeznek. A PRINCE2 irányítási struktúrája magában foglalja a projekttanácsot, a projektvezetőt, a csoportvezetőt és a csoporttagokat.
4. Fázisok szerinti irányítás: a projektet szakaszosan tervezik, monitorozzákhttps://flexi-project.com/who-is-a-project-manager-and-what-skills-should-they-have/ed és ellenőrzik. Az egyes szakaszok befejezése után ellenőrzik az előrehaladást, és döntéseket hoznak a folytatásról.
5. Kivételes kezelés: A PRINCE2 feltételezi a hatáskör rugalmas átruházását a magasabb vezetői szintekről az alacsonyabb szintekre. Mérhető tűréshatárokat határoznak meg az idő, a költségek, a minőség, a hatókör vagy a kockázat tekintetében. Ha ezeket nem lépik túl, nincs ok arra, hogy a problémát magasabb szintre eszkalálják.
6. A termékekre összpontosít: a módszertan hangsúlyozza a projekt eredményeinek és az általuk teljesítendő minőségi előírásoknak a világos meghatározását. Ezért fontos szerepet játszik az aprólékosan elkészített termékleírás.
7. A környezethez igazodva: A PRINCE2-t hozzá lehet és kell igazítani egy adott projekt méretéhez, összetettségéhez, kockázatához és prioritásaihoz. Ez alkalmassá teszi mind a kis feladatokra, mind a nagyon nagy és összetett projektekre.

7 Témák a PRINCE2 módszertanban

Térjünk át a „második hétre”, vagyis a 7 kulcsfontosságú témára. Szerepük rendkívül fontos: olyan szempontokat képviselnek, amelyeket a projekt során folyamatosan elemezni kell. Ezek a következők:

1. Üzleti indoklás: ez a legfontosabb kérdés, amely arra a kérdésre redukálható, hogy miért valósul meg a projekt, milyen előnyökkel jár, és hogy a projektbe való befektetés nyereséges-e. Az üzleti tervet rendszeresen frissíteni és ellenőrizni kell.
2. Szervezet: meghatározza a projektcsapat felépítését, a tagok szerepét, felelősségét és a projekt résztvevői közötti kapcsolatokat.
3. Minőség: ne feledje, hogy a végtermék játssza a legfontosabb szerepet az egész folyamatban. Ezért meg kell kérdezni, hogy mikor felel meg a minőségi elvárásoknak és követelményeknek, és mit kell tenni a minőség biztosítása és ellenőrzése érdekében.
4. Tervek: minden projekt középpontjában a tervezés áll. A PRINCE2 módszertanban ez teszi lehetővé egy hatékony mátrix létrehozását. Meghatározza, hogy a projektcélokat különböző szinteken hogyan, mikor és ki fogja elérni.
5. Kockázat: a kockázatkezelés egy külön terület. Ez a téma a tervek és a tágabb projektkörnyezet bizonytalanságainak kezelését írja le. Ezért átfogóan foglalkozik a kockázatkezeléssel kapcsolatos kérdésekkel.
6. Változás: már az elején említettük a rugalmasság fenntartását. A változás téma meghatározza, hogyan kezeljük a változásokat, hogyan tervezzük meg a változásokat, és hogyan valósítsuk meg azokat a projektben.
7. Haladás: fontos szempont az eredmények ellenőrzése és annak ellenőrzése, hogy azok mennyire felelnek meg az üzleti követelményeknek. Ez a téma határozza meg, hogy hogyan lehet nyomon követni a projekt előrehaladását, és ennek alapján döntéseket hozni a jövőre vonatkozóan.

7 folyamat a PRINCE2 módszertanban

Most az utolsó hét folyamat következik, amelyek a projekt teljes életciklusát lefedik, a kezdeményezéstől a lezárásig:

1. Egy projekt elindítása: az első lépés természetesen az alapvető kérdés megválaszolása: van-e a projektnek létjogosultsága és üzleti indokoltsága? Ebben a szakaszban az elsődleges dokumentum a projektmegbízás. Kidolgozzák a projekt feltételezéseit, és kijelölik a projektmenedzsment csapatot.
2. A projekt elindítása: itt az ideje, hogy megteremtsük a projekt szilárd alapjait. Ez a folyamat magában foglalja az indítási dokumentáció kidolgozását, amely magában foglalja az üzleti ügyet, a projekttervet, a kockázatkezelési megközelítés leírását, a minőséget, a csapat működési elveit stb.
3. Egy szakasz ellenőrzése: ebben a folyamatban a projektmenedzser kijelöli a munkát, ellenőrzi azt, reagál a problémákra, jelentést tesz az előrehaladásról, és korrekciós intézkedéseket tesz.
4. A termékszállítás irányítása: egy másik terület a termékszállítás szabályainak meghatározása. Ehhez meg kell határozni az átvételi kritériumokat, a termékfejlesztést és a megvalósítás szakaszokra való felosztását.
5. A szakaszhatárok kezelése: ez a folyamat a következő szakaszok tervezésének és az előrehaladás jelentésének folyamata a projektigazgatóságnak.
6. A projekt lezárása: a végső folyamat, amely magában foglalja a projekttermékek elfogadását, a jelentéstételt és a jövőre vonatkozó ajánlásokat.
7. A projekt irányítása: ez egy rendkívül fontos folyamat, amelynek során a projektbizottság kulcsfontosságú döntéseket hoz, és általános felügyeletet gyakorol a projekt felett, jóváhagyva a fejlesztés és az erőforrások legfontosabb irányait.

