Co je metoda řízení projektů PRINCE2?

Nepochybně chcete, aby projekty vaší společnosti byly strukturované a v souladu s obchodními cíli a zároveň flexibilní. Přesně k tomu je určena metoda řízení projektů PRINCE2. Co to je, proč je číslo 7 tak důležité a hlavně, jak ji můžete využít ve svém podniku? Pojďme to zjistit!

V tomto článku se dozvíte:

Co je PRINCE2 a proč vyvažuje flexibilitu a strukturu.
Úloha 7 principů, témat a procesů.
Klíčové přínosy a výzvy používání PRINCE2.
Jak se PRINCE2 hodí pro tradiční i Agile projekty.
Zda je certifikace PRINCE2 dobrou investicí.

Co je PRINCE2?

Jak už to u metod projektového řízení bývá, samotný název může hodně napovědět o nejdůležitějších principech konkrétního řešení. To platí i pro PRINCE2.

PRINCE2 je zkratka pro Projects IN Controlled Environments (Projekty v řízeném prostředí). Tato metodika řízení projektů se zaměřuje na jasně definované role, fáze realizace projektu a dokumentaci, které umožňují plnou kontrolu nad procesem řízení. Zároveň však klade důraz na flexibilitu. PRINCE2 je založena na struktuře principů, procesů a témat, které pomáhají projektovým týmům efektivně plánovat, realizovat a monitorovat projekty.

Metodika PRINCE2 má dlouhou a zajímavou historii. Vznikla ve Velké Británii, kde ji vyvinula Central Computer and Telecommunications Agency jako standard řízení projektů pro britskou vládu. Její kořeny sahají až k metodice PROMPT II (Project Resource Organization Management Planning Technique), kterou v roce 1975 vytvořila společnost Simpact Systems Ltd. pro řízení projektů v oblasti IT.

První verze metodiky PRINCE, která vznikla v roce 1989, byla zaměřena na IT projekty, ale její omezení vedla odborníky k vývoji univerzálnější metodiky. V roce 1996 tak vznikla metodika PRINCE2, která je flexibilnějším řešením přizpůsobeným projektům všeho druhu. Tato metodika řízení projektů se stala standardem v britském veřejném sektoru, ale její četné výhody byly uznány po celém světě, takže je vhodná pro použití v různých oblastech. Samozřejmě se dále vyvíjela. Nejnovější vydání PRINCE2 vydala společnost AXELOS v roce 2018.

Začněte

Základní principy metodiky PRINCE2

Čím je tato metodika řízení projektů tak výjimečná? Rozhodně „tři sedmičky“:

7 zásad
7 témat
7 procesů

Tyto snadno zapamatovatelné zásady tvoří základ celé metodiky.

Začněme sedmi zásadami. Jejich dodržování zaručuje, že projekt bude realizován v souladu s pokyny. Podívejme se na ně blíže:

Průběžné obchodní zdůvodnění: každý projekt musí mít obchodní zdůvodnění, které je pravidelně přezkoumáváno. Pokud projekt přestane být kdykoli obchodně životaschopný, je čas na změnu.
Využívejte zkušenosti: projektové týmy by se měly učit z vlastních zkušeností, ale také analyzovat práci ostatních. PRINCE2 vybízí k dokumentování závěrů a jejich využití v budoucích projektech. Ano, dokumentace je velmi důležitá!
Definované role a odpovědnosti: účastníci projektu musí přesně vědět, za co jsou zodpovědní a jaká mají oprávnění. Řídicí struktura PRINCE2 zahrnuje projektovou radu, projektového manažera, vedoucího týmu a členy týmu.
Řízení po etapách: projekt je plánován, monitorovánhttps://flexi-project.com/who-is-a-project-manager-and-what-skills-should-they-have/ed a kontrolován po etapách. Po dokončení každé etapy se ověří pokrok a rozhodne se o pokračování.
Řízení podle výjimek: PRINCE2 předpokládá pružné delegování pravomocí z vyšších na nižší úrovně řízení. Jsou definovány měřitelné toleranční limity pro čas, náklady, kvalitu, rozsah nebo riziko. Pokud nejsou překročeny, není důvod problém eskalovat na vyšší instanci.
Zaměření na produkty: metodika klade důraz na jasné definování výsledků projektu a norem kvality, které musí splňovat. Důležitou roli proto hraje pečlivě připravený popis produktu.
Přizpůsobte se prostředí: PRINCE2 lze a je třeba přizpůsobit rozsahu, složitosti, riziku a prioritám konkrétního projektu. Díky tomu je vhodný jak pro malé úkoly, tak pro velmi rozsáhlé a složité projekty.

7 témat metodiky PRINCE2

Přejděme k „druhé sedmičce“ neboli sedmi klíčovým tématům. Jejich role je nesmírně důležitá: představují aspekty, které je třeba průběžně analyzovat v průběhu celého projektu. Jedná se o následující témata:

Podnikatelský záměr: jedná se o nejdůležitější otázku, kterou lze omezit na otázku, proč se projekt realizuje, jaké výhody by měl přinést a zda je investice do něj rentabilní. Podnikatelský záměr by měl být pravidelně aktualizován a ověřován.
Organizace: definuje strukturu projektového týmu, role, odpovědnosti členů a vztahy mezi účastníky projektu.
Kvalita: nezapomeňte, že nejdůležitější roli v celém procesu hraje konečný produkt. Proto je třeba se ptát, kdy splní očekávání a požadavky na kvalitu a co je třeba udělat pro zajištění a sledování kvality.
Plány: Základem každého projektu je plánování. V metodice PRINCE2 umožňuje vytvořit efektivní matici. Určuje, jak, kdy a kým bude dosaženo cílů projektu na různých úrovních.
Rizika: řízení rizik je samostatnou oblastí. Toto téma popisuje, jak řídit nejistoty v plánech a širším prostředí projektu. Zahrnuje tedy komplexní problematiku související s řízením rizik.
Změna: o zachování flexibility jsme se zmínili hned na začátku. Téma změny definuje, jak změny řídit, plánovat varianty a implementovat je do projektu.
Průběh: Důležitým aspektem je kontrola výsledků a ověřování, jak dobře splňují obchodní požadavky. Toto téma určuje, jak sledovat pokrok projektu a na základě toho rozhodovat o jeho budoucnosti.

7 procesů v metodice PRINCE2

Nyní je čas na posledních sedm procesů, které pokrývají celý životní cyklus projektu, od zahájení až po ukončení:

Zahájení projektu: Prvním krokem je samozřejmě zodpovězení základní otázky: Má projekt důvod k existenci a obchodní opodstatnění? Základním dokumentem v této fázi je zadání projektu. Jsou vypracovány předpoklady projektu a jmenován tým pro řízení projektu.
Zahájení projektu: je čas vytvořit pevné základy projektu. Tento proces zahrnuje vypracování iniciační dokumentace, která zahrnuje obchodní případ, plán projektu, popis přístupu k řízení rizik, kvality, principy fungování týmu atd.
Řízení etapy: v tomto procesu vedoucí projektu přiděluje práci, sleduje ji, reaguje na problémy, podává zprávy o pokroku a přijímá nápravná opatření.
Řízení dodávek produktů: Další oblastí je nastavení pravidel pro dodávání produktů. Za tímto účelem je nutné stanovit kritéria přijatelnosti, vývoj produktu a rozdělení realizace do etap.
Řízení hranic etap: jedná se o proces plánování následných etap a podávání zpráv o pokroku projektové radě.
Uzavření projektu: závěrečný proces, který zahrnuje přijetí produktů projektu, podávání zpráv a doporučení do budoucna.
Řízení projektu: jedná se o mimořádně důležitý proces, v jehož rámci projektová rada přijímá klíčová rozhodnutí a vykonává obecný dohled nad projektem, přičemž schvaluje nejdůležitější směry vývoje a zdroje.

Výhody a nevýhody metodiky PRINCE2

Přiznejme si, že stejně jako každá metodika projektového řízení má i PRINCE2 své klady a zápory. Stojí za to se s nimi seznámit, abyste se mohli informovaně rozhodnout, zda je vhodná pro vaši organizaci a projekty, které hodláte realizovat.

Hlavní výhody PRINCE2 jsou:

Strukturovaný přístup: metodika je založena na jasně definovaných procesech, rolích a odpovědnosti. Získáte tak řád a transparentnost v řízení projektů.
Flexibilita: PRINCE2 lze přizpůsobit projektům různého rozsahu a povahy. Funguje také v mnoha odvětvích, nejen v IT.
Důraz na obchodní životaschopnost: průběžné ověřování obchodní životaschopnosti projektu zabraňuje plýtvání zdroji. Učí obtížnému umění opustit nerozvojové iniciativy.
Řízení na základě výjimek: metodika je založena na rozsáhlé decentralizaci rozhodování, což umožňuje efektivní využití času vyššího managementu.
Dlouhá historie a uznání: PRINCE2 je metodika projektového řízení s dlouhou historií, která se již desítky let používá v různých odvětvích po celém světě. To znamená, že týmy mají přístup k mnoha zdrojům usnadňujícím správné řízení projektů a řešení případných problémů. Za zmínku stojí také dostupné kurzy a školení v této oblasti.
Podpora vodopádového i agilního přístupu: tato metodika byla dlouho spojována především s vodopádovým přístupem, ale lze ji přizpůsobit i prostředí, které upřednostňuje agilní přístup.

Nyní se podíváme na nevýhody PRINCE2:

Složitost: úplné zavedení metodiky může být časově náročné a vyžaduje určité zdroje.
Problémy s adaptací: někdy se ukáže, že úplné zavedení zásad této metodiky projektového řízení je tak obtížné, že se v praxi setkáváme se syndromem PINO (Prince In Name Only). V takovém případě nemůže organizace z PRINCE2 těžit a řízení projektů se stává obtížnějším.
Nadbytečná dokumentace: jak jsme již zmínili, dokumentace hraje v PRINCE2 důležitou roli. Je však třeba dbát na to, aby se její tvorba nestala samoúčelnou a neodváděla pozornost od vlastní realizace projektu a především od udržení životaschopnosti podniku.
Riziko přetížení schůzí: neoptimální implementace může vést k velkému počtu časově náročných schůzí. Náročné může být i navázání optimálních vztahů mezi projektovým manažerem a zainteresovanými stranami z podnikové sféry.

Certifikace PRINCE2 - stojí to za to?

Pokud chcete tuto metodiku projektového řízení používat a zvýšit své dovednosti, stojí za to zvážit získání certifikace PRINCE2. Certifikace se provádí na dvou úrovních:

PRINCE2 Foundation: základní úroveň, která potvrzuje znalost terminologie a základních principů metodiky.
PRINCE2 Practitioner: certifikát pro pokročilé uživatele, který ověřuje schopnost aplikovat metodiku v praxi v různých projektových kontextech.

Kromě toho existuje certifikace PRINCE2 Agile, která je určena pro členy týmu, kteří chtějí kombinovat PRINCE2 s agilním přístupem k realizaci projektu. Tato certifikace je rovněž rozdělena do dvou úrovní.

Získání certifikátu PRINCE2 je vynikajícím způsobem, jak zlepšit organizaci projektu. Přípravné kurzy vám pomohou pochopit, jak tuto metodiku projektového řízení implementovat tím nejoptimálnějším způsobem pro vaši organizaci. Zkrátka, rozhodně stojí za to to vyzkoušet!