Was ist die PRINCE2-Projektmanagementmethode?

Zweifellos möchten Sie, dass die Projekte Ihres Unternehmens strukturiert sind und mit den Geschäftszielen übereinstimmen, dabei aber flexibel bleiben. Genau dafür ist die PRINCE2-Projektmanagementmethode gedacht. Worum handelt es sich dabei, warum ist die Zahl 7 so wichtig, und vor allem, wie können Sie sie in Ihrem Unternehmen einsetzen? Lassen Sie es uns herausfinden!

In diesem Artikel erfahren Sie mehr:

Was PRINCE2 ist und warum es Flexibilität und Struktur in Einklang bringt.
Die Rolle der 7 Prinzipien, Themen und Prozesse.
Die wichtigsten Vorteile und Herausforderungen der Anwendung von PRINCE2.
Wie PRINCE2 sowohl zu traditionellen als auch zu Agile Projekten passt.
Ob die PRINCE2-Zertifizierung eine gute Investition ist.

Was ist PRINCE2?

Wie bei Projektmanagement-Methoden üblich, kann uns der Name selbst viel über die wichtigsten Prinzipien einer bestimmten Lösung verraten. Das gilt auch für PRINCE2.

PRINCE2 ist ein Akronym für Projects IN Controlled Environments. Diese Projektmanagement-Methode konzentriert sich auf klar definierte Rollen, Phasen der Projektdurchführung und Dokumentation, die eine vollständige Kontrolle über den Managementprozess ermöglichen. Gleichzeitig legt sie aber auch großen Wert auf Flexibilität. PRINCE2 basiert auf einer Struktur von Prinzipien, Prozessen und Themen, die Projektteams dabei helfen, Projekte effektiv zu planen, umzusetzen und zu überwachen.

Die PRINCE2-Methodik hat eine lange und interessante Geschichte. Sie hat ihren Ursprung im Vereinigten Königreich, wo sie von der Central Computer and Telecommunications Agency als Projektmanagementstandard für die britische Regierung entwickelt wurde. Ihre Wurzeln gehen auf die Methode PROMPT II (Project Resource Organization Management Planning Technique) zurück, die 1975 von Simpact Systems Ltd. für das IT-Projektmanagement entwickelt wurde.

Die erste Version von PRINCE, die 1989 entwickelt wurde, konzentrierte sich auf IT-Projekte, aber ihre Einschränkungen veranlassten Experten dazu, eine universellere Methodik zu entwickeln. Daraufhin wurde 1996 PRINCE2 als flexiblere Lösung eingeführt, die auf Projekte aller Art zugeschnitten ist. Diese Projektmanagement-Methode wurde zum Standard im britischen öffentlichen Sektor, aber ihre zahlreichen Vorteile wurden weltweit erkannt, so dass sie in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden kann. Natürlich hat sie sich ständig weiterentwickelt. Die neueste Ausgabe von PRINCE2 wurde 2018 von AXELOS veröffentlicht.

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Kernprinzipien der PRINCE2-Methodik

Was macht diese Projektmanagement-Methodik so besonders? Auf jeden Fall die „drei Sieben“:

7 Grundsätze
7 Themen
7 Prozesse

Diese leicht zu merkenden Prinzipien bilden die Matrix der gesamten Methodik.

Lassen Sie uns mit den sieben Grundsätzen beginnen. Ihre Einhaltung garantiert, dass das Projekt gemäß den Richtlinien durchgeführt wird. Schauen wir sie uns genauer an:

Kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung: Jedes Projekt muss eine geschäftliche Rechtfertigung haben, die regelmäßig überprüft wird. Wenn das Projekt zu irgendeinem Zeitpunkt nicht mehr wirtschaftlich rentabel ist, ist es Zeit für eine Änderung.
Erfahrungen nutzen: Projektteams sollten aus ihren eigenen Erfahrungen lernen, aber auch die Arbeit anderer analysieren. PRINCE2 ermutigt dazu, Schlussfolgerungen zu dokumentieren und sie in zukünftigen Projekten zu verwenden. Ja, Dokumentation ist sehr wichtig!
Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten: Die Projektteilnehmer müssen genau wissen, wofür sie verantwortlich sind und welche Berechtigungen sie haben. Die PRINCE2-Managementstruktur umfasst einen Projektvorstand, einen Projektmanager, einen Teammanager und Teammitglieder.
Verwalten nach Phasen: Das Projekt wird in Phasen geplant, überwachthttps://flexi-project.com/who-is-a-project-manager-and-what-skills-should-they-have/ed und kontrolliert. Nach Abschluss jeder Phase werden die Fortschritte überprüft und Entscheidungen über die Fortführung getroffen.
Verwalten nach Ausnahmen: PRINCE2 geht von einer flexiblen Delegation von Befugnissen von höheren auf niedrigere Managementebenen aus. Es werden messbare Toleranzgrenzen für Zeit, Kosten, Qualität, Umfang oder Risiko festgelegt. Wenn diese nicht überschritten werden, gibt es keinen Grund, das Problem an eine höhere Instanz zu eskalieren.
Fokus auf Produkte: Die Methodik legt Wert auf eine klare Definition der Projektergebnisse und der Qualitätsstandards, die sie erfüllen müssen. Daher spielt eine sorgfältig ausgearbeitete Produktbeschreibung eine wichtige Rolle.
An die Umgebung anpassen: PRINCE2 kann und sollte an den Umfang, die Komplexität, das Risiko und die Priorisierung eines bestimmten Projekts angepasst werden. Dadurch ist es sowohl für kleine Aufgaben als auch für sehr große und komplexe Projekte geeignet.

7 Themen der PRINCE2-Methodik

Kommen wir nun zu den „zweiten Sieben“ oder den 7 Schlüsselthemen. Sie spielen eine äußerst wichtige Rolle: Sie stehen für Aspekte, die während des gesamten Projekts kontinuierlich analysiert werden müssen. Diese sind:

Business Case: Dies ist der wichtigste Punkt, der sich auf die Frage reduzieren lässt, warum das Projekt durchgeführt wird, welchen Nutzen es bringen soll und ob sich die Investition in das Projekt lohnt. Der Business Case sollte regelmäßig aktualisiert und überprüft werden.
Organisation: definiert die Struktur des Projektteams, die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitglieder sowie die Beziehungen zwischen den Projektteilnehmern.
Qualität: Denken Sie daran, dass das Endprodukt die wichtigste Rolle in dem gesamten Prozess spielt. Daher muss man sich fragen, wann es den Qualitätserwartungen und -anforderungen entspricht und was getan werden muss, um die Qualität zu gewährleisten und zu überwachen.
Pläne: Die Planung ist das Herzstück eines jeden Projekts. In der PRINCE2-Methodik ermöglicht sie die Erstellung einer effektiven Matrix. Sie legt fest, wie, wann und von wem die Projektziele auf den verschiedenen Ebenen erreicht werden sollen.
Risiko: Risikomanagement ist ein eigener Bereich. Dieses Thema beschreibt, wie man mit Unsicherheiten in Plänen und im weiteren Projektumfeld umgeht. Es deckt daher umfassende Fragen zum Risikomanagement ab.
Veränderung: Wir haben bereits zu Beginn erwähnt, dass Sie Flexibilität bewahren müssen. Das Thema Veränderung legt fest, wie man mit Veränderungen umgeht, Varianten plant und sie im Projekt umsetzt.
Fortschritt: Ein wichtiger Aspekt ist die Kontrolle der Ergebnisse und die Überprüfung, wie gut sie den Geschäftsanforderungen entsprechen. Dieses Thema bestimmt, wie Sie den Projektfortschritt überwachen und auf dieser Grundlage Entscheidungen über die Zukunft des Projekts treffen können.

7 Prozesse in der PRINCE2-Methodik

Jetzt ist es Zeit für die letzten sieben – die Prozesse, die den gesamten Projektlebenszyklus abdecken, von der Initiierung bis zum Abschluss:

Start eines Projekts: Der erste Schritt besteht natürlich darin, die grundlegende Frage zu beantworten: Hat das Projekt eine Existenzberechtigung und eine geschäftliche Rechtfertigung? Das wichtigste Dokument in dieser Phase ist der Projektauftrag. Die Annahmen für das Projekt werden entwickelt und das Projektmanagementteam wird ernannt.
Initiierung eines Projekts: Es ist an der Zeit, eine solide Grundlage für das Projekt zu schaffen. Dieser Prozess umfasst die Entwicklung der Initiierungsdokumentation, die den Business Case, den Projektplan, die Beschreibung des Ansatzes für das Risikomanagement, die Qualität, die Grundsätze der Teamarbeit usw. enthält.
Kontrolle einer Phase: In diesem Prozess weist der Projektmanager Arbeit zu, überwacht sie, reagiert auf Probleme, berichtet über den Fortschritt und ergreift Korrekturmaßnahmen.
Verwaltung der Produktlieferung: Ein weiterer Bereich ist die Festlegung von Regeln für die Produktlieferung. Dazu ist es notwendig, Akzeptanzkriterien, die Produktentwicklung und die Einteilung der Implementierung in Phasen festzulegen.
Verwaltung der Etappengrenzen: Dies ist der Prozess der Planung der nachfolgenden Etappen und der Berichterstattung über den Fortschritt an den Projektvorstand.
Abschluss eines Projekts: der abschließende Prozess, der die Abnahme der Projektprodukte, die Berichterstattung und Empfehlungen für die Zukunft umfasst.
Leitung eines Projekts: Dies ist ein äußerst wichtiger Prozess, bei dem der Projektvorstand wichtige Entscheidungen trifft und die allgemeine Aufsicht über das Projekt ausübt, indem er die wichtigsten Entwicklungsrichtungen und Ressourcen genehmigt.

Vor- und Nachteile der PRINCE2-Methodik

Seien wir ehrlich: wie jede Projektmanagement-Methode hat auch PRINCE2 seine Vor- und Nachteile. Es lohnt sich, sie kennenzulernen, damit Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen können, ob sie für Ihr Unternehmen und die Projekte, die Sie durchführen wollen, geeignet ist.

Die wichtigsten Vorteile von PRINCE2 sind:

Strukturierter Ansatz: Die Methodik basiert auf klar definierten Prozessen, Rollen und Verantwortlichkeiten. So gewinnen Sie Ordnung und Transparenz im Projektmanagement.
Flexibilität: PRINCE2 lässt sich an Projekte unterschiedlicher Größe und Art anpassen. Außerdem funktioniert es in vielen Branchen, nicht nur in der IT.
Betonung der geschäftlichen Rentabilität: Die kontinuierliche Überprüfung der geschäftlichen Rentabilität des Projekts verhindert die Verschwendung von Ressourcen. Es lehrt die schwierige Kunst, nicht entwicklungsfähige Initiativen aufzugeben.
Management by exception: Die Methode basiert auf einer weitreichenden Dezentralisierung von Entscheidungen und ermöglicht so eine effiziente Nutzung der Zeit der höheren Managementebene.
Lange Geschichte und Anerkennung: PRINCE2 ist eine Projektmanagement-Methodik mit einer langen Geschichte, die seit Jahrzehnten in verschiedenen Branchen weltweit eingesetzt wird. Das bedeutet, dass die Teams Zugang zu zahlreichen Ressourcen haben, die das richtige Projektmanagement und die Lösung möglicher Probleme erleichtern. Es lohnt sich auch, die verfügbaren Kurse und Schulungen in diesem Bereich zu beachten.
Unterstützung sowohl für Wasserfall- als auch für agile Ansätze: Diese Methodik wurde lange Zeit vor allem mit dem Wasserfall-Ansatz in Verbindung gebracht, aber sie kann auch an Umgebungen angepasst werden, die agile Ansätze bevorzugen.

Lassen Sie uns nun einen Blick auf die Nachteile von PRINCE2 werfen:

Komplexität: Die vollständige Umsetzung der Methodik kann zeitaufwendig sein und bestimmte Ressourcen erfordern.
Anpassungsprobleme: Manchmal erweist sich die vollständige Umsetzung der Prinzipien dieser Projektmanagement-Methodik als so schwierig, dass wir in der Praxis auf das PINO-Syndrom (Prince In Name Only) stoßen. In einem solchen Fall kann die Organisation nicht von PRINCE2 profitieren, und das Projektmanagement wird schwieriger.
Übermäßige Dokumentation: Wie wir bereits erwähnt haben, spielt die Dokumentation eine wichtige Rolle in PRINCE2. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass ihre Erstellung nicht zum Selbstzweck wird und die Aufmerksamkeit von der eigentlichen Umsetzung des Projekts und vor allem von der Aufrechterhaltung der geschäftlichen Rentabilität ablenkt.
Risiko der Überlastung mit Meetings: Eine suboptimale Umsetzung kann zu einer großen Anzahl zeitraubender Meetings führen. Auch die Entwicklung optimaler Beziehungen zwischen dem Projektmanager und den Geschäftsinteressenten kann eine Herausforderung sein.

PRINCE2-Zertifizierung - ist es das wert?

Wenn Sie diese Projektmanagement-Methode anwenden und Ihre Fähigkeiten verbessern möchten, sollten Sie eine PRINCE2-Zertifizierung in Betracht ziehen. Die Zertifizierung wird auf zwei Ebenen durchgeführt:

PRINCE2 Foundation: Grundstufe, die die Kenntnis der Terminologie und der Grundprinzipien der Methodik bestätigt.
PRINCE2 Practitioner: Zertifikat für fortgeschrittene Anwender, das die Fähigkeit bescheinigt, die Methodik in der Praxis in verschiedenen Projektkontexten anzuwenden.

Darüber hinaus gibt es eine Zertifizierung für PRINCE2 Agile, die sich an Teammitglieder richtet, die PRINCE2 mit einem agilen Ansatz zur Projektumsetzung kombinieren möchten. Auch diese Zertifizierung ist in zwei Stufen unterteilt.

Der Erwerb eines PRINCE2-Zertifikats ist eine hervorragende Möglichkeit, die Projektorganisation zu verbessern. Vorbereitungskurse helfen Ihnen zu verstehen, wie Sie diese Projektmanagement-Methode optimal für Ihre Organisation einsetzen können. Kurz gesagt, es lohnt sich auf jeden Fall, einen Versuch zu wagen!

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Włodzimierz ist Vorstandsmitglied bei FlexiProject und Experte für Projektmanagement. In mehr als 20 Jahren hat er umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit polnischen und internationalen Unternehmen bei der Durchführung zahlreicher großer Projekte gesammelt - heute setzt er diese Expertise mit Leidenschaft in der Entwicklung des FlexiProject-Systems ein. Er leitet das Team, das für die Weiterentwicklung, Implementierung und Vermarktung verantwortlich ist, und unterstützt moderne Unternehmen dabei, ihre Ziele zu erreichen.