A PRINCE2 módszertan előnyei és hátrányai

Lássuk be: mint minden projektmenedzsment-módszertannak, a PRINCE2-nek is megvannak az előnyei és hátrányai. Érdemes megismerni ezeket, hogy megalapozott döntést hozhasson arról, hogy alkalmas-e az Ön szervezetének és a megvalósítani kívánt projekteknek.

A PRINCE2 fő előnyei a következők:

• Strukturált megközelítés: a módszertan egyértelműen meghatározott folyamatokon, szerepeken és felelősségi körökön alapul. Így rendet és átláthatóságot nyer a projektmenedzsmentben.
• Rugalmasság: A PRINCE2 különböző léptékű és jellegű projektekhez igazítható. Emellett számos iparágban működik, nem csak az informatikában.
• Az üzleti életképesség hangsúlyozása: a projekt üzleti életképességének folyamatos ellenőrzése megakadályozza az erőforrások pazarlását. Megtanítja a nem fejlesztési célú kezdeményezések elhagyásának nehéz művészetét.
• Kivételes irányítás: a módszertan a döntések messzemenő decentralizációján alapul, ami lehetővé teszi a magasabb szintű vezetők idejének hatékony felhasználását.
• Hosszú múlt és elismertség: A PRINCE2 egy nagy múltra visszatekintő projektmenedzsment-módszertan, amelyet évtizedek óta használnak világszerte a különböző iparágakban. Ez azt jelenti, hogy a csapatok számos olyan forráshoz férnek hozzá, amelyek megkönnyítik a megfelelő projektmenedzsmentet és a lehetséges problémák megoldását. Érdemes megemlíteni az elérhető tanfolyamokat és képzéseket is ezen a területen.
• Mind a vízeséses, mind az agilis megközelítés támogatása: ez a módszertan régóta elsősorban a vízeséses megközelítéshez kapcsolódik, de az agilisnak kedvező környezetekhez is igazítható.

Most pedig nézzük meg a PRINCE2 hátrányait:

• Komplexitás: a módszertan teljes körű megvalósítása időigényes lehet, és bizonyos erőforrásokat igényel.
• Alkalmazkodási problémák: néha a projektmenedzsment-módszertan elveinek teljes körű alkalmazása olyan nehéznek bizonyul, hogy a gyakorlatban a PINO-szindrómával (Prince In Name Only) találkozunk. Ilyen esetben a szervezet nem tudja kihasználni a PRINCE2 előnyeit, és a projektmenedzsment megnehezül.
• Túlzott dokumentáció: mint említettük, a dokumentáció fontos szerepet játszik a PRINCE2-ben. Vigyázni kell azonban arra, hogy létrehozása ne váljon öncélúvá, elterelve a figyelmet a projekt tényleges megvalósításáról, és ami a legfontosabb, az üzleti életképesség fenntartásáról.
• Az értekezletek túlterheltségének kockázata: a nem optimális végrehajtás sok időigényes értekezletet eredményezhet. A projektvezető és az üzleti érdekeltek közötti optimális kapcsolatok kialakítása szintén kihívást jelenthet.

PRINCE2 tanúsítás – megéri?

Ha szeretné alkalmazni ezt a projektmenedzsment-módszertant és fejleszteni a készségeit, érdemes megfontolni a PRINCE2 tanúsítvány megszerzését. A tanúsítás két szinten történik:

• PRINCE2 Foundation: alapszint, amely a terminológia és a módszertan alapelveinek ismeretét igazolja.
• PRINCE2 Practitioner: haladó felhasználóknak szóló tanúsítvány, amely igazolja a módszertan gyakorlati alkalmazásának képességét különböző projektkörnyezetekben.

Ezenkívül létezik egy PRINCE2 Agile tanúsítvány is, amely a PRINCE2-t és a projektmegvalósítás agilis megközelítését kombinálni kívánó csapattagok számára készült. Ez a tanúsítás szintén két szintre oszlik.

A PRINCE2 tanúsítvány megszerzése kiváló módja a projekt-szervezés javításának. Az előkészítő tanfolyamok segítenek megérteni, hogyan lehet ezt a projektmenedzsment-módszertant a szervezet számára legoptimálisabb módon alkalmazni. Egyszóval, mindenképpen érdemes kipróbálni